Programar reuniones en un entorno de trabajo global

La forma en que trabajamos ha cambiado y no solo a causa de la COVID-19. En la última década, los avances tecnológicos -como la mejora de las videoconferencias y las aplicaciones de programación- han facilitado más que nunca el trabajo con compañeros de todo el mundo.

Sin embargo, esa facilidad conlleva sus propios retos. ¿Cómo programar citas con un gran grupo de personas que están en todo el mundo? O evitar ofender a alguien porque su forma de trabajar es diferente a la suya? Veamos algunos problemas que conlleva trabajar en una oficina internacional y cómo podemos superarlos.

Planificación de los husos horarios de las reuniones

Si alguna vez has trabajado en una oficina internacional, sabrás que gestionar reuniones a través de distintas zonas horarias puede ser un verdadero quebradero de cabeza. Tanto si estás intentando programar una llamada con un colega en Londres como si quieres contactar con un cliente en Sydney, averiguar cuál es la mejor hora para todos puede parecer más complicado que la razón por la que os reunís en primer lugar.

Pero no te estreses, no entres en pánico ni tires el portátil contra la pared más cercana. Con un poco de planificación y las herramientas adecuadas, gestionar las zonas horarias puede ser pan comido. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán:

Se mindful. Siempre recuerda que lo que funciona para ti, no necesariamente funciona para todos. Asegúrate de planificar con antelación y piensa en quién necesitas que asista a tu reunión. Una vez que lo sepas puedes hacer una encuesta que tenga en cuenta las diferentes zonas horarias. Ofrece muchas opciones y seguro que encuentras la hora perfecta.

Establezca expectativas claras. Si te aseguras de que todo el mundo sabe lo que quieres conseguir en la reunión, incluida su duración, todos podrán planificar con antelación y ajustar sus días para adaptarse. Si estás en Los Ángeles, es probable que una reunión con tus colegas de Berlín les quite tiempo por la tarde, así que si les dices cuánto tiempo necesitas y qué temas quieres tratar, sabrán cuánto tiempo tienen que reservar para esa tarde.

Recuerda tomar descansos. Es importante ser consciente de las pausas en general, pero aún más cuando te reúnes con personas de todo el mundo. Lo que para ti puede ser una reunión temprana, para otra persona puede ser tarde. Podrían estar ya más cansados y ser menos capaces de concentrarse durante largos periodos de tiempo. Anima a todo el mundo a hablar y, si las cosas van demasiado deprisa, pide una pausa. Si se utilizan bien, las pausas harán que la reunión sea más productiva.

Efectos culturales

Puede que la tecnología nos haya facilitado reunirnos en cualquier parte, pero la cultura empresarial varía mucho de Asia a Europa y Norteamérica.

Para los Ejecutivos y Directores Generales que trabajan a escala internacional, existe un campo minado de obstáculos, desde la comunicación hasta la etiqueta, que es importante superar si se quiere establecer una relación más sólida con colegas y clientes.

Antes de la reunión, dedica tiempo a entender en qué se diferencia la cultura de las personas con las que te vas a reunir de la tuya. Para ello, puedes investigar las costumbres o tradiciones específicas de una región determinada, adaptar tu estilo y tono de comunicación o mantener una reunión 1:1 con alguien de tu oficina que tenga experiencia en el tema. Piensa que es una forma estupenda de ampliar tu base de conocimientos y tu desarrollo personal.

Durante la reunión, no malgastes toda la energía que has empleado en prepararte. Es importante mostrar respeto y estar abierto a distintas formas de trabajar. Evita los estereotipos y las suposiciones y ten paciencia si surgen barreras lingüísticas. Algunas herramientas de videoconferencia ofrecen traducción en directo pero, en sus primeras fases, puede que no ofrezcan la solución. Si crees que la comunicación puede ser un problema, considera la posibilidad de contratar a un intérprete profesional que te ayude a facilitar la reunión.

Es importante recordar que las diferencias culturales pueden ser un reto, pero también una gran oportunidad para aprender y crecer. Sé consciente y haz un esfuerzo por comprender que no todo el mundo va a trabajar y vivir como tú.

Después de la reunión, no te olvides de esas diferencias. Tu forma de seguir a tus colegas o clientes podría ser diferente. Asegúrate de comprender sus prácticas de trabajo y adapta tu seguimiento a ellas.