¿Qué es una reunión inicial?

¿Qué es un saque inicial?

Como su nombre indica, un kickoff es el inicio de un nuevo proyecto. Las empresas pueden tener distintos tipos de kickoffs en función de lo que se vaya a iniciar. Por ejemplo, al comienzo de un trimestre puede haber una reunión de toda la empresa para debatir las prioridades, mientras que para una reunión de marketing puede que sólo se necesiten las partes interesadas de ese equipo.

¿Qué es una reunión inicial?

Por lo general, la mayoría de los lanzamientos comienzan con una reunión. Es una oportunidad para que las partes interesadas se reúnan y repasen las metas, los objetivos y los requisitos necesarios del proyecto.

Aunque la mayoría de las reuniones suelen contar con un orden del día previo, en una reunión inicial también debe haber un plan aproximado de cómo se completará el proyecto. Los detalles pueden concretarse en la reunión, pero es útil tener una idea del inicio, la mitad y el final del proyecto.

Cuando comience la reunión, el jefe de proyecto actuará normalmente como presidente. Deberá ofrecer una visión general de la iniciativa, así como de las funciones y responsabilidades previstas. Si hay otras personas que se encargan de partes específicas del proyecto, conviene informarles con antelación para que puedan estar preparadas para presentarlas al grupo en esta reunión.

Si se trata de un proyecto nuevo, es posible que el grupo se reúna por primera vez. Piensa en una actividad para romper el hielo que permita a todos ponerse cómodos y hacer las presentaciones necesarias.

Asegúrate de que cada punto sea conciso. Se trata sólo de una introducción al proyecto, y en futuras reuniones se podrán explorar tareas concretas con más detalle. Además, no te olvides de recibir comentarios sobre la marcha. A diferencia de otras reuniones, en una reunión inicial esperas que los participantes asuman las funciones que les asignes. Asegúrate de que entienden lo que se espera de ellos.

Al final de la reunión, comprueba que todo el mundo está satisfecho con la hoja de ruta y entiende las medidas que deben tomarse. También es una buena idea establecer expectativas sobre la frecuencia con la que se reunirán y que se les invitará a esas reuniones.

Cómo organizar una reunión inicial

Reunir a la gente por primera vez, sobre todo cuando no conoces sus horarios, es difícil. Con Doodle puedes organizar una reunión en tu agenda en cuestión de minutos.

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Si trabajas con personas externas, Doodle Professional te permite añadir tu propia marca a las invitaciones de reunión. También puede deshacerse de los anuncios y establecer plazos para cuando la gente tiene que responder.

No te preocupes si tu primera reunión es online, con Doodle puedes integrar fácilmente tu herramienta de videoconferencia favorita y sus enlaces se añadirán automáticamente a todas las invitaciones que envíes.

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