Cómo fijar objetivos y expectativas claros para sus reuniones

El inventor del teléfono, Alexander Graham Bell, dijo una vez: "Antes que nada, la preparación es la clave del éxito". Cuando se trata de entender lo que se quiere conseguir en una reunión no podría ser más cierto.

Prepararse para una reunión es uno de los componentes clave de su éxito. Según Inc las reuniones ineficaces cuestan a las empresas estadounidenses unos 283.000 millones de dólares al año. ¿Cómo puede asegurarse de establecer objetivos para que su equipo cumpla sus expectativas. Veamos algunos pasos que puede dar para alcanzar el éxito.

¿Por qué se reúne?

Determinar el propósito de la reunión es crucial para establecer objetivos y expectativas claros. Después de todo, ¿cómo puede esperar conseguir un resultado concreto si no sabe cuál es?

Como líder empresarial probablemente tenga muchas cosas entre manos. Si no se está reuniendo con las partes interesadas, está tratando de mantenerse al tanto de las decisiones importantes. Su tiempo es valioso, por lo que es importante asegurarse de que cada reunión que celebre sirva para algo. Debes cumplir una regla importante: no pierdas el tiempo poniéndote al día con la gente cuando la conversación puede ser un correo electrónico.

Antes de empezar invitar a gente a tu reunión tómate unos minutos para pensar en el problema o la cuestión que tienes que tratar. ¿Qué espera conseguir con esta reunión? ¿Necesita tomar una decisión? ¿Resolver un problema? ¿Una lluvia de ideas?

Una vez que tengas claro cuál es el propósito de la reunión de la reunión, debe comunicárselo a todos los asistentes. Esto no sólo ayuda a establecer el tono de la reunión, sino que también garantiza que todos estén de acuerdo y puedan venir preparados con ideas y soluciones que aportar.

De este modo se asegurará de que su equipo sabe lo que se espera de ellos y sentará las bases para una éxito de la reunión. No sólo ahorrará tiempo y aumentará la eficacia, sino que también le ayudará a avanzar hacia sus objetivos empresariales.

¿Quién tiene que estar presente?

Este aspecto es más crucial de lo que cree para el éxito de su reunión, especialmente cuando se trata de programación de reuniones de grupo. Si asisten las personas equivocadas, puede dar lugar a un montón de conversaciones paralelas y es mucho más probable que se salga del tema. Todo ello supone una pérdida de tiempo que puede hacer que tengas que volver a reunirte y alejarte aún más de lo que quieres conseguir.

Como líder empresarial o emprendedor es importante considerar detenidamente a quién se necesita para abordar eficazmente el asunto en cuestión. Por ejemplo, a las partes interesadas, a los responsables de la toma de decisiones y a los miembros del equipo con conocimientos o experiencia en la materia.

También es importante considerar el tamaño de la reunión. Si asisten muchas personas, puede ser más difícil mantener un debate productivo. debate productivo y llegar a una decisión. Demasiados cocineros estropean el caldo, como suele decirse. Por otro lado, si no se invita a las personas adecuadas, puede haber una falta de participación o que se pierdan oportunidades de hacer aportaciones. Piénselo bien de antemano, haga una lista o hable con otros directivos para concretar quién debe asistir.

Una vez que sepas a quién invitar, el reto será encontrar la hora. Una herramienta de programación como Doodle puede ayudarte a encontrar una hora rápidamente sin tener que perderte en un ir y venir de correos electrónicos. Puedes hacer una encuesta y empezar a recibir confirmaciones en cuestión de minutos.

Crear una agenda

Mucha gente suele olvidarse de ellos, pero un orden del día es una de las formas más sencillas y eficaces de establecer objetivos y expectativas claros. No sólo ayuda a mantener el rumbo y a no desviarse del tiempo asignado o del debate, sino que también ayuda a los asistentes a venir preparados con sus propias ideas y soluciones.

Para los directores generales y ejecutivos, es importante dedicar unos minutos a esbozar los temas que desea que se traten en la reunión, así como el tiempo asignado a cada uno. Esto puede ayudar a garantizar que se traten todos los temas y que la reunión se mantenga centrada.

También es una buena idea determinar quién será el responsable de dirigir cada debate. Puede ser usted o alguien de su equipo con más experiencia en ese ámbito. Esto le ayudará a obtener resultados tangibles de la reunión.

No olvide el seguimiento

De poco sirve una reunión si no se obtiene nada de ella. Por eso el seguimiento es importante. Es la mejor manera de asegurarse de que los siguientes pasos o acciones acordados en la reunión se están llevando a cabo. Con Doodle es fácil encontrar tiempo de reunión para que esto suceda.

En primer lugar, es importante revisar los progresos realizados para alcanzar los objetivos fijados en la reunión. Esto puede incluir la comprobación del estado de cualquier acción asignada o la revisión de los progresos realizados para resolver un problema específico. De este modo, podrá asegurarse de que todo va por buen camino y tomar medidas si empieza a descarrilar. Detectar a tiempo las situaciones problemáticas es clave para mitigar posibles desastres.

Un seguimiento eficaz también ayudan a fomentar el sentido de la responsabilidad entre el equipo y garantizan que las tareas se completen a tiempo. Es una buena idea establecer un sistema de seguimiento, como enviar un resumen de la reunión junto con los puntos de acción a todos los asistentes. Un proceso 1:1 regular también es una buena forma de asegurarse de que se mantiene al día de todo lo que ocurre en la empresa.

El éxito de las reuniones es mucho más fácil si se planifican con antelación, se utiliza un planificador de reuniones en línea y se tienen claros los objetivos y las expectativas. Entienda por qué se reúne, quién tiene que estar presente, cree una agenda estructurada y, lo más importante, no olvide hacer un seguimiento. Aplica estos pasos cada vez que tengas que celebrar una reunión y seguro que aumentarás tu productividad.