Maximierung der Produktivität bei der Arbeit aus der Ferne

Wenn Sie mit jemandem aus den frühen 00er Jahren über Arbeitsmethoden sprechen würden, wäre es fast garantiert, dass er Sie auslachen würde, wenn Sie sagen, dass die meisten Büroarbeiten aus der Ferne erledigt werden können. Aber es ist wahr. COVID mag den Prozess beschleunigt haben, aber viele Unternehmen waren bereits auf diesem Weg.

Die 2010 US-Volkszählung ergab, dass etwa 9,5 Prozent der Menschen aus der Ferne arbeiten. Im Jahr 2020 werden es rund 44 Prozent sein - ein Anstieg von fast 364 Prozent. Da so viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, haben die Unternehmen ihre Praktiken entsprechend angepasst. Aber was ist mit den Arbeitnehmern? Wie können sie von einem Büro zu einem entfernten Arbeitsplatz wechseln und dabei ihre Produktivität beibehalten? Das wollen wir herausfinden.

Die Vorteile der Arbeit aus der Ferne

Fernarbeit ist seit Jahren auf dem Vormarsch, und es ist nicht schwer zu erkennen, warum. Wenn man es richtig anstellt, kann es sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber ein entscheidender Vorteil sein.

Zunächst einmal wirkt allein die Flexibilität Wunder für die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, können sie ihre eigenen Zeitpläne erstellen und arbeiten, wie sie wollen - solange sie Zeit finden, sich mit Kollegen und Kunden zu treffen. Das bedeutet, dass sie dann arbeiten können, wenn sie am produktivsten sind, sei es früh am Morgen oder spät am Abend.

Das bedeutet auch, dass sie sich um persönliche Dinge kümmern können, wenn sie anfallen, ohne sich um eine Freistellung kümmern zu müssen. Ein freiberuflicher Grafikdesigner könnte zum Beispiel morgens von zu Hause aus arbeiten, tagsüber ein paar Besorgungen machen und dann abends, wenn die Kinder schlafen, wieder arbeiten. Sie können sich die Zeit nehmen, um Kunden zu treffen und andere Dinge zu tun.

Wenn wir schon von Flexibilität sprechen, dürfen wir nicht übersehen, dass die Arbeit von zu Hause aus im Allgemeinen die Work-Life-Balance einer Person verbessert. In einer Umfrage von FlexJobs gaben 73 Prozent der Befragten an, dass sie durch die Arbeit von zu Hause aus ihre Arbeit besser mit ihren persönlichen Verpflichtungen vereinbaren können.

Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können, ersparen sie sich den Zeitaufwand und den Stress des Pendelns. Außerdem werden sie nicht ständig durch weniger wichtige Dinge abgelenkt, so dass sie wichtige Aufgaben schneller erledigen können. So haben sie mehr Zeit für Familie und Freunde, Hobbys, Vermeidung von Burnout und können sich um ihre körperliche und geistige Gesundheit kümmern.

Das ist auch für Sie als Arbeitgeber von Vorteil. Sie brauchen kein großes Büro im Stadtzentrum und können so die Kosten senken. Außerdem loggen sich die Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, in der Regel früher ein, bleiben länger und melden sich regelmäßiger. Dies kann dazu führen, dass Projekte schneller und in höherer Qualität abgeschlossen werden, da Ihre Mitarbeiter am Ende des Tages nicht vor die Tür eilen, um persönliche Dinge zu erledigen.

Die Herausforderungen der Arbeit aus der Ferne

Wir haben über die Vorteile gesprochen, also müssen wir fairerweise auch die Herausforderungen berücksichtigen, die sich daraus ergeben können.

Eine der größten Schwierigkeiten, auf die Sie wahrscheinlich stoßen werden, ist die Fähigkeit, produktive Besprechungen zu planen. Wenn alle Teilnehmer an verschiedenen Orten sind, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass sich alle beteiligen. Die Teilnehmer werden ständig abgelenkt, reden übereinander und antworten auf Nachrichten, die von anderen, nicht anwesenden Kollegen eingehen.

Außerdem sind Sie darauf angewiesen, dass die Mitarbeiter zu Hause über eine gute technische Ausstattung verfügen. Dazu gehört nicht nur das von Ihnen zur Verfügung gestellte Geschäftsmaterial, wie z. B. der Laptop, sondern auch eine gute Internetverbindung und die Kenntnis von Hilfsmitteln, wie z. B. virtuelle Whiteboards, um zusammenzuarbeiten.

Selbst wenn Sie das alles hinbekommen, besteht immer ein größeres Risiko von Missverständnissen. Wenn sich alle Beteiligten an verschiedenen Orten befinden, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.

Wie Sie so produktiv wie möglich sein können

Wie können Sie unter Abwägung der positiven und negativen Aspekte sicherstellen, dass Sie und Ihr Team die Produktivität bei der Fernarbeit maximieren?

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie eine Routine haben. Wenn Sie von einem Büro zur Heimarbeit wechseln, können Sie sich leicht ablenken lassen. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, den ganzen Tag nur auf der Couch zu faulenzen. Erstellen Sie stattdessen einen Plan, der Ihnen hilft, sich zu konzentrieren und bei der Sache zu bleiben. Legen Sie zum Beispiel eine Start- und Endzeit für Ihren Arbeitstag fest und halten Sie sich strikt daran.

Vermeiden Sie es so weit wie möglich, vom Sofa oder sogar vom Bett aus zu arbeiten. Schaffen Sie sich einen festen Arbeitsplatz, an dem Sie Ablenkungen vermeiden können. Richten Sie zum Beispiel ein Heimbüro mit einem Schreibtisch, einem Stuhl und allen Arbeitsmitteln ein, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Es muss nicht unbedingt ein eigenes Zimmer sein, wenn Sie keinen Platz haben, aber es muss ein Ort sein, an dem Ihre Arbeit Vorrang hat. Es sollte Ihnen auch die Möglichkeit geben, Besprechungen zu planen und abzuhalten, ohne unterbrochen zu werden.

Machen Sie das Beste aus der Technologie. Es gibt eine ganze Reihe von Tools und Apps, die Ihnen helfen können, produktiv zu bleiben, während Sie aus der Ferne arbeiten. Die Verwendung von Doodle ist beispielsweise eine großartige Möglichkeit, um Fernbesprechungen mit Kollegen zu organisieren, da sie mit Videokonferenz-Tools integriert werden kann. Versuchen Sie, sich nicht zu sehr auf die Art und Weise festzulegen, wie Sie im Büro gearbeitet haben. Sie arbeiten jetzt von zu Hause aus, also wird sich Ihre Arbeitsweise ändern.

Navigieren in Fernkonferenzen

Da Fernbesprechungen wahrscheinlich Ihr größter Stolperstein bei der Fernarbeit ist, wollen wir uns ansehen, wie Sie das Risiko mindern und produktiver arbeiten können.

Vorbereitung ist der Schlüssel. Das gilt für die meisten Dinge im Leben, aber wenn es um Meetings geht, vor allem, wenn es sich um Fernarbeit handelt, ist das besonders wichtig. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um vorauszuplanen und über die anstehenden Besprechungen nachzudenken, welche Informationen Sie dafür benötigen und welche Vorbereitungen zu treffen sind.

Achten Sie darauf, dass Sie sich engagieren und ermutigen Sie Ihre Gesprächspartner, dies auch zu tun. In einer Fernbesprechung ist die Versuchung noch größer, sich einfach zurückzulehnen und andere reden zu lassen. Das wird nicht zu produktiven Besprechungen führen. Stellen Sie stattdessen Fragen, tragen Sie zum Gespräch bei und achten Sie darauf, dass Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.

Kümmern Sie sich um Ihre Follow-ups. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie eine Besprechung verlassen, ohne dass Sie in irgendeiner Form Nachbereitung betreiben müssen. Notieren Sie sich alles, was Sie genauer erklären müssen, oder alle Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

Fernarbeit muss nicht bedeuten, dass Sie weniger produktiv sind. Seien Sie sich bewusst, dass Sie anders arbeiten werden, planen Sie im Voraus und melden Sie sich regelmäßig bei Ihrem Team, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Die größere Flexibilität für Sie und Ihr Team sollte zu großartigen Ergebnissen führen.