Wie Sie bei der Planung von Besprechungen alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten

Im Jahr 1896 erlebten die Einwohner von Detriot ein Spektakel - eine Erfindung, die die Welt verändern sollte. An einem frühen Junimorgen machte Henry Ford eine Probefahrt mit seinem ersten vierrädrigen Fahrzeug namens Der Quadricle. Er ahnte nicht, dass diese Erfindung zur Gründung der Ford Motor Company und zu Milliarden von Autos auf der ganzen Welt führen würde.

Als er über das Geschäft sprach, sagte Ford bekanntlich: "Zusammenkommen ist ein Anfang, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg." Ganz gleich, ob Sie Geschäftsführer, Führungskraft, Freiberufler oder Manager sind, Sie wissen, dass die Zusammenarbeit mit anderen entscheidend ist, um Ergebnisse zu erzielen. Deshalb ist das, was Ford hier sagt, so wichtig. Sie können alle Meetings der Welt abhalten, aber das ist nur der Anfang - Produktivität ist der Schlüssel. Wie kann man also die Leute auf dem gleichen Stand halten, wenn man Besprechungsplanung online? Das wollen wir herausfinden.

Verstehen Sie Ihr Publikum

Bevor Sie überhaupt an die Planung Ihrer Besprechung denken, müssen Sie wissen, wer daran teilnehmen wird. Das ist einer der wichtigsten Aspekte, um sicherzustellen, dass sich alle auf das Thema konzentrieren. Wenn Sie die falschen Leute einladen, führt das nur zu unproduktiven Besprechungen und Gesprächen, die vom Thema abschweifen.

Es mag wie eine Selbstverständlichkeit klingen, aber beginnen Sie damit, herauszufinden, wen Sie brauchen - nicht wen Sie wollen. So schön es auch sein kann, ein freundliches Gesicht in einer Sitzung zu haben, wenn es keinen Mehrwert bringt, warum ist es dann da? Planen Sie im Voraus - ob es sich dabei um jemanden aus Ihrem Unternehmen oder um einen Externen handelt - und überlegen Sie, wie sein Beitrag die Besprechung voranbringen kann.

Als Freiberufler werden Sie sich oft mit neuen Kunden treffen müssen. Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, etwas mehr über sie zu erfahren und herauszufinden, wer die Person ist, die die wichtigen Entscheidungen trifft. Passen Sie Ihr Verkaufsgespräch darauf an, was für den Kunden am besten geeignet ist, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Wenn Sie sich unsicher sind, ist es immer hilfreich, eine Umfrage zu machen und mit einem Freund darüber zu sprechen.

Sobald Sie wissen, mit wem Sie sich treffen, müssen Sie sicher sein, dass Sie wissen, welche Erwartungen Sie haben. Sie sind zum Beispiel Projektleiter. Welche verwertbaren Ergebnisse möchten Sie mitnehmen und in der Lage sein, Folgemaßnahmen zu ergreifen, um die Dinge voranzubringen?

Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie wissen, was Sie den Teilnehmern sagen müssen, um sich vorzubereiten. Wenn es bestimmte Berichte zu lesen gibt oder bestimmte Dinge für die Teilnahme erforderlich sind, müssen sie das wissen. Dies ist besonders wichtig bei Remote-Meetings.

Menschen mit den richtigen Werkzeugen zusammenbringen

Jetzt wissen Sie, wen Sie zu Ihrer Besprechung einladen müssen, und die Frage ist nur, wie. Das manuelle Hin- und Herschicken von E-Mails wird sich wie ein nicht enden wollendes Minenfeld anfühlen, aus dem Sie nur mit viel Glück wieder herausfinden werden.

Doodle ist ein Terminplanungswerkzeug, das diese Aufgabe wesentlich erleichtern soll. Nehmen wir an, Sie sind ein vielbeschäftigter Unternehmer. Mit Gruppenumfrage können Sie Zeiten auswählen, die Sie an Ihre Eingeladenen senden können, um etwas zu finden, das für alle am besten passt. Sie können sogar automatische Erinnerungen versenden, um sicherzustellen, dass Sie die gewünschten Antworten erhalten und niemand die Veranstaltung verpasst.

Wenn Sie ein freiberuflicher Berater sind und flexibler sein müssen, wenn es darum geht, wie Ihre Kunden mit Ihnen in Kontakt treten, wird Booking Page es Ihnen leicht machen. Wählen Sie einfach die Zeiten aus, zu denen Sie frei sein wollen, und senden Sie einen Link. Sie buchen dann eine Zeit, die ihnen passt. Sie können mehrere Buchungsseiten für eine Vielzahl von Kunden erstellen, auf denen Sie alle Informationen abfragen, die Sie benötigen, damit Sie sich je nach Bedarf vorbereiten können.

Ein Tool wie Doodle ist auch mit Ihrem Kalender verknüpft, so dass Sie nie Gefahr laufen, doppelt zu buchen. Angenommen, Sie nutzen Google Calendar, dann bedeutet die Verknüpfung mit Doodle, dass niemand diesen Termin bei Ihnen buchen kann, wenn Sie bereits einen Termin haben.

Eine Terminplanungs-App für Unternehmen ist unerlässlich, um Ihren vollen Terminkalender zu managen. Sie wird so viel Zeit freisetzen, die Sie normalerweise für das Hin- und Hergehen mit anderen Menschen benötigen würden. Das bedeutet, dass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Festlegung einer Tagesordnung

Sie haben Ihre Vorbereitungen getroffen, die benötigten Personen ausgewählt und einen Termin für ein Treffen vereinbart. Was nun? Nun, wenn Sie wollen, dass alle auf derselben Seite stehen, brauchen Sie eine Tagungsordnung.

Mit einer Tagesordnung können Sie Ihre Gäste nicht nur über die Lektüre vor dem Treffen informieren, sondern auch sicherstellen, dass sie wissen, was besprochen wird, und sich an die relevanten Themen halten. Ein großer Fehler, den viele Menschen machen, ist, dass sie zwar einen Plan im Kopf haben, ihn aber nicht kommunizieren. Schreiben Sie auf jeden Fall auf, was besprochen werden soll, und schicken Sie es herum, wenn das Gruppentreffen bestätigt ist.

Es ist auch wichtig, die Tagesordnung auf den Punkt zu bringen. Eine kurze Beschreibung jedes Themas und eine nach Prioritäten geordnete Reihenfolge sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie nur die Dinge behandeln, die Sie wirklich brauchen. Wenn möglich, sollten Sie auch angeben, wer über die einzelnen Abschnitte sprechen wird oder wo Sie welche Maßnahmen ergreifen müssen. Zeitangaben können auch hilfreich sein, wenn Sie wissen, dass Sie unter Zeitdruck stehen, was oft der Fall ist, wenn Sie mit vielen Leuten Terminplanung machen.

Schließlich sollten Sie darauf achten, dass Sie Besprechungsfeedback zu den Themen, die Sie behandeln wollen, einholen. Es könnte sein, dass Sie etwas vergessen haben, das für das Thema, das Sie behandeln wollen, wichtig ist. Es hilft auch, den Gedanken zu verstärken, dass Sie offen für eine ehrliche Diskussion sind.

Effizienter werden

Selbst mit den besten Absichten können Besprechungen leicht aus dem Ruder laufen. Es gibt immer Möglichkeiten, sie produktiver zu gestalten - vor allem, um die Teilnehmer auf dem gleichen Stand zu halten.

Scheuen Sie sich nicht davor, Ihre Besprechungen mit Hilfe von Technologie zu erleichtern. Wenn Sie möchten, dass sich ein Experte aus der Ferne einwählt, verwenden Sie ein Videokonferenz-Tool. Oder erwägen Sie ein digitales Whiteboard, an dem die Teilnehmer den Besprechungsplan mit Haftnotizen versehen können, um die Nachbereitung zu erleichtern.

Die Art und Weise, wie Sie sich in der Besprechung verhalten, ist ebenfalls wichtig, um gute Ergebnisse zu erzielen. Seien Sie offen und einladend, um eine aktive Teilnahme zu fördern. Legen Sie einige Grundregeln für den Ablauf der Besprechung fest und sorgen Sie dafür, dass auch die ruhigste Person im Raum die Chance erhält, einen Beitrag zu leisten. Dies wird das Team dazu bringen, effektiv zusammenzuarbeiten.

Scheuen Sie sich nicht, die Zeit zu stoppen und Diskussionen zu verschieben. Manchmal kann nicht alles in einer Sitzung entschieden werden. Seien Sie darauf vorbereitet, Themen zu verschieben, um sie anschließend mit den betreffenden Personen zu besprechen. Sie können sogar Doodle verwenden, um eine schnelle Umfrage zu planen.