Hvad er værktøjer til omlægning af møder?

Møder er en vigtig del af forretningen. De er en måde at samarbejde med kolleger, dele oplysninger og træffe beslutninger på. Til tider føles det ofte som om (og det er også tilfældet), at vi har for mange, men uden dem ville tingene sandsynligvis ikke komme videre.

Men møder kan også være besværlige at planlægge. Især når man har en travl tidsplan, og når alle har forskellige muligheder for at være til rådighed.

Det er her, at værktøjer til at ændre mødetidspunktet kommer ind i billedet. De er en måde at automatisere processen på og befri dig for en masse e-mails frem og tilbage. I stedet bliver det nemt at finde et tidspunkt, der fungerer for alle.

Lad os se på, hvad et værktøj til omlægning af møder kan gøre for dig.

Hvorfor har du brug for et værktøj til omlægning af møder?

Ud over at frigøre dig fra din kalender er der mange andre grunde til at bruge et værktøj til ombooking af møder. Her er blot nogle få:

Din kalender er travl. Hvis du har møde efter møde, og dine kolleger har det samme, kan det være svært at finde et tidspunkt, der fungerer for alle. Et værktøj til omlægning af møder kan hjælpe dig uden at du skal bruge timer på at forsøge at koordinere.

Folk er utilgængelige. Nogle gange sker det bare, at folk ikke har tid til et møde. Måske er de ikke på kontoret, er på ferie eller har en konflikt. Et værktøj til at ændre mødetidspunktet kan hjælpe dig med at finde et tidspunkt, der passer til alle.

Du ønsker at spare tid. Det kan være tidskrævende at sende e-mails frem og tilbage eller foretage telefonopkald for at flytte et møde - for slet ikke at tale om, at det kan gøre dig helt udbrændt. Et værktøj til at flytte mødetidspunktet kan hjælpe dig med at spare tid ved at automatisere processen.

Hvordan fungerer værktøjer til omlægning af møder?

Værktøjer til omlægning af møder fungerer ved at finde et nyt tidspunkt, når folk ikke kan deltage i dit arrangement.

I stedet for at starte forfra igen og sende en e-mail til alle for at finde ud af, om der er et nyt tidspunkt, de kan deltage på, giver disse værktøjer dig mulighed for at oprette en afstemning og invitere dine deltagere til at stemme på deres foretrukne tidspunkt.

Værktøjet vil derefter automatisk anbefale et tidspunkt, der fungerer for de fleste.

Sådan vælger du det rigtige værktøj til at flytte mødetidspunktet

Når du vælger et værktøj, er der et par ting, du skal overveje:

Funktioner: Nogle værktøjer til ombookning af møder har flere funktioner end andre. Sørg for at vælge et værktøj, der har de funktioner, du har brug for.

Pris: Vælg et værktøj, der passer til dit budget.

Brugervenlighed: Nogle værktøjer er nemme, og andre føles som om, at de kræver en universitetsuddannelse for at fungere. Vælg et værktøj, der er let at sætte op og bruge.

Hvis du leder efter et værktøj, der opfylder alle disse krav, er Doodle måske lige noget for dig.

Som et af verdens foretrukne planlægningsværktøjer kan du finde et tidspunkt nemt mødes og automatisere din mødebookingsproces. Når du skal samle mange mennesker, kan Group Poll nemt finde et tidspunkt og også ændre tidsplanen for et møde med få klik.

Med Booking Page kan du booke et møde ved at sende et link. Hvis en person ikke kan komme til et tidspunkt, som han/hun har booket, skal han/hun blot gå tilbage til din side og vælge et nyt tidspunkt. Det er enkelt.

Doodle 1:1 giver dig mulighed for at mødes med en person personligt eller virtuelt. Vælg de tidspunkter, hvor du er ledig, og send dem til din inviterede. De bestemmer selv, hvad der passer dem, og når de vælger et tidspunkt, bliver det tilføjet i begge jeres kalendere.

I gennemsnit sparer folk omkring 45 minutter om ugen i forhold til at arrangere møder manuelt. Det er tid, som du kan bruge på vigtigere ting.

Nogle yderligere tips til brug af værktøjer til at omlægge møder

Nogle gange er det vigtigt at omlægge et møde, men hvis du vil undgå forvirring, kan du prøve at følge disse tips:

Vær tydelig med hensyn til formålet med mødet. Når du skaber en afstemning, skal du sørge for at medtage en kort beskrivelse af begivenheden, og hvorfor den er vigtig. Dette vil hjælpe dine deltagere med at træffe en informeret beslutning om deres foretrukne tidspunkt.

Giv folk nok tid til at svare. Luk ikke afstemningen for tidligt. Hvis du har brug for svar, men ikke får nogen - så prøv at sende en påmindelse.

Vær fleksibel. Hvis der ikke er nogen tidspunkter, der fungerer, så vær villig til at gå på kompromis. Det kan være nødvendigt at flytte mødet til en senere dato eller et senere tidspunkt.