Vanliga misstag du förmodligen gör (och hur du undviker dem)

Det säger sig nästan självt att möten är en viktig del av alla organisationer – men det är också sant att möten ofta är den största tidstjuven för en organisation. När de genomförs på rätt sätt kan möten ena team, driva på innovation och skapa förtroende och lojalitet gentemot företaget. Men när de misslyckas kan de slösa bort tid, leda till meningsskiljaktigheter och i slutändan till och med skada medarbetarnas tillfredsställelse.

Vägen till ett mer effektivt möte börjar med att fastställa ett övergripande syfte – och det kan vara så enkelt som att definiera vilken typ av möte det handlar om. När du väl har en tydligare bild av syftet kan du på ett smart sätt optimera mötet så att det blir så givande som möjligt för alla deltagare. Nedan hittar du de fem viktigaste typerna av möten och våra ”tips” för att få ut det mesta av vart och ett av dem.

Statusuppdateringar

Statusmöten kan variera kraftigt i omfattning – men oavsett om du ger alla en översikt över företagets framtidsplan eller håller ett möte för att diskutera läget i ett specifikt projekt, så förblir de övergripande målen och syftena med dessa möten desamma.

Kollegial granskning. Även om dessa möten kan verka enkla finns det en viktig faktor som ofta gör att de spårar ur: förvirring. Om du har arbetat nära ett projekt kan det som är helt självklart för dig vara förvirrande för någon som inte är direkt involverad. Dessutom kan du glömma att ge viktig bakgrundsinformation som verkar självklar för dig, men som kan vara avgörande för andra. Lös detta genom att först gå igenom mötet med någon utanför projektet och fylla i eventuella luckor eller reda ut eventuella oklarheter i förväg.

Informationsutbyte

Utbildning av medarbetare och kunskapsutbyte mellan team är två av de viktigaste sätten för företaget att växa tillsammans – och det är här möten för informationsutbyte kommer in i bilden. Oavsett om det handlar om ett seminarium, en utbildningssession eller ett mindre formellt möte för att dela forskningsresultat, är möten för informationsutbyte ett utmärkt tillfälle att utbilda och stärka medarbetarna.

Håll dessa möten på förmiddagen. De flesta människor är som mest kognitivt aktiva på morgonen – så dra nytta av detta genom att planera in mötena till tider då ditt team är som mest alert och mottagligt.

Var sträng när du sätter ihop gästlistan. I en idealisk värld vore det underbart att ge alla i organisationen tillgång till möten där information utbyts – men i verkligheten innebär varje möte att timmar av produktiv arbetstid går förlorade. Fundera på vem som skulle ha störst nytta av detta möte och försök att hitta en balans mellan nyttan för den enskilde medarbetaren och nyttan för organisationen.

Idégenerering

Brainstormingmöten är ofta avgörande för företag. Det här är er chans att vara innovativa, att komma på kreativa och nya tillvägagångssätt, och även att ge varje medlem inflytande över hur ni ska gå vidare tillsammans. Därför är det viktigt att dessa möten utformas så att allas bästa idéer får blomstra.

Håll dessa möten på sen eftermiddag eller kväll. Även om det är bäst att ägna sig åt kognitivt tänkande under förmiddagen, flera studier tyder på att Trötthet främjar kreativt tänkande, och det är oftast lättast att tänka fritt senare på dagen. Alla har olika dygnsrytm, men prova att boka möten senare på dagen och se hur det fungerar för ert team.

Beslutsfattande

Oavsett om du behöver bestämma hur ett projekt ska drivas vidare, lösa ett problem eller avgöra vem som ska tilldelas ett projekt – om det finns en fråga som ska besvaras är det ett beslutsmöte. Dessa möten är bland de viktigaste, men kan ofta urarta till hetsiga debatter, gå i cirklar och sluta i ett totalt dödläge. Lyckligtvis finns det några knep som kan hjälpa till att göra beslutsfattandet så effektivt som möjligt.

Kom väl förberedd med fakta. I den mån det är möjligt bör deltagarna komma till mötet med relevanta uppgifter och forskningsresultat som underlag för beslutsprocessen. Detta hjälper er inte bara att fatta bättre beslut, utan minimerar också risken för att mötet urartar till en ändlös diskussion mellan motstridiga åsikter utan något tydligt resultat.

Fastställ vem som har beslutsrätt och vem som ska genomföra projektet. Innan mötet inleds bör det stå klart vem som ska fatta det slutgiltiga beslutet – oavsett om det sker genom omröstning eller om beslutet i slutändan vilar på en enda person. Om det finns en tydlig väg framåt för att genomföra beslutet kan du också undvika ytterligare onödiga möten genom att delegera uppgiften direkt, så att beslutet kan genomföras smidigt och effektivt.

Kundmöten

Även i företag som har förfinat sina interna möten till en konstform förbises ofta de bästa metoderna när man träffar externa kunder. Alla de viktigaste principerna för framgångsrika interna möten gäller även här: förbered dig, fastställ dagordningen och var strategisk när det gäller vem som bjuds in till mötet.

Se till att mötet handlar om kunden, inte om ditt säljargument. Förberedelser är A och O, men överösa inte kunden med ett polerat, inövat säljargument så fort hen sätter sig ner. Om kunden har gjort sin research är hen förmodligen redan ganska bekant med ditt övergripande utbud: kundmötet handlar om att bygga en relation som är skräddarsydd just för hen. Fokusera på deras företag, deras behov och hur din produkt eller ditt erbjudande kan hjälpa dem i just deras specifika situation.