Encontrando armadilhas que você provavelmente está fazendo (e como evitá-las)

É quase desnecessário dizer que as reuniões são uma parte vital de qualquer organização - mas também é verdade que as reuniões são muitas vezes o maior momento chato para qualquer organização, também. Quando bem feitas, as reuniões podem unir equipes, alimentar a inovação e inspirar confiança e lealdade à empresa. Mas quando mal sucedidas, elas podem perder tempo, levar a desacordos e até mesmo, em última instância, prejudicar a satisfação dos funcionários.

O caminho para tornar qualquer reunião mais eficiente começa com a identificação de um propósito de alto nível - e isso pode ser tão simples quanto definir que tipo de reunião você está realizando. Uma vez que você tenha uma idéia mais clara do propósito, você pode ficar esperto em otimizar sua reunião para torná-la tão benéfica para todos os participantes quanto possível. Abaixo você encontrará os cinco principais tipos de reuniões, e nossos "hacks" para obter o máximo de cada uma delas.

Atualizações do status*

As atualizações de status podem variar muito em termos de escala - mas quer você esteja dando a todos uma visão geral do roteiro da empresa ou uma reunião para discutir atualizações sobre um projeto específico, os objetivos e propósitos gerais dessas reuniões permanecem os mesmos.

Revisão de Peer. Embora estas reuniões possam parecer simples, há uma maneira fundamental de realizar estas reuniões muitas vezes de lado: confusão. Se você tem trabalhado de perto em um projeto, o que faz perfeito sentido para você pode ser confuso para alguém que não está diretamente envolvido. Além disso, você pode não fornecer informações essenciais que lhe parecem óbvias, mas que podem ser vitais para os outros. Supere isto, correndo primeiro pela reunião com alguém fora do projeto e preenchendo quaisquer lacunas ou esclarecendo quaisquer confusões antes do tempo.

Partilha de informações*

Treinamento de funcionários e compartilhamento de habilidades entre equipes são duas de suas principais formas de crescimento conjunto dos negócios - e é aí que entram as reuniões de compartilhamento de informações. Seja um seminário, uma sessão de treinamento ou uma reunião menos formal de compartilhamento de pesquisas, as reuniões de compartilhamento de informações são uma grande oportunidade para educar e capacitar os funcionários.

Realize estas reuniões pela manhã. A maioria das pessoas experimenta seu tempo ideal para o pensamento cognitivo pela manhã - portanto, aproveite para agendar estas reuniões para as horas em que sua equipe estiver mais afiada e mais receptiva.

Seja impiedoso com a lista de convidados. Em um mundo ideal, seria maravilhoso dar a todos em sua organização acesso a reuniões de compartilhamento de informações - mas na realidade, cada reunião significa horas de trabalho produtivo perdidas. Pense em quem se beneficiaria mais com esta reunião e tente equilibrar o valor para o funcionário com o valor para a organização.

Brainstorming**

As reuniões de Brainstorming são muitas vezes um "make-or-break" para empresas. Esta é a sua chance de inovar, de encontrar abordagens criativas e novas, e também de dar a cada membro uma participação na forma de avançarmos juntos. Como tal, é importante que estas reuniões sejam construídas para que as idéias mais brilhantes de todos possam florescer.

Realizar estas reuniões no final da tarde/noite. Embora o pensamento cognitivo seja melhor feito no final da manhã, vários estudos sugerem o pensamento criativo é melhorado pela fadiga, e que o pensamento aberto é melhor feito mais tarde no final do dia. Os ritmos de cada um são diferentes, mas tente um horário de reunião posterior e veja como funciona para sua equipe.

### Tomada de decisão

Se você precisa decidir como avançar com um projeto, resolver um problema ou decidir a quem designar um projeto, se há uma pergunta a ser respondida, é uma reunião de tomada de decisão. Estas reuniões são um dos tipos mais vitais, mas muitas vezes podem se transformar em debates acalorados, andando em círculos e em um impasse. Felizmente, existem alguns obstáculos para ajudar a tornar a tomada de decisões o mais eficiente possível.

Venha armado com a pesquisa. Quando possível, os participantes devem vir à reunião com dados e pesquisas relevantes para apoiar o processo de tomada de decisão. Isto não só ajudará você a tomar decisões mais inteligentes, mas também minimizará o risco de a reunião se transformar em um retrocesso entre opiniões concorrentes, sem um resultado claro.

Atribuir a propriedade para quem toma a decisão, e quem implementará o projeto. Antes do início da reunião, deve ficar claro quem vai fazer o julgamento final - se isso é uma votação, ou se a decisão, no final, recairá sobre uma pessoa. Se houver um caminho claro para implementar a decisão, você também pode evitar mais reuniões desnecessárias delegando então e ali, para que você possa colocar o veredicto em prática de forma suave e eficiente.

Reuniões de clientes*

Mesmo em empresas que têm reuniões internas até uma boa arte, as melhores práticas são muitas vezes negligenciadas quando se reúnem com clientes externos. Todos os princípios-chave de reuniões internas bem-sucedidas ainda se aplicam aqui: pesquisar, definir agendas e ser estratégico sobre quem é convidado para a reunião.

Faça a reunião sobre o cliente, não sobre o seu argumento de venda. Preparação é fundamental, mas não bombardeie um cliente com um discurso de vendas ensaiado e escorregadio no momento em que ele se senta. Se eles fizeram suas pesquisas, provavelmente estão bastante familiarizados com sua ampla oferta: a reunião com o cliente é sobre construir uma relação única para eles. Foque em sua empresa, em suas necessidades e em como seu produto ou oferta pode ajudar em seu caso de uso único.