FERPA och COPPA

1.1 Tillämpningsområde

Villkoren i integritetsmeddelandet enligt FERPA och COPPA (nedan kallat ”FCPN”) samt integritetsmeddelandet för barn som gäller för användare av Doodle reglerar användningen av Doodle AG:s (”Doodle”) tjänster och alla därmed sammanhängande transaktioner, vilka erbjuds online via www.doodle.com eller www.doodle.ch eller andra toppdomäner som en del av en SaaS-lösning (Software-as-a-Service), där efterlevnad av FERPA och COPPA krävs.

 Läs igenom dessa villkor noggrant innan du använder Tjänsterna, eftersom din användning av Tjänsterna, öppnandet av ett konto eller din beställning av ett abonnemang – beroende på vilket som inträffar först – ska tolkas som att du godkänner villkoren i FCPN. Ditt godkännande av FCPN ska tolkas som ditt samtycke till att vara bunden av villkoren i FCPN vad gäller din åtkomst till och användning av Tjänsterna. Inga andra villkor eller bestämmelser ska ha någon verkan eller giltighet, såvida inte annat uttryckligen överenskommits skriftligen av Doodle och vederbörligen undertecknats av en behörig befattningshavare hos Doodle.

 1.2 Definitioner

Termer med versaler som inte definieras i övriga bestämmelser i dessa FCPN ska ha följande definitioner.

Tjänster: avser de tjänster som tillhandahålls av Doodle med hjälp av Doodle-programvaran och sådana andra applikationer som Doodle från tid till annan anser lämpliga för att göra det möjligt för användare att snabbt och effektivt planera möten och ge arrangören full kontroll över planeringen och nödvändiga uppskjutningar av ett möte, vilka kan användas kostnadsfritt i grundversionen och i avancerade versioner mot en avgift genom att genom att teckna ett abonnemang på Doodle Premium (enligt definitionen nedan) i enlighet med dessa FCPN.

Användare: Med ”användare” avses varje fysisk eller juridisk person som använder Tjänsterna, oavsett om denne har skapat ett konto hos Doodle eller inte, i egenskap av mötes- eller evenemangsarrangör med ansvar för att skicka ut en inbjudan till ett möte eller evenemang (även ”arrangör”, ”kund”) och som är bunden av dessa FCPN, tillhörande dokument och policyer samt prenumerationsbekräftelsen.

Inbjuden: Med ”inbjuden” (och ”inbjudna”) avses varje fysisk eller juridisk person som använder Tjänsterna, oavsett om denna har skapat ett konto hos Doodle eller inte, i egenskap av deltagare som svar på en inbjudan skickad av en Användare av Tjänsterna, och som är bunden av dessa FCPN, de kompletterande dokumenten och policyerna samt prenumerationsbekräftelsen. För att undvika tvivel ska fysiska eller juridiska personer som använder Tjänsterna utan ett betalt abonnemang eller ett konto (t.ex. som gäst genom inbjudan) betraktas som Användare i enlighet med dessa FCPN.

Integrationer: avser tredjepartsapplikationer som användarna kan integrera i sitt Doodle-konto för att kunna använda tjänsternas ytterligare funktioner, såsom länksynkronisering med specifika kalendrar. En aktuell översikt över integrationerna finns här: Integrationer  , i den form som Doodle från tid till annan ensidigt kan komma att ändra.

Konto: avser det konto som skapats av en användare och/eller Doodle för att göra det möjligt för en användare att få tillgång till och använda tjänsterna; För att skapa ett sådant konto krävs följande uppgifter eller sådan ytterligare information som Doodle från tid till annan kan fastställa: förnamn, efternamn, e-postadress och, för Doodle Premium, postadress samt, i förekommande fall, företagsnamn.

Barn under 13 år får endast använda Tjänsterna som inbjudna användare under övervakning av en förälder eller vårdnadshavare, eller av sin skola eller lärare. Minderåriga under 18 år får inte använda Tjänsterna som Användare utan föräldra- eller skolans tillsyn. Tjänsterna är inte avsedda att användas av barn som Användare och är inte avsedda för att barn ska skapa Doodle-konton.

Om kunden är en skola eller en lärare i USA och önskar att eleverna ska använda tjänsterna som inbjudna användare, är kunden ansvarig för att följa lagen om familjers rätt till utbildning och integritet från 1974 (FERPA) och lagen om skydd av barns integritet online från 1998 (Children’s Online Privacy Protection Act), inklusive dess tillämpningsföreskrifter (COPPA).

I den mån Doodle har tillgång till ”utbildningsuppgifter”, enligt definitionen i FERPA och dess tillämpningsföreskrifter, ska Doodle agera som en ”skoltjänsteman” med ett berättigat utbildningsintresse när tjänsterna tillhandahålls enligt detta avtal. Parterna är överens om att kunden behåller direkt kontroll över användningen av sådana utbildningsregister, enligt definitionen i FERPA.

Doodle förbinder sig att uppfylla sina skyldigheter enligt FERPA, inklusive, men inte begränsat till, begränsningar avseende vidarebefordran av personligt identifierbar information från utbildningsregister. Följaktligen måste kunden (1) informera föräldrar eller vårdnadshavare om de personuppgifter som samlas in och delas med Doodle, och (2) inhämta samtycke från föräldrar eller vårdnadshavare innan eleverna använder tjänsterna. När sådant samtycke har erhållits ska kunden tillhandahålla föräldrar eller vårdnadshavare en kopia av denna integritetspolicy och ska bevara alla samtycken samt tillhandahålla dem till Doodle på begäran.

Dessutom är kunden ansvarig för att verifiera relationen mellan elev och förälder samt för att respektera förälderns rätt att granska de personuppgifter som barnet har lämnat. Kunden ska använda lämpliga funktioner i Tjänsterna för att hantera förfrågningar från registrerade eller föräldrar angående tillgång till eller ändring av sådana uppgifter, och ska tillhandahålla uppgifterna till föräldern efter verifiering av relationen mellan eleven och föräldern. Doodle kommer att bistå kunden med sådana förfrågningar i den utsträckning som kunden inte kan uppfylla dem med hjälp av Tjänsterna.

Om kunden är belägen utanför USA förlitar sig Doodle på att kunden ska inhämta alla nödvändiga samtycken eller tillstånd från föräldern eller vårdnadshavaren till varje elev som omfattas av liknande lagar, och som ett villkor för kundens och dennes elevers användning av tjänsterna ska kunden följa all tillämplig lagstiftning.

Lagen om skydd av barns integritet på internet från 1998 (Children's Online Privacy Protection Act) och den amerikanska lagen om familjers rättigheter och integritet i utbildningssammanhang (Family Educational Rights and Privacy Act, ”FERPA”) samt tillhörande bestämmelser (tillsammans benämnda ”COPPA”) kräver att vi informerar föräldrar och vårdnadshavare (i denna policy benämnda ”föräldrar”) om våra rutiner för insamling, användning och utlämnande av personuppgifter från barn. Den kräver också att vi inhämtar verifierbart samtycke från en förälder för viss insamling, användning och utlämnande av barnets personuppgifter.

 I detta avsnitt informeras föräldrar om: Vilken typ av uppgifter vi kan samla in från barn Hur vi använder de uppgifter vi samlar in Våra rutiner för att lämna ut dessa uppgifter Våra rutiner för att informera föräldrar och inhämta deras samtycke när vi samlar in personuppgifter från barn, inklusive hur en förälder kan återkalla sitt samtycke Alla operatörer som samlar in eller lagrar uppgifter från barn via denna tjänst

 Denna policy gäller endast barn och kompletterar Doodles integritetspolicy. Doodles integritetspolicy gäller vuxna. Termer som definieras i Doodles integritetspolicy har samma betydelse som i detta integritetsmeddelande för barn.

 3.1 Uppgifter som vi samlar in från barn

Vi samlar in uppgifter om dig direkt från dig själv och automatiskt genom din användning av våra tjänster i egenskap av inbjuden. Doodle’s tjänster innefattar inte att barns personuppgifter görs tillgängliga för allmänheten. Tjänsterna är inte avsedda att användas av barn under 18 år som användare. För att hjälpa dig att skydda dig själv och dina uppgifter uppmanar vi dig att endast lämna de uppgifter som är nödvändiga för att använda våra tjänster. Vi uppmanar föräldrar att informera sina barn om säker internetanvändning och att övervaka sina barns användning av internet. Doodle har infört och kommer att upprätthålla rimliga rutiner för att skydda konfidentialiteten, säkerheten och integriteten hos personuppgifter som samlas in från barn, enligt beskrivningen i Doodles integritetsmeddelande.

 3.2 Uppgifter som vi samlar in direkt

De enda uppgifter som behöver samlas in från ett barn för att boka ett möte via Tjänsterna i egenskap av inbjuden gäst är namn, e-postadress, datum och tid.

 4.1 Information som samlas in automatiskt från dig

Vi och våra auktoriserade tredje parter använder cookies, pixlar, webbbeacons och annan teknik för att ta emot och lagra vissa typer av information när du interagerar med oss via din dator eller mobila enhet (med förbehåll för ditt samtycke, dina inställningar för att avstå eller annan lämplig rättslig grund där så krävs enligt lag). Genom att använda dessa tekniker kan vi anpassa din upplevelse av vår webbplats och våra tjänster, förbättra din upplevelse, skräddarsy marknadsföringsmeddelanden samt upptäcka och förebygga bedrägerier och säkerhetsrisker. Här följer mer specifik information om de typer av uppgifter vi samlar in: Logg- och enhetsdata. När du besöker webbplatsen eller använder tjänsterna kan vi och våra auktoriserade tredje parter automatiskt registrera viss information (”loggdata”), inklusive information som din webbläsare skickar varje gång du besöker vår webbplats. Dessa loggdata kan omfatta den webbadress du kom ifrån eller ska besöka, din enhetsmodell, operativsystem, webbläsartyp, unik enhetsidentifierare, IP-adress, mobiloperatör samt tidszon eller ungefärlig plats. Huruvida vi samlar in en del av eller all denna information beror ofta på vilken typ av enhet du använder och dess inställningar. Till exempel finns olika typer av information tillgänglig beroende på om du använder en Mac eller PC, eller en iPhone eller en Android-telefon. För att lära dig mer om vilken information din enhet gör tillgänglig för oss, vänligen läs igenom riktlinjerna från din enhetstillverkare eller programvaruleverantör. Cookiedata. Beroende på hur du använder våra tjänster och med förbehåll för ditt samtycke, dina inställningar för att avstå från cookies eller annan lämplig rättslig grund där så krävs enligt lag, kan vi och våra auktoriserade tredje parter använda ”cookies” (en liten textfil som skickas av din dator varje gång du besöker vår webbplats, unik för ditt Doodle-konto eller din webbläsare) eller liknande tekniker såsom pixlar eller webbfyrar för att registrera loggdata. När vi använder cookies kan vi använda ”sessionscookies” (som finns kvar tills du stänger din webbläsare) eller ”permanenta” cookies (som finns kvar tills du eller din webbläsare raderar dem). Doodle tillhandahåller en centraliserad tjänst för hantering av cookies på hela Doodles webbplats. När inbjudna och besökare besöker Doodles webbplats eller en bokningssida för första gången visas en cookie-banner anpassad efter deras region. Cookie-inställningarna kan justeras när som helst. Inbjudna kan klicka på ”Cookie-inställningar” på vilken bokningssida de än får. Inbjudna och besökare kan också när som helst gå till sidfoten på Doodles webbplats och ändra sina cookieinställningar under ”Sekretessinställningar”. Användningsdata. När ett barn använder våra tjänster som inbjuden samlar vi och våra auktoriserade tredje parter in viss information om hur du använder tjänsterna.  Vi samlar till exempel in information om vilka mötestyper som används oftast och hur många möten som schemaläggs varje dag. Vi sammanställer denna information och använder den för att övervaka och förbättra tjänsterna, till exempel för att avgöra vilka funktioner som är mest populära bland våra användare och vilka funktioner som kan läggas till eller förbättras.

 4.2 Verktyg från tredje part

Vi kan lämna ut information till tredje part eller tillåta tredje part att direkt samla in information med hjälp av dessa tekniker på vår webbplats, till exempel företag inom sociala medier, annonsnätverk, företag som tillhandahåller analysverktyg inklusive annonsspårning och rapportering, säkerhetsleverantörer och andra som hjälper oss att driva våra tjänster och vår webbplats.  Vi använder sådana verktyg från tredje part under förutsättning att du har gett ditt samtycke, valt att avstå eller att det finns annan lämplig rättslig grund där så krävs enligt lag. Vi använder till exempel tredjepartsleverantörer som Google Analytics för att tillhandahålla vissa analys- och besökarinteraktionstjänster till Doodle i samband med driften av vår webbplats, inklusive insamling och spårning av vissa data och uppgifter om egenskaper och aktiviteter hos besökare på Doodles webbplats. För att lära dig mer om hur Google Analytics samlar in och behandlar data, besök: ”Hur Google använder data när du använder våra partners webbplatser eller appar” som finns på Hur Google använder information från webbplatser eller appar som använder våra tjänster – Sekretess och villkor – Google. Vi använder även sessionsåteruppspelning, sessionsinspelning och liknande verktyg som tillhandahålls av tredjepartsleverantörer för att registrera dina interaktioner med vår webbplats, till exempel hur du navigerar på webbplatsen och interagerar med våra webbformulär. Utöver analyssyften hjälper denna information oss att förbättra vår webbplats och våra tjänster samt våra marknadsföringsaktiviteter, och att identifiera och åtgärda tekniska problem som besökare kan stöta på på vår webbplats. 

Vi samlar endast in så mycket information om ett barn som rimligen är nödvändigt för att barnet ska kunna boka ett möte, och vi ställer inte som villkor för hans eller hennes deltagande att mer personlig information lämnas ut än vad som rimligen är nödvändigt.

Vi kan också kombinera icke-personlig information som vi samlar in genom dessa tekniker med personlig information om dig eller ditt barn som vi samlar in online.

För information om våra rutiner för automatisk insamling av information, inklusive hur du kan välja bort viss insamling av information, se Doodle-meddelandet.

 4.3 Hur vi använder ditt barns uppgifter

Vi kan använda information som vi samlar in om dig, inklusive personuppgifter, för att: Tillhandahålla Doodle-tjänsten. Vi kommer att använda dina uppgifter för att tillhandahålla våra tjänster till dig, bland annat för att underlätta schemaläggning; besvara dina förfrågningar; förebygga eller åtgärda tjänstefel, säkerhets- eller tekniska problem; analysera och övervaka användningen; förebygga skräppost, bedrägeri och missbruk av tjänsterna; utreda potentiella överträdelser av våra villkor; verifiera din identitet; samt för andra kundtjänst- och supportändamål. Förstå och förbättra våra produkter. Vi kommer att genomföra undersökningar och analyser av din användning av, eller ditt intresse för, våra produkter, tjänster eller innehåll, eller produkter, tjänster eller innehåll som erbjuds av andra. Vi gör detta för att kunna förbättra våra produkter och utveckla nya produkter. Kommunicera med dig. Tjänsterelaterad kommunikation. Vi kommer att skicka e-post till dig angående dina kalenderbokningar. Dessa meddelanden betraktas som en del av tjänsten och du kan inte välja bort dem. Svara på dina förfrågningar. Vi kommer även att använda dina uppgifter för att besvara dina frågor eller kommentarer. Skydda rättigheter och intressen. Vi kommer att använda dina uppgifter för att skydda våra rättigheter och intressen samt våra användares och andra personers rättigheter och intressen, liksom för att säkerställa efterlevnaden av denna information eller våra villkor. Efterlevnad av lagar och regler. Vi kan använda dina uppgifter för att uppfylla tillämpliga lagliga eller regleringsmässiga skyldigheter, inklusive att efterkomma förfrågningar från brottsbekämpande myndigheter eller andra statliga myndigheter, eller i rättsliga förfaranden som rör Doodle. Övrigt. Vi kan även använda dina uppgifter för att driva vår verksamhet eller utföra funktioner som på annat sätt beskrivs för dig vid insamlingstillfället, förutsatt att du har gett ditt samtycke.

 4.4 Vår praxis för utlämnande av barns uppgifter

Vi delar inte, säljer, hyr ut eller överför barns personuppgifter på annat sätt än vad som beskrivs i detta avsnitt.

Vi kan lämna ut aggregerad information om många av våra användare samt information som inte identifierar någon enskild person eller enhet. Dessutom kan vi lämna ut barns personuppgifter:

• Till tredje parter som vi anlitar för att stödja den interna driften av vår tjänst och som är bundna av avtalsenliga eller andra skyldigheter att endast använda uppgifterna för detta ändamål och att hålla uppgifterna konfidentiella.

• Om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller rättslig process, till exempel för att följa ett domstolsbeslut eller en stämning eller för att svara på en begäran från myndigheter eller tillsynsorgan.

• Om vi anser att utlämnandet är nödvändigt eller lämpligt för att skydda Doodles, våra kunders eller andras rättigheter, egendom eller säkerhet, inklusive för att:

  • skydda ett barns säkerhet;

  • skydda webbplatsens eller tjänsternas säkerhet; eller

  • göra det möjligt för oss att vidta försiktighetsåtgärder mot ansvarsskyldighet.

• Till brottsbekämpande myndigheter eller för en utredning som rör allmän säkerhet.

 Dessutom, om Doodle är inblandat i en fusion, avyttring, omstrukturering, omorganisation, upplösning eller annan försäljning eller överlåtelse av vissa eller alla av Doodles tillgångar, vare sig det sker som en fortlevande verksamhet eller som en del av konkurs, likvidation eller liknande förfarande eller händelse, kan vi överföra de personuppgifter som vi har samlat in eller lagrar till köparen eller annan efterträdare.

 4.5 Åtkomst till och rättelse av ditt barns personuppgifter

Du kan när som helst granska de personuppgifter om barnet som vi lagrar, begära att vi rättar eller raderar personuppgifterna och/eller vägra att tillåta oss att fortsätta samla in eller använda barnets uppgifter.

Du kan granska, ändra eller radera ditt barns personuppgifter genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på [email protected]. För att skydda din integritet och säkerhet kan vi kräva att du vidtar vissa åtgärder eller tillhandahåller ytterligare information för att verifiera din identitet innan vi lämnar ut någon information eller gör korrigeringar.

 4.6 Operatörer som samlar in eller lagrar uppgifter från barn

En lista över alla operatörer som kan samla in eller lagra personuppgifter från barn via webbplatsen/appen/tjänsten finns på Lista över underleverantörer

För frågor om en operatörs integritetspraxis och användning av barns uppgifter, vänligen skriv till oss på: [email protected]