7 Dicas para Reuniões Efetivas 1:1 com Relatórios Diretos

Chegue perto. Vou lhe contar um segredo. Acabo de descobrir algo incrível. Não ao estilo de Buzzfeed "Você nunca adivinhará o que ele encontrou debaixo de sua lata de lixo" surpreendente, genuinamente, e com mudança de paradigma. Acontece que reuniões um-a-um são na verdade destinadas a ser agradáveis.

Tendo estado em ambos os lados da relação empregado-gerente, sempre tomei como certo que um-a-um é apenas algo que ambos fazem o melhor para adiar ou remarcar até que simplesmente não possa ser mais chutado. Nesse ponto, vocês concordam educadamente em sofrer juntos.

Acontece que não só pode ser incrivelmente gratificante para os funcionários, fornecendo uma oportunidade para um feedback honesto, treinando e construindo uma relação com seu gerente, mas também é uma oportunidade igualmente valiosa para os gerentes. O ex-CEO da Intel Andy Grove disse que reuniões produtivas 1:1 oferecem um retorno de investimento de 10x para os gerentes.

Se isso não for suficientemente persuasivo, então multinacionais como GE e Adobe conseguiram substituir a revisão anual de desempenho - definitivamente não agradável nem para o gerente nem para o funcionário - por reuniões 1:1 mais consistentes, com a Adobe vendo uma redução de 30% no volume de negócios como um pontapé de saída.

Há muitas ferramentas de gerenciamento de talentos capazes de medir o ritmo cardíaco de sua organização, verificar os níveis de comprometimento e até mesmo cuidar das necessidades de microaprendizagem. O papel de liderança de hoje está centrado em torno de soft skills. Soluções automatizadas não podem substituir esse tipo de tempo de qualidade de humano para humano.

A COVID-19 pandemia acelerou nossa mudança para um mundo de trabalho cada vez mais virtual e remoto, tornando as reuniões 1:1 cada vez mais cruciais para a comunicação da cultura, o alinhamento da estratégia e a construção da confiança com os funcionários.

Comece com a mentalidade

Como funcionário e gerente, eu tinha a atitude errada antes de entrar em 1:1s, vendo-as como tarefas que me impediam de tarefas mais importantes, ao invés das faixas horárias mais críticas em minha agenda semanal. Se esse é um comportamento que você reconhece em si mesmo, então é hora de mudar essa mentalidade, pois é provável que você esteja trazendo um ar de negatividade em todas as suas reuniões individuais.

Pense em como você configura seu tempo 1:1 com relatórios diretos. Se você tem cinco relatórios diretos ou menos, você deve ter 1:1s a cada semana. Se você tem mais de cinco funcionários, é bom manter 1:1s quinzenalmente.

Alguns gerentes têm mais energia e descobrem que suas habilidades sociais estão mais bem sintonizadas pela manhã. Certifique-se de que o horário das 9 horas da manhã seja reservado a cada dia para as reuniões dos funcionários. Outros gerentes preferem bloquear um dia inteiro a cada semana e fazer todas as suas tarefas um-a-um durante esse dia. Não há aqui uma resposta única para todos, mas escolha uma abordagem que funcione bem para você para que seus funcionários obtenham o melhor de você durante esse tempo.

Esteja um pouco preparado

Há um ditado famoso na ciência da computação: o lixo entra, o lixo sai. Algumas empresas fariam bem em pendurar uma placa enfeitada com essas quatro palavras dentro de suas salas de reunião. Quando a preparação e o planejamento de reuniões é lixo, é de se admirar que acabemos achando que essas reuniões são um desperdício do nosso tempo?

Compartilhe uma agenda antes de todas as reuniões 1:1. Não precisa ser longa ou detalhada e a responsabilidade pela agenda deve ser compartilhada entre o funcionário e o gerente.

Esclareça os resultados que você quer da conversa. Por exemplo, se o desenvolvimento pessoal de um funcionário está sendo discutido, você deve deixar a reunião com os próximos passos acordados ou está apenas introduzindo o tópico e dando algumas idéias?

Não enfatize muito. O 1:1 é para ser uma conversa, portanto não precisa se ater tão estritamente a uma agenda como outras reuniões. Mas a pauta serve para garantir que todos os pontos importantes sejam discutidos.

Defina um slot recorrente

Não importa quão grandes sejam suas reuniões 1:1 com relatórios diretos, elas só serão eficazes se acontecerem de forma consistente e regular. Mais fácil dizer do que fazer. Quase 70 por cento dos gerentes reconhecem que lutam para conciliar suas responsabilidades com seus relatórios diretos com suas outras tarefas.

A maneira mais fácil de obter consistência é segurando um-a-um ao mesmo tempo, no mesmo dia, todas as semanas. Entretanto, férias, prazos de projetos e reuniões de alta prioridade podem tornar esse compromisso irrealista. É ainda mais desafiador para os gerentes de equipes engajadas no trabalho por turnos.

É aí que as ferramentas inteligentes de programação valem seu peso em ouro. Os gerentes podem identificar os horários em que têm disponibilidade, compartilhar essa programação com suas equipes e depois os indivíduos podem escolher o horário mais conveniente para sua 1:1. É especialmente útil para funcionários novos ou reservados que se sentem relutantes ou indignos de reservar tempo no horário já lotado de um gerente. O gerente oferece vagas voluntárias e eles escolhem a que funciona melhor.

Pense flexível

Até certo ponto, a reunião um-a-um é uma discussão aberta com todos os tópicos sobre a mesa. Entretanto, os gerentes devem evitar anexar a reunião inteira para atualizações de status que devem ser compartilhadas em reuniões de equipe ou outros canais de comunicação. Essa é uma maneira segura de frustrar os membros da equipe.

Além disso, abraçar a natureza menos formal do one-to-one e perguntar aos funcionários se eles estão felizes em seu trabalho ou perguntar sobre suas relações com outros membros da equipe. Apenas certifique-se de que a conversa não desça a mexericos.

Por que não tirar também estas reuniões do ambiente formal habitual da sala de reuniões? Você poderia fazer suas 1:1s durante uma caminhada, sobre um café ou almoço. Basta ter certeza de que você ainda dá seus relatórios diretos e não se deixa distrair por outros comensais ou colegas que aparecem para tomar café.

Não se intimidem de se tornarem pessoais

Não há problema em dar um tom um pouco mais pessoal à conversa durante uma reunião de 1:1 do que você daria durante uma reunião de equipe.

Pergunte a um funcionário sobre sua vida pessoal. Sua vida profissional tem algum impacto negativo em sua vida pessoal? Há algo que você possa fazer como gerente ou organização para reduzir essa fricção na vida profissional?

Incentivar todos os relatórios diretos a tratar um-a-um como um espaço seguro e confidencial onde possam falar francamente.

Incentivar recursos diretos para lhe dar um feedback honesto sobre seu desempenho em cada um deles. Isso o ajudará a melhorar como gerente, mas também dará o tom para um relacionamento de confiança.

Aperfeiçoe suas habilidades de soft skills

Os funcionários modernos não estão procurando por gerentes heróis inspiradores. Quando solicitados pelas mais críticas características dos gerentes, a maioria das pessoas afirma características como ser um excelente comunicador, não microgerindo e tratando os funcionários de forma justa.

Antes de iniciar cada reunião um-a-um com um relatório direto, passe por uma lista de verificação mental (talvez até mesmo uma lista de verificação real) com instruções para ter a mente aberta e paciente, por exemplo. Lembre de liderar com os pontos fortes de um funcionário antes de se lançar em oportunidades de crescimento.

Seja um ouvinte ativo

Todos sabemos que o gerente que passa os primeiros três quartos de sua reunião individual falando sobre seu dia ocupado, ou que finge fazer uma pergunta sobre você antes de entrar em seu solilóquio em primeira pessoa. Não seja aquele gerente.

Escute proposital e ativamente o que seu funcionário está dizendo e tome notas para ajudá-lo a se lembrar da conversa e incentivá-lo a dar seguimento à mesma. Tente não interromper, mesmo que você tenha um grande argumento a fazer. E comece sempre por estar completa e incondicionalmente do lado de seu funcionário.

O último ponto é o mais importante de todos e mesmo a mais bem administrada reunião um-a-um falhará sem ele. Após cada reunião, envie um rápido resumo do que você discutiu, lembre seu relatório direto de quaisquer próximos passos que eles se comprometeram a tomar e, em seguida, resuma seus pontos de ação, ao mesmo tempo em que estabelece as expectativas para o prazo e o escopo de suas ações.

Siga estes sete pontos e você será uma autoridade em reuniões individuais com a equipe mais engajada e produtiva da organização. Você pode então surpreender a todos dizendo-lhes que um-a-um é o molho secreto do seu sucesso.

Para saber como ferramentas inteligentes de agendamento podem facilitar e agendar reuniões 1:1 com sua equipe, confira nosso papel branco, "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms "**