5 Maneiras que os CEOs podem gerenciar eficazmente seus calendários

É justo dizer que os CEOs são pessoas ocupadas. De acordo com a Harvard Business Review, a gestão do tempo é freqüentemente relatada como um de seus maiores desafios. É fácil entender o porquê. Se não se trata de equilibrar reuniões com colegas executivos, é lidar com as partes interessadas, reunir-se com a diretoria ou dar uma visão estratégica para uma variedade de questões diferentes.

Há muito a ser feito e isso antes que todas as reuniões intermináveis sejam levadas em conta. Não é de se admirar que até 70% dos executivos falaram abertamente em deixar seus empregos devido ao esgotamento

Com reuniões tão dominantes em qualquer agenda de CEOs, parece ser a coisa óbvia a ser corrigida a fim de reduzir o estresse e fazer com que o líder seja muito mais feliz e produtivo. Seja agendando sozinho ou com a ajuda de um assistente executivo, há uma série de ferramentas de eficiência aqui para ajudar. Aqui estão nossas cinco dicas para dominar a gestão do tempo executivo.

Criar uma página de reservas

A Booking Page é uma casa de força quando se trata da gestão do calendário do CEO. Em termos simples, uma Booking Page automatiza seu calendário para facilitar a busca de um horário para se encontrar. Para um CEO isto é vital para agilizar as reuniões e eliminar os intermináveis e-mails de volta e volta.

Quer você organize uma reunião por conta própria ou tenha seu assistente fazendo isso em seu nome, basta definir sua disponibilidade e depois compartilhar seu link e a Página de Reserva cuida do resto. Em um plano Doodle Professional, você pode fazer quantas páginas quiser - o que significa que é fácil segmentar páginas diferentes para coisas diferentes. Portanto, se você sempre quiser ter tempo para a diretoria, mas restringir a disponibilidade a um interessado externo - você pode fazer isso.

Uma página de reservas é excelente, mas uma com ajustes de potência bem ajustados é a melhor. Acrescentar um limite ao número de reuniões realizadas em um dia ou horários de reserva para evitar que elas caiam de volta para trás é fundamental para toda a administração do calendário executivo.

Além disso, estar vinculado ao seu calendário significa que a Página de Reserva também pode levar em conta sua disponibilidade - assim, se você acrescentar algo, sua Página de Reserva removerá automaticamente essa disponibilidade de qualquer link que você compartilhe. Você nunca terá que se preocupar com reservas duplas!

Enviar lembretes de reuniões

Nada é mais revoltante do que se preparar para uma reunião importante apenas para ter uma não comparência. A gestão do tempo do CEO já é difícil o suficiente sem perder tempo preparando e participando de reuniões que ninguém assiste.

A utilização de lembretes de reuniões, quer o tempo tenha sido acordado através de uma Pesquisa de Grupo ou de uma página de reservas, reduz o número de não-comparências. Os participantes receberão um e-mail antes da reunião lembrando-os de que ela está chegando.

Obter as informações importantes com antecedência

As melhores reuniões são as que estão bem preparadas. Isto é ainda mais verdadeiro para executivos ocupados que podem ser facilmente sobrecarregados por elas de uma semana para a outra. Segundo o Entrepreneur, os eventos com uma agenda claramente definida têm muito mais probabilidade de serem eficazes do que aqueles sem eles.

Reuniões mais bem-sucedidas significam menos acompanhamento para um CEO. Isto é vital para permitir que você prossiga com as outras tarefas importantes associadas à gestão de seus negócios.

Ferramentas, como o Doodle, oferecem a possibilidade de acrescentar perguntas personalizadas ou campos de convite. Isto permite que você peça todas as informações necessárias com antecedência, o que significa que você saberá exatamente do que se trata a reunião e como chegar a ela preparado.

Programar o tempo para as tarefas essenciais

Se você for como a maioria dos executivos, sentirá que seu dia nada mais é do que saltar de uma reunião para outra - talvez com alguns minutos de sobra para tomar um café no meio. É uma maravilha qualquer coisa que se faça em um negócio... para não mencionar o tempo com seus amigos e família.

Ao automatizar o agendamento, libera-se tempo para que os executivos continuem a administrar seus negócios. Mesmo aqueles com assistentes não precisam mais ser constantemente solicitados quando estão livres, pois as reuniões são marcadas automaticamente.

Também deve se tornar um hábito programar rotineiramente o tempo para tarefas importantes. Se você tiver que revisar um relatório ou dedicar tempo para fornecer feedback a uma equipe, bloqueie o tempo em seu calendário. Isto tornará uma solução de agendamento automatizado ainda melhor para gerenciar seu dia.

Acrescentar flexibilidade às reuniões com videoconferência

Se liberar sua agenda ocupada de CEO automatizando seu calendário é uma forma de conseguir mais tempo, então videoconferência é outra.

Ao integrar equipes como Zoom ou Microsoft, mesmo o CEO mais ocupado não precisa se preocupar em correr de sala de reunião para sala de reunião ou de cliente para cliente. Em vez disso, você pode planejar seu dia em torno de uma variedade de reuniões presenciais e virtuais ou até mesmo fazer todas elas online, se necessário.

Além disso, para quem está à frente de uma organização global, videoconferência integrada em sua programação significa menos necessidade de viajar pelo mundo para fazer o check-in com locais diferentes. Ao invés disso, as equipes podem apresentar virtualmente o que estão fazendo. Menos viagens de longa distância não só ajudarão os CEOs, como você, a se concentrar na gestão de seus negócios, mas também darão benefícios adicionais, como mais tempo com amigos e familiares e menos chance de esgotamento.

Gerenciando sua agenda. Pode ser o que a maioria dos CEOs afirma ser o mais difícil quando se trata de seus trabalhos, mas com alguns ajustes, você pode liderar o caminho para torná-lo um dos mais fáceis.

Automatizar seu calendário faz com que seja tão fácil organizar um horário com alguém quanto enviar um link. Adicionar vídeo conferência e lembretes por e-mail significa um nível maior de flexibilidade para atender onde for conveniente e ter certeza de que não haverá apresentações no passado. Pedir as informações essenciais primeiro significa que as reuniões podem ser um uso bem preparado e eficiente de seu tempo.

A agilização da gestão de calendários como esta abre os executivos para dias mais produtivos. Isso é mais tempo gasto em tarefas importantes para fazer seu negócio crescer, menos chance de esgotamento ou estresse e, em nível pessoal, mais tempo com a família e amigos.

Você pode criar sua própria página de reservas gratuitamente com Doodle. Clique aqui para começar hoje.