Planowanie spotkania z uwzględnieniem różnych stref czasowych

Z najnowszych doniesień wynika, że organizacje wydają do 15 procent swojego łącznego czasu poświęcanego na spotkania. W przypadku kadry kierowniczej wyższego szczebla odsetek ten wzrasta do 50 procent. Mimo to kadra kierownicza uważa ponad 67 procent spotkań za nieudane, a aż 92 procent respondentów przyznaje się do wykonywania wielu zadań jednocześnie podczas spotkania. Liczby te łatwo wyjaśniają, dlaczego szybkie ustalanie terminów spotkań może stanowić tak duże wyzwanie. Krótko mówiąc, ludzie po prostu nie przepadają za spotkaniami. Jeśli to właśnie Ty jesteś osobą odpowiedzialną za ustalanie terminów spotkań, inni raczej nie zazdroszczą Ci tej roli. Sytuację dodatkowo komplikuje próba zaplanowania spotkania z uwzględnieniem różnych stref czasowych.

Od początku pandemii praca zdalna szybko staje się normą, a nie wyjątkiem. Cyfrowi nomadzi stali się powszechnym zjawiskiem, a firmy coraz częściej zatrudniają pracowników rozsianych po całym świecie. Dla organizatora spotkań znalezienie terminu dogodnego dla wszystkich może być niemal tak samo czasochłonne jak samo spotkanie. Oto kilka wskazówek, które mogą ułatwić Ci pracę.

1. Sprawdź, czy harmonogramy się nie pokrywają

Na pierwszy rzut oka może się to wydawać oczywiste, ale może to być naprawdę sprytny sposób na zawężenie przedziału czasowego spotkania bez powodowania konfliktów wśród uczestników. W przypadku spotkań obejmujących różne strefy czasowe uczestnicy mają zazwyczaj wspólną tylko część dnia roboczego. Świadomość tego, kiedy te godziny się pokrywają, ułatwi Ci rezerwację terminu spotkania, który będzie pasował wszystkim.

2. Skorzystaj z narzędzia do planowania spotkań

Zazwyczaj ludzie próbują ustalać terminy spotkań w drodze dyskusji. Często prowadzi to do długich wymian zdań, w których uczestnicy próbują przeforsować swoje preferowane terminy w wątku e-mailowym. Jednak w przypadku koordynowania spotkania obejmującego różne strefy czasowe korzystanie z poczty elektronicznej lub czatu jest nie tylko nieefektywne, ale może również przynosić skutki odwrotne do zamierzonych. Narzędzie Doodle do planowania spotkań online, na przykład, automatyzuje znaczną część procesu planowania wydarzenia, skracając go do protokoły.

3. Niech każdy ma możliwość wypowiedzenia się

Dużą rolę w uzgodnieniu terminu spotkania odgrywa zapewnienie, by każdy miał szansę przedstawić swoje preferencje. A ankieta internetowa to idealny sposób na to. W narzędziu do planowania spotkań Doodle funkcja ankiety jest wbudowana. Możesz udostępnić uczestnikom kilka wcześniej wybranych przedziałów czasowych. Następnie każdy z nich może oddać swój głos na ten przedział, który najbardziej mu odpowiada. Po oddaniu wszystkich głosów wyniki są widoczne dla wszystkich. W ten sposób odpowiedzialność za ustalenie terminu spotkania spoczywa na uczestnikach, co odciąża konkretną osobę.

4. Upewnij się, że Twoje kalendarze są zsynchronizowane

Jeśli planujesz spotkanie z dużym wyprzedzeniem, istnieje ryzyko, że uczestnicy nie będą o nim pamiętać, gdy nadejdzie odpowiedni moment. Ostatnim krokiem po ustaleniu terminu jest zsynchronizowanie godziny spotkania we wszystkich terminarzu i kalendarzach, tak aby stała się ona niezmienna. Jeśli korzystasz z serwisu Doodle, świetnym sposobem na to jest zintegrowanie kalendarza internetowego z kontem w serwisie Doodle. W ten sposób, gdy już ustalisz termin spotkania, zostanie on zaznaczony w Twoim kalendarzu i nie będziesz musiał się już o to martwić. Jest to szczególnie ważne, gdy uczestnicy dołączają z różnych miejsc, a kalendarze wszystkich mogą wyświetlać spotkanie w czasie lokalnym.

Przy ustalaniu terminu spotkania obejmującego różne strefy czasowe ważne jest, aby skorzystać z rozwiązania, które sprawi, że proces ten będzie przebiegał bez niepotrzebnych napięć. Chodzi o to, aby uczestnicy z niecierpliwością czekali na spotkanie, a nie czuli się zirytowani tym, że musieli podjąć dodatkowy wysiłek, aby w nim uczestniczyć.

Co miesiąc ponad 30 milionów osób polega na serwisie Doodle przy organizowaniu spotkań właśnie dlatego, że dzięki niemu proces ten przebiega bezproblemowo i szybko. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak narzędzie Doodle do planowania spotkań sprawia, że ustalanie terminów staje się dla Ciebie naprawdę łatwe, zapoznaj się z jego funkcje lub po prostu skontaktuj się z nami. Z przyjemnością pomożemy Ci w rozpoczęciu pracy.