3 miejsca, w których odbywasz krótkie spotkania, nawet o tym nie wiedząc

Czym są mikrospołeczności?

Spotkania mają bardzo złą reputację. Mogą prowadzić do marnotrawstwa pieniędzy, obniżania wydajności, a ogólnie rzecz biorąc, pracownicy wydają się ich nie lubić. Ograniczenie zbędnych spotkań to szczytny cel, ale zbyt często nasza niechęć do organizowania spotkań przeradza się w stary, dobry lęk przed nimi. A to unikanie wiąże się z własnymi zagrożeniami – pochłania czas i marnuje pieniądze.

Typowy przykład: mikrospołeczności. Krótko mówiąc, terminem „mikrospołeczności” opisuję wirtualne przestrzenie, w których omawiamy pomysły lub rozwiązujemy problemy – jednak hałas cyfrowy sprawia, że dyskusje te są mniej produktywne i bardziej czasochłonne niż zwykła rozmowa telefoniczna lub spotkanie twarzą w twarz. Oto trzy przykłady sytuacji, w których prawdopodobnie organizujesz mikrospołeczności, nawet o tym nie wiedząc, oraz wskazówki, jak ich unikać.

Twoja aplikacja Work Chat

Niezależnie od tego, czy Twój zespół korzysta ze Slacka, Telegrama czy GChat, większość organizacji posiada dedykowaną platformę do czatowania. Chociaż przestrzenie te mogą być nieocenione w uzyskiwaniu natychmiastowych odpowiedzi na łatwe do rozwiązania pytania (lub podnoszeniu morale zespołu za pomocą zabawnych memów), istnieje wiele dyskusji, do których po prostu nie nadają się. Gdy tylko na czacie pojawi się szerszy problem, a wszyscy zainteresowani zaczną się wtrącać, znajdziesz się na grząskim gruncie. Nagle interfejs czatu zapełnia się sprzecznymi opiniami, a na ekranie pojawia się to przerażające powiadomienie: „Kilka osób pisze...”. Gratulacje, znalazłeś się na mikrozebraniu.

Jak tego uniknąć: W aplikacji skup się na swobodnej rozmowie i szybkich pytaniach. Rozwiązywanie problemów i kreatywne podejście do nich powinno pozostać w sali konferencyjnej. Zorganizuj spotkanie i wyznacz osobę odpowiedzialną, która wysłucha różnych propozycji i podejmie decyzję, jak postępować dalej.

Adnotacje do dokumentu

Oprogramowanie takie jak Google Docs sprawiło, że udzielanie precyzyjnych, szczegółowych uwag dotyczących komunikatów firmowych stało się łatwiejsze niż kiedykolwiek. Adnotacje często pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu, umożliwiając pracownikom szybkie zapoznanie się z pytaniami i komentarzami oraz udzielenie na nie odpowiedzi. Istnieją trzy kluczowe obszary, w których popełniamy błędy: źle sformułowane lub zbyt niejasne uwagi, pytania otwarte oraz wskazywanie zbyt wielu interesariuszy. Wystarczy jedna notatka o treści: „Jak oceniamy ten tekst pod kątem wizerunkowym? Czekam na sugestie!” lub „@George @Susan, czy któreś z was mogłoby na to rzucić okiem?”, aby rozpocząć całą dyskusję. Teraz ta adnotacja ma już pięć komentarzy. Ta-da: mikro-spotkanie!

Jak tego uniknąć: Postaraj się, aby Twoja informacja zwrotna była jak najbardziej jasna i praktyczna, a w razie niejasności określ, kto jest odpowiedzialny za jej wdrożenie. Jeśli wątek z adnotacjami wydłuży się do więcej niż jednego lub dwóch komentarzy, wyjaśnij sprawę w krótkiej rozmowie.

E-maile

Mikrospołeczności w e-mailach są prawdopodobnie najtrudniejsze do wykrycia, ponieważ zdarzają się sytuacje, w których problemy można rozwiązać, a ogólną opinię przekazać w ramach krótkiej wymiany wiadomości. Problemy pojawiają się zazwyczaj wtedy, gdy e-maile są wysyłane bez jasnego celu oraz gdy są adresowane do zbyt wielu osób. Wielu z nas (szczególnie w branży content marketingu!) otwierało e-maile z prośbą o opinię na temat dokumentu lub prezentacji, skierowane do całego zespołu. Prosimy o wyjaśnienie dotyczące briefu lub grupy docelowej. Otrzymujemy odpowiedź. Znajdujemy trochę czasu, przekazujemy opinię, ale już dwie minuty później jeden z pozostałych członków zespołu wtrąca się ze swoją opinią. Zgadzamy się co do wielu ogólnych kwestii, ale w jednym lub dwóch przypadkach udzieliliśmy sprzecznych rad. Trzeba to wtedy przedyskutować i rozwiązać. Godzinę później temat wiadomości e-mail zaczyna się od „RE: RE: RE: RE: FWD: RE:”. Zgadliście: mikrospołeczność!

Jak tego uniknąć: Często wydaje nam się, że takie łańcuchy e-maili zajmują mniej czasu, bo każdy, kto ma chwilę wolnego, może się do nich włączyć, ale zbyt duża liczba osób zaangażowanych sprawia, że stają się one bardziej czasochłonne (nie wspominając już o tym, że wszyscy w polu „DW” nadal otrzymują nowe wiadomości, nawet jeśli nie angażują się w zadanie). Zamiast tego: zapytaj jedną osobę, czy ma czas. Jeśli nie, zapytaj kogoś innego. Ogranicz liczbę uczestników do minimum i upewnij się, że w pierwszym e-mailu otrzymają kluczowe informacje (terminy, wytyczne). Przekaż jednej osobie odpowiednią ilość informacji, zamiast wysyłać niejasne wiadomości do całego zespołu.