3 ऐसी जगहें जहाँ आप बिना जाने-समझे ही माइक्रो मीटिंग्स कर रहे हैं

माइक्रो मीटिंग्स क्या हैं?

मीटिंग्स को अक्सर बुरी नज़र से देखा जाता है। ये पैसे बर्बाद कर सकती हैं, उत्पादकता खत्म कर सकती हैं, और आम तौर पर कर्मचारियों को ये पसंद नहीं आतीं। अनावश्यक बैठकों को कम करना एक सराहनीय लक्ष्य है, लेकिन अक्सर बैठकें आयोजित करने से हमारी हिचकिचाहट पुरानी-परंपरागत टालमटोल की चिंता में बदल जाती है। और यह टालमटोल अपने साथ समय बर्बाद करने और धन व्यर्थ करने वाले खतरों को भी लाती है।

उदाहरण के तौर पर: माइक्रो मीटिंग्स। संक्षेप में कहें तो, मैं माइक्रो मीटिंग्स का उपयोग उन वर्चुअल स्थानों का वर्णन करने के लिए करता हूँ जहाँ हम विचारों पर चर्चा करते हैं या समस्याओं का समाधान करते हैं—लेकिन जहाँ डिजिटल शोर इन चर्चाओं को कम उत्पादक और केवल कॉल पर बात करने या आमने-सामने चर्चा करने की तुलना में अधिक समय लेने वाला बना देता है। उदाहरण के लिए, यहाँ तीन ऐसी जगहें हैं जहाँ आप शायद बिना जाने ही माइक्रो मीटिंग्स कर रहे हैं, और उनसे कैसे बचें।

आपका वर्क चैट ऐप

चाहे आपकी टीम Slack, Telegram या GChat का उपयोग करती हो, अधिकांश संगठनों के पास एक समर्पित चैट सेवा होती है। हालांकि ये स्थान आसानी से सुलझाए जा सकने वाले सवालों के तुरंत जवाब पाने (या मज़ेदार मीम्स के साथ टीम का मनोबल बढ़ाने) के लिए अमूल्य हो सकते हैं, लेकिन कई चर्चाएं ऐसी होती हैं जिनके लिए ये उपयुक्त नहीं होते। जैसे ही कोई व्यापक समस्या चैट में पेश की जाती है, और सभी हितधारक इसमें भाग लेने लगते हैं, आप मुश्किल में पड़ जाते हैं। अचानक, चैट इंटरफ़ेस विरोधाभासी रायों से भर जाता है, और वह भयानक "कई लोग टाइप कर रहे हैं…" सूचना दिखाई देती है। बधाई हो, आप एक माइक्रो मीटिंग में हैं।

कैसे बचें: ऐप में मज़ेदार बातचीत और तेज़-तर्रार प्रश्नों तक ही सीमित रहें। समस्या निवारण और रचनात्मक समस्या समाधान बैठक कक्ष में ही होना चाहिए। एक बैठक आयोजित करें और एक नामित हितधारक नियुक्त करें जो विभिन्न दृष्टिकोणों को सुने और आगे की कार्रवाई तय करे।

दस्तावेज़ टिप्पणियाँ

Google Docs जैसे सॉफ़्टवेयर ने आपकी कंपनी के संचार पर सटीक, पंक्ति-दर-पंक्ति प्रतिक्रिया देना पहले से कहीं अधिक आसान बना दिया है। एनोटेशन अक्सर बहुत समय बचाते हैं, जिससे कर्मचारी जल्दी से समीक्षा कर सकते हैं और प्रश्नों व टिप्पणियों का समाधान कर सकते हैं। यहाँ तीन मुख्य क्षेत्र हैं जहाँ हम रास्ते से भटक जाते हैं: खराब तरीके से लिखी गई या अत्यधिक अस्पष्ट प्रतिक्रिया, खुले-अंत प्रश्न, और बहुत अधिक हितधारकों की पहचान करना। आप एक संपूर्ण संवाद शुरू करने से बस एक नोट की दूरी पर हैं, जैसे कि "इस कॉपी के लिए इमेज के तौर पर हमें क्या लगता है? सुझावों के लिए खुले हैं!" या "@जॉर्ज @सुसान, क्या आप में से कोई एक इस पर एक नज़र डाल सकता है?" अब, उस एनोटेशन पर पाँच टिप्पणियाँ हैं। ता-दा: एक माइक्रो मीटिंग!

कैसे बचेंअपनी प्रतिक्रिया को यथासंभव स्पष्ट और क्रियान्वयन योग्य बनाएँ, और जब भी यह अस्पष्ट हो तो इसे लागू करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की पहचान करें। यदि आपकी टिप्पणी श्रृंखला एक या दो टिप्पणियों से अधिक लंबी हो जाए, तो एक संक्षिप्त बातचीत के माध्यम से स्पष्ट करें।

ईमेल

ईमेल माइक्रो मीटिंग्स शायद पहचानने में सबसे मुश्किल होती हैं क्योंकि कई बार समस्याओं का समाधान और सामान्य प्रतिक्रिया एक छोटी ईमेल श्रृंखला में ही दी जा सकती है। समस्याएँ तब उत्पन्न होती हैं जब ईमेल बिना किसी स्पष्ट उद्देश्य के भेजी जाती हैं, और जब उन्हें बहुत अधिक लोगों को भेजा जाता है। हम में से कई लोगों ने (विशेषकर कंटेंट मार्केटिंग के क्षेत्र में!) ऐसी ईमेल खोली हैं जिनमें पूरे टीम को संबोधित करते हुए किसी दस्तावेज़ या प्रस्तुति पर प्रतिक्रिया मांगी गई होती है। हम ब्रीफ या लक्षित दर्शकों के बारे में कुछ स्पष्टीकरण मांगते हैं। हमें जवाब मिलता है। हम कुछ समय निकालते हैं, फीडबैक देते हैं, लेकिन 2 मिनट बाद हमारी टीम के किसी अन्य सदस्य की ओर से भी अपना फीडबैक आ जाता है। हम कई सामान्य बातों पर सहमत होते हैं, लेकिन एक या दो मामलों में हमने विरोधाभासी सलाह दी होती है। फिर इस पर चर्चा करके समाधान निकालना पड़ता है। एक घंटे बाद, ईमेल का विषय (subject line) "RE: RE: RE: RE: FWD: RE:" से शुरू होने लगता है। आपने सही अनुमान लगाया: माइक्रो मीटिंग!

कैसे बचेंहम आमतौर पर सोचते हैं कि ये ईमेल श्रृंखलाएँ कम समय लेती हैं, क्योंकि जब भी किसी के पास खाली समय होता है, वह उनमें शामिल हो सकता है, लेकिन बहुत सारे हितधारकों के होने से ये श्रृंखलाएँ अधिक समय-साध्य हो जाती हैं (और तो और, CC में मौजूद हर किसी को नए ईमेल फिर भी मिलते रहते हैं, भले ही वे इस काम में शामिल न हों)। इसके बजाय: एक व्यक्ति से पूछें कि क्या उनके पास समय है। यदि नहीं, तो किसी और से पूछें। प्रतिभागियों को न्यूनतम रखें, और सुनिश्चित करें कि पहले ईमेल में उनके पास प्रमुख जानकारी (अंतिम तिथियाँ, संक्षिप्त विवरण) हो। पूरी टीम के साथ अस्पष्ट होने के बजाय एक व्यक्ति को सही मात्रा में जानकारी दें।