3 ställen där du håller mikromöten utan att ens veta om det

Vad är mikromöten?

Möten får ofta dålig publicitet. De kan slösa bort pengar, hämma produktiviteten och, mer generellt sett, verkar medarbetarna inte gilla dem. Att skära ner på onödiga möten är ett lovvärt mål, men alltför ofta urartar vår motvilja mot att hålla möten till god, gammaldags undvikandeångest. Och den undvikandeångesten medför sina egna tids- och pengaslösande faror.

Ett typiskt exempel: mikromöten. Kort sagt använder jag begreppet mikromöten för att beskriva de virtuella utrymmen där vi diskuterar idéer eller löser problem – men där det digitala bruset gör dessa diskussioner mindre produktiva och mer tidskrävande än att helt enkelt ringa ett samtal eller ha ett möte ansikte mot ansikte. Här är till exempel tre situationer där du troligtvis håller mikromöten utan att ens veta om det, och hur du kan undvika dem.

Din Work Chat-app

Oavsett om ditt team använder Slack, Telegram eller GChat har de flesta organisationer en särskild chattjänst. Även om dessa forum kan vara ovärderliga för att få omedelbara svar på frågor som är lätta att lösa (eller för att höja teamets moral med roliga memes), finns det många diskussioner som helt enkelt inte hör hemma där. Så fort ett mer omfattande problem tas upp i chatten och alla berörda parter börjar lägga sig i, hamnar du i trubbel. Plötsligt fylls chattgränssnittet av motstridiga åsikter, och den där fruktade notisen ”Flera personer skriver just nu…” dyker upp. Grattis, nu befinner du dig i ett mikromöte.

Så här undviker du det: Håll dig till lättsam konversation och snabba frågor i appen. Felsökning och kreativ problemlösning bör ske i mötesrummet. Boka ett möte och utse en ansvarig person som ska lyssna på olika förslag och besluta hur man ska gå vidare.

Dokumentkommentarer

Programvara som Google Docs har gjort det enklare än någonsin att ge precis, rad-för-rad-feedback på företagets kommunikation. Anteckningar sparar ofta mycket tid, vilket gör att medarbetarna snabbt kan gå igenom och besvara frågor och kommentarer. Det finns tre huvudområden där vi ofta hamnar på fel spår: dåligt formulerad eller alltför vag feedback, öppna frågor och att identifiera för många intressenter. Det räcker med en enda anteckning som lyder ”Vad tycker vi om utformningen av den här texten? Öppna för förslag!” eller ”@George @Susan, kan någon av er ta en titt på det här?” för att sätta igång en hel dialog. Nu har den anteckningen fem kommentarer. Ta-da: ett mikromöte!

Så här undviker du: Se till att din feedback är så tydlig och konkret som möjligt, och ange vem som ansvarar för att följa upp den om det är oklart. Om kommentartråden blir längre än en eller två kommentarer, reda ut saken genom ett kort samtal.

E-postmeddelanden

Mikromöten via e-post är kanske svårast att upptäcka, eftersom det finns tillfällen då problem kan lösas och allmän feedback kan ges i en kort e-postkedja. Problem uppstår ofta när e-postmeddelanden skickas utan ett tydligt syfte och när de skickas till för många personer. Många av oss (särskilt inom innehållsmarknadsföring!) har öppnat e-postmeddelanden där man ber om feedback på ett dokument eller en presentation som är adresserad till hela vårt team. Vi ber om förtydliganden om uppdraget eller målgruppen. Vi får ett svar. Vi avsätter lite tid, ger vår feedback, bara för att en av våra andra teammedlemmar ska lägga in sin feedback två minuter senare. Vi är överens om många allmänna punkter, men i ett eller två fall har vi gett motstridiga råd. Detta måste då diskuteras och lösas. En timme senare börjar e-postens ämnesrad med ”RE: RE: RE: RE: FWD: RE:”. Du gissade rätt: ett mikromöte!

Så här undviker du: Vi tenderar att tro att dessa e-postkedjor tar mindre tid, eftersom den som har en ledig stund kan hoppa in, men för många inblandade gör dessa kedjor mer tidskrävande (för att inte tala om att alla i CC fortfarande får de nya e-postmeddelandena, även om de inte deltar i uppgiften). Istället: fråga en person om hen har tid. Om inte, fråga någon annan. Begränsa antalet deltagare till ett minimum och se till att de får all nödvändig information (deadlines, uppdragsbeskrivningar) redan i det första mejlet. Ge en person rätt mängd information istället för att vara vag gentemot hela teamet.