Jak zaplanować projekty grupowe bez niekończących się dyskusji

Kiedy myślę o projektach grupowych na studiach, to nie sama praca była najtrudniejsza. Najtrudniejsze było ustalenie harmonogramu. Próba pogodzenia pięciu kalendarzy przypominała układanie kostki Rubika… z zawiązanymi oczami.

Szczególnie zapadł mi w pamięć jeden projekt: więcej czasu spędziliśmy na czacie grupowym, debatując nad terminami spotkań, niż faktycznie omawiając samą prezentację. Wtedy zdałem sobie sprawę z jednej rzeczy — dobra organizacja nie była kwestią wyboru. Była podstawą skutecznej współpracy.

Oto, czego dowiedziałem się na temat upraszczania planowania spotkań grupowych, dzięki czemu możesz skupić się na projekcie, a nie na niekończącej się wymianie wiadomości.

1. Wyznacz ton od samego początku (nie czekaj, aż zapanuje chaos)

Gdy tylko grupa się utworzy, ktoś (może właśnie Ty?) powinien przejąć inicjatywę i ustalić termin pierwszego spotkania. Nie czekaj, aż zacznie się chaos — działaj z wyprzedzeniem.

Zacznij od napisania krótkiej wiadomości powitalnej na czacie grupowym. Następnie zaproponuj trzy lub cztery możliwe terminy spotkania w ciągu najbliższych kilku dni. Poinformuj grupę: „Ustalmy to do [data]”. I od razu udostępnij link do planowania (zaraz do tego wrócimy).

Wykazywanie inicjatywy nie oznacza, że jesteś apodyktyczny — dzięki temu projekt przebiega sprawniej dla wszystkich.

2. Wykorzystaj oprogramowanie do planowania, aby uniknąć spirali planowania

Jeśli kiedykolwiek zadałeś pytanie „Kiedy wszystkim pasuje?” i spotkałeś się z ciszą lub sprzecznymi odpowiedziami, to już wiesz, dlaczego Group Poll ma znaczenie.

Oto jak to robię:

Najpierw dodaję od czterech do sześciu realistycznych propozycji terminów do Group Poll za pomocą serwisu Doodle. Następnie udostępniam link na czacie grupowym. Każdy wybiera termin, który mu odpowiada, a Doodle automatycznie wybiera najlepszy termin.

Żadnych nieprzeczytanych wiadomości. Żadnych niejasnych odpowiedzi w stylu „może w czwartek?”. Tylko jasność i szybkość.

3. Nie zapraszaj zbyt wielu osób i nie komplikuj sprawy

Nie na każdym spotkaniu muszą być obecni wszyscy. Jeśli pierwsze spotkanie ma na celu jedynie nakreślenie pomysłów lub przydzielenie ról, czasami wystarczy dwie lub trzy osoby, aby wszystko ruszyło z miejsca.

Co mi pomogło: wyznaczanie na zmianę osób prowadzących poszczególne spotkania, dzielenie się na mniejsze pary robocze oraz ustalanie terminów asynchronicznych, dzięki czemu nie wszystko musi odbywać się na żywo.

Małe, ukierunkowane spotkania często przynoszą lepsze efekty niż rozmowy z udziałem całej grupy, które ciągną się w nieskończoność bez jasnego kierunku.

4. Spraw, by każde spotkanie miało znaczenie

Po ustaleniu terminu upewnij się, że wszyscy wiedzą, czemu ma służyć spotkanie. Zacząłem wysyłać krótkie porządki obrad przed każdą sesją i to naprawdę wiele zmieniło.

Typowy porządek obrad może obejmować: omówienie indywidualnych postępów, przegląd wspólnego dokumentu lub konspektu, ustalenie kolejnych kroków oraz wyznaczenie terminu przed kolejnym spotkaniem.

Dwie minuty przygotowań sprawiają, że całe spotkanie przebiega bardziej produktywnie — i pozwala szanować czas wszystkich uczestników.

5. Potwierdź, zapisz w kalendarzu, powtórz

Gdy grupa uzgodni termin, od razu wysyłam zaproszenie do kalendarza. Podaję w nim datę, godzinę (i dokładnie sprawdzam strefy czasowe), link do udostępnionego dokumentu, link do wideokonferencji oraz przypomnienie na 15 minut przed spotkaniem.

Dzięki temu spotkanie nabiera oficjalnego charakteru, a nie ma charakteru „nieoficjalnego”. Gdy termin jest wpisany w kalendarzu, ludzie chętniej się na nim pojawiają.

Planowanie nie musi być utrapieniem, które zniweczy Twój projekt. Dzięki odpowiednim narzędziom (i odrobinie inicjatywy) współpraca w grupie może faktycznie wydawać się… łatwa. A przynajmniej łatwiejsza niż kiedyś.

Masz własną sztuczkę, która pomaga Ci koordynować pracę w grupie? Podziel się nią z nami na LinkedIn — zawsze chętnie uczymy się od innych organizatorów.