Groepsbijeenkomsten leiden: een inleiding

Groepsvergaderingen zijn een essentieel onderdeel van elke groep, elk bedrijf of elke organisatie waar meer dan twee mensen bij betrokken zijn. Ervoor zorgen dat je team op één lijn zit, brainstormen over nieuwe ideeën en het versterken van de bedrijfspraktijken zijn slechts enkele redenen waarom vergaderingen zo’n belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering zijn. Laten we eens kijken hoe je vergaderingen voor groepen van elke omvang succesvol kunt leiden.

Zorg voor een perfect moment

Het afstemmen van een perfect tijdstip voor je vergadering is stap één op onze ‘Vergaderen voor beginners’-lijst, want door de deelnemers zelf een tijdstip te laten kiezen dat hen het beste uitkomt, zorg je ervoor dat je een productieve groepsvergadering hebt. Maak een poll om te bepalen op welk tijdstip je vergadering moet plaatsvinden. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat iemand er niet bij kan zijn omdat hij of zij de kinderen van school moet halen, of dat iemand anders al een andere afspraak heeft. Door de deelnemers aan de vergadering een keuze uit verschillende tijdstippen te geven, voelen ze zich ook gerespecteerd en hebben ze het gevoel dat ze zelf de touwtjes in handen hebben. Een beleefd en simpel gebaar, zoals een poll houden, kan enorm bijdragen aan het succes van je vergadering.

Even bij de deelnemers informeren

Als je je groepsbijeenkomst begint met een korte check-in, helpt dat je deelnemers om zich te ontspannen en zich te concentreren. Vraag gewoon even aan iedereen hoe het met ze gaat of of ze iets op hun hart hebben, voordat je aan de agenda van de vergadering begint. Door te beginnen met een ijsbreker breek je niet alleen het ijs, maar geef je je deelnemers ook het gevoel dat ze belangrijk zijn en dat er om hen wordt gegeven. Vergaderingen zijn het meest productief als iedereen zich gewaardeerd en nodig voelt.

Rollen toewijzen

Als je vergaderingen leidt, is het goed om deelnemers belangrijke taken te geven, zodat er een gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid ontstaat binnen de groep. Je kunt deelnemers bijvoorbeeld vragen om notulen te maken of de tijd in de gaten te houden. Een andere leuke taak voor deelnemers, die makkelijk is en geen druk legt, is hen vragen om een originele openings- of afsluitingszin voor je vergadering te bedenken. Wissel de rollen af bij terugkerende bijeenkomsten en laat anderen zo vaak mogelijk meedoen aan je bijeenkomst. Als je een groepsbijeenkomst organiseert, heb je immers de volledige betrokkenheid van de groep nodig om het einddoel te bereiken.

Luister actief

Tijdens een groepsbijeenkomst mag de begeleider nooit de enige zijn die de hele sessie door aan het woord is. Oefen actief luisteren met je deelnemers en neem hun woorden goed in je op. Geef, nadat je aandachtig hebt geluisterd, feedback en bevestiging aan de spreker en laat hem of haar weten dat je hebt begrepen wat hij of zij heeft gezegd, of vraag om verduidelijking als dat niet het geval is.

Als je een succesvolle vergadering wilt hebben, is luisteren een ontzettend belangrijke stap op onze lijst met vergaderbasiskennis. Als je deelnemers het gevoel hebben dat er niet naar hen wordt geluisterd, zullen ze hoogstwaarschijnlijk afdwalen en hun interesse verliezen – wat voor iedereen een onproductieve tijd oplevert. Groepsbijeenkomsten moeten geen eenzijdige monologen zijn, maar leerzame ervaringen waarbij er volop gelegenheid is om verschillende meningen te uiten.

Om de beurt

In het verlengde van punt vier: als je een vergadering leidt, is het ook belangrijk om de deelnemers om de beurt aan het woord te laten. Als er meerdere deelnemers tegelijk willen spreken, noteer dan snel hun namen en laat iedereen om de beurt aan het woord komen. Als je een virtuele vergadering organiseert, hebben de meeste platforms een ‘hand opsteken’-functie. Door deelnemers aan te moedigen deze functie te gebruiken, krijg je snel een overzicht van de namen van iedereen die het woord wil nemen.

Beperk je zoekopdracht

Tijdens natuurlijke menselijke interacties hebben we de neiging om tijdens een gesprek moeiteloos van het ene onderwerp naar het andere af te dwalen. Hoewel dat prima is tijdens een brunch of als je met vrienden bent, werkt het tijdens een groepsvergadering juist helemaal niet.

Voorkom wachttijd door de onderwerpen van je vergadering kort en bondig te houden. Maak meteen aan het begin van je vergadering duidelijk wat de onderwerpen zijn en geef aan wanneer je van het ene punt naar het volgende gaat. Je kunt je vergadering voor iedereen toegankelijk maken door een poll maken en de deelnemers vragen om aan te geven welke onderwerpen volgens hen besproken zouden moeten worden.

Plan vooruit

In het verlengde van punt zes is het echt een aanrader om voorafgaand aan je groepsbijeenkomst een schriftelijke agenda te hebben. Zelfs als je een uitstekend geheugen hebt en denkt dat je geen papieren agenda nodig hebt, raden we je toch aan er een te maken. Een agenda zorgt ervoor dat je tijdens je groepsbijeenkomst gefocust blijft.

Een papieren of digitale agenda is ook een geweldig hulpmiddel om uit te delen aan alle deelnemers aan je vergadering. Zo is iedereen van tevoren op de hoogte van alle agendapunten en kan iedereen zijn of haar inbreng alvast voorbereiden.

Pauze

Neem even pauze en geef jezelf en de deelnemers aan de vergadering de kans om na te denken over alles wat er net is besproken. Tijdens groepsvergaderingen komt er heel veel informatie op je af. Geef je hersenen even de tijd om alles wat ze net hebben opgenomen te verwerken en te begrijpen.

Moedig je deelnemers na een moment van stilte aan om hun gedachten op te schrijven, eventuele zorgen te benoemen of vragen te stellen. Deze eenvoudige oefening helpt zowel jou als de deelnemers om alle onderwerpen, en ook de algemene reden voor de bijeenkomst zelf, goed te verwerken.

Stimuleer deelname

Ook al zijn sommige groepsleden misschien wat minder uitgesproken dan anderen, hun mening is net zo belangrijk. Als begeleider moet je alle deelnemers aan de bijeenkomst aanmoedigen om mee te doen. Creëer een veilige sfeer en help mensen uit hun schulp te kruipen door vragen te stellen die geen druk opleggen, zoals: “Wat vind jij ervan?” of “Heb je nog andere ideeën?”

De deelnemers aan een groepsbijeenkomst in kleine groepjes verdelen is een andere manier om verlegen teamleden aan te moedigen om mee te doen. In een kleinere groep kunnen ze zich misschien wat meer op hun gemak voelen. Nadat je iedereen in kleine groepjes hebt verdeeld, breng je iedereen weer bij elkaar in de grote groep en vraag je een teamleider om de belangrijkste punten uit de gesprekken te delen. Zo komen ook je meer terughoudende teamleden aan het woord, zonder dat ze de stress hebben om daadwerkelijk voor een grote groep te moeten spreken.

Conclusie

We hopen dat onze 101 tips voor vergaderingen je zullen helpen om je groepsbijeenkomst succesvol te leiden. Neem eens een kijkje op onze site om meer te weten te komen over het maken van enquêtes voor al je vergaderingen. Proost op productiviteit, het behalen van doelen en nieuwe, briljante ideeën!