Acht stappen naar een vreselijke vergadering

Er zijn middelmatige vergaderingen en er zijn vreselijke vergaderingen, van het soort waarbij je je afvraagt hoe de leidinggevenden erin geslaagd zijn om zo’n vergadering te organiseren dat Slecht. Nou, je hoeft je dat niet meer af te vragen – hier is, in acht simpele stappen*, het waterdichte recept van Doodle voor een echt vreselijke vergadering.

#1 Als je twijfelt, roep dan een vergadering bijeen

Je kunt geen vreselijke vergadering houden zonder een vergadering te houden. En de allerergste vergaderingen zijn diegene die waarschijnlijk überhaupt nooit een vergadering hadden moeten zijn. Dus ga maar aan de slag met plannen! Heb je een simpele vraag die je snel in een chatgesprek zou kunnen oplossen? Roep een vergadering bijeen! Heb je een mededeling die je makkelijk via e-mail zou kunnen versturen? Roep een vergadering bijeen! Idealiter roep je een vergadering bijeen waarna alle deelnemers zich afvragen: ‘Hé, waarom was dit eigenlijk een vergadering?’. En nu we het toch over deelnemers hebben…

#2 Hoe meer zielen, hoe meer vreugd

Dat geldt voor feestjes, meezingavonden, Twister-spelletjes – en het geldt zeker voor vreselijke vergaderingen! Als de helft van de mensen die je hebt uitgenodigd niet weet waar de vergadering over gaat en de andere helft het niets kan schelen, zit je op de goede weg. Natuurlijk moet je zou kunnen Nodig gewoon een paar geselecteerde belanghebbenden uit en vraag ze om relevante resultaten van de vergadering door te geven aan hun teams… maar wat is daar nou leuk aan?

#3 Technische problemen zijn onvermijdelijk

Oké, misschien Je zou dit kunnen voorkomen door vijf minuten voor aanvang van de vergadering de tijd te nemen om al je apparatuur klaar te zetten. Maar waarom zou je de deelnemers de ervaring ontnemen om te zien hoe je wezenloos naar een hoop kabels staart en zachtjes vloekt, totdat iemand van IT je te hulp schiet en de projector aansluit? Dit is precies waar vreselijke vergaderingen van gemaakt zijn!

#4 Verrassende onderwerpen

Zorg voor een verrassingselement door de agenda van de vergadering niet van tevoren rond te sturen, zodat de deelnemers spontaan hun gespreksonderwerpen moeten bedenken. Met deze ene slimme zet verandert je vreselijke vergadering in een (nog vreselijker) live improvisatievoorstelling!

#5 Agenda’s zijn sowieso altijd aan verandering onderhevig

Zodra je iedereen met je verrassingsagenda hebt overvallen, wil je je er juist niet aan houden. Omleidingen en afleidingen zijn geweldig – zijsprongen zijn er om gevolgd te worden. Na zo’n vijftien minuten off-topic discussie merk je misschien dat deelnemers beginnen te mompelen en onrustig worden – een duidelijk teken dat je inderdaad een echt vreselijke vergadering aan het neerzetten bent.

#6 Iedereen heeft een hekel aan tijdslimieten

Tenminste, iedereen die geen ander werk te doen heeft, geen andere vergaderingen op de agenda heeft staan of geen huis heeft om naar toe te gaan… dat is toch iedereen op je werk, toch?

#7 Maar vergeet niet om dingen kort af te snijden

Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat de vergadering flink uitloopt (als je ons eerdere advies hebt genegeerd en een tijdslimiet hebt ingesteld), maar dan wel abrupt wordt afgerond. Echt heel abrupt. Zodat er geen tijd is om beslissingen te nemen of verdere stappen te bespreken. En, in het ongelukkige geval dat je doe Als je wat vooruitgang wilt boeken, is het belangrijk dat je er niet op terugkomt. Anders kom je nooit bij de laatste, en allerbelangrijkste stap in dit hele proces…

#8 Roep nog een vergadering bijeen!

Als je stap 1 tot en met 7 goed hebt gevolgd, is de reden waarom je die vreselijke vergadering überhaupt hebt belegd nog steeds niet aangepakt. En dat kan maar één ding betekenen: het is tijd om weer een vreselijke vergadering te beleggen!

Extra punten

Als je je vreselijke vergaderingen naar een hoger niveau wilt tillen, heb ik een idee: in plaats van een Doodle-uitnodiging te sturen, kun je eens een ouderwetse e-mailthread proberen. Zorg ervoor dat je iedereen in cc zet, zodat ze allemaal betrokken zijn bij het proces van 73 e-mails waarin uiteindelijk wordt besloten dat dinsdag om 14.00 uur het beste tijdstip is om af te spreken. Vergeet niet om iedereen weer in cc te zetten als je je realiseert dat je dan eigenlijk een lunchafspraak hebt en je een nieuwe datum moet prikken. Herhaal dit zo vaak als nodig is.

* Volg deze stappen op eigen risico. Of nog beter: volg ze helemaal niet! Voor advies over hoe je het moet vasthouden vergaderingen die echt werken, bekijk dan eens een paar van onze andere artikelen.