Moeten we hierover vergaderen? Een checklist om onnodige vergaderingen te voorkomen

Weet je nog wanneer je voor het laatst bij een echt geweldige vergadering was? Zo eentje waarbij het team vol energie zat, belangrijke informatie werd gedeeld en cruciale beslissingen werden genomen? Waarschijnlijk herinner je je juist de vreselijke vergaderingen: die waar je eigenlijk niet bij hoefde te zijn, waar iedereen met zijn gedachten ergens anders was, of waar die ene collega (je weet wel wie ik bedoel) maar vragen bleef stellen, lang nadat de rest al klaar was om te gaan. Natuurlijk, soms is een vergadering precies wat je nodig hebt: een kans om iedereen bij elkaar te brengen en de magie te laten gebeuren. Maar soms is een goed geformuleerde e-mail of een groepschat misschien al genoeg. Dus voordat je de vergaderzaal boekt, bekijk dan even onze checklist en vraag jezelf af: heb je die vergadering echt nodig?

Heb ik een verborgen agenda?

Voordat je al je collega’s vraagt om even te stoppen met wat ze aan het doen zijn, moet je eerst zeker weten waarom je een vergadering nodig hebt. Heb je een duidelijke agenda met punten die je aan de orde wilt stellen of wilt bespreken? Zo niet, neem dan even de tijd om strategisch na te denken over wat je met je vergadering wilt bereiken. Stel vervolgens een concrete agenda op met de punten die je wilt behandelen. Zo kun je die van tevoren met het team delen, zodat ze goed voorbereid komen en je ervoor kunt zorgen dat niemand je vergadering ontspoort met andere zaken.

Is dit op dit moment de belangrijkste baan?

Onze grote Verslag over de stand van zaken rond de vergaderingen wijst erop dat vergaderingen ten koste gaan van de productiviteit, omdat er tijd aan wordt besteed die je niet aan andere taken kunt besteden. Voordat je mensen van hun werk weghaalt, moet je er zeker van zijn dat je vergadering een strategische waarde heeft voor je bedrijf. Vraag jezelf ook af of dit echt het belangrijkste werk is dat mensen op dit moment moeten doen. Zijn er conflicterende deadlines of is er haast bij? Zou het beter zijn om een dag of twee te wachten, zodat mensen hun huidige taken kunnen afronden? Een goede manier om te checken of een vergadering echt cruciaal is, is jezelf af te vragen: “Wat zou er gebeuren als we het niet zouden doen?”

Heb ik alle informatie die ik nodig heb?

Vraag jezelf af wat je nodig hebt om vooruitgang te boeken. Er is niets erger dan een kwestie aan de orde stellen, om vervolgens te beseffen dat je niet genoeg informatie hebt om een beslissing te nemen. Neem even de tijd om de cruciale stukjes van de puzzel bij elkaar te zoeken, voordat je er zelfs maar aan denkt om tijd bij anderen te reserveren.

Is dit informatie die je echt moet weten?

Vraag jezelf af wie het echt moet weten. Is dit iets voor het hele kantoor, of is het alleen relevant voor een paar mensen? Soms kan het effectiever zijn om even bij de juiste mensen langs te lopen voor een kort, persoonlijk gesprekje. Als het is als het om een grotere groep gaat, kijk dan of alle teamleden aanwezig kunnen zijn. Als je voor sommige mensen toch al een samenvatting gaat maken, kun je de vergadering misschien overslaan en gewoon een samenvatting van de kwestie naar iedereen sturen. Neem tot slot even de tijd om de agenda’s van mensen bekijken, zodat je zeker weet dat de mensen met de belangrijke informatie of de beslissingsbevoegdheid beschikbaar zijn.

Welke andere kanalen zou ik nog kunnen gebruiken?

We hebben tegenwoordig meer communicatiemiddelen op de werkvloer tot onze beschikking dan ooit tevoren. Dit kunnen heel efficiënte manieren zijn om mensen op de hoogte te houden of tot een consensus te komen. Heb je feedback nodig op een idee? Via e-mail kunnen mensen meer tijd nemen om een presentatie door te lezen en weloverwogen feedback te geven. Als extra voordeel vermijd je het risico op groepsdenken en kunnen mensen discreet hun mening geven. Wil je een beslissing? Gebruik dan een tool als Slack om een discussiethread te starten of vraag mensen om te stemmen op verschillende opties. Als extra voordeel hoef je geen notulen bij te houden – alles staat al op schrift, netjes opgeslagen in de thread. Heb je updates nodig? Gebruik projectmanagementborden zoals Trello, waar mensen regelmatig updates over projecten kunnen toevoegen zodat het hele team ze kan zien. Als extraatje kun je de borden ook gebruiken om taken te delegeren of de voortgang bij te houden.

Is het urgent?

Er is niets erger dan een spoedmail versturen en vervolgens geen reactie krijgen. Groepschats kunnen een goede optie zijn om snel feedback te krijgen, maar in dit geval is een vergadering misschien wel de snelste manier om meteen antwoord te krijgen.

Wrike heeft een handige infographic gemaakt om je te helpen beslissen of een vergadering echt nodig is. Want soms is dat natuurlijk wel zo. Dus als je onze checklist doorneemt en besluit dat je echt iedereen bij elkaar moet krijgen, zorg er dan voor dat het de best mogelijke vergadering wordt. Eentje met een duidelijke agenda, waarbij alle benodigde voorbereidingen zijn getroffen en de juiste mensen aanwezig zijn. En vraag jezelf dan nog één keer af: ben je tuurlijk Kon je dit niet gewoon even mailen?