Hoe je VIP-ondersteuningssessies en workshops organiseert

Supportteams hebben het druk en moeten elke dag verzoeken van veel klanten in balans houden. Maar VIP-klanten verdienen meer dan alleen snelle reacties; ze verwachten persoonlijke aandacht, respect voor hun tijd en een makkelijke manier om support af te spreken die past bij hun drukke agenda’s. Of het nu gaat om een één-op-één-sessie voor een urgent probleem of een workshop in kleine groepen om de productkennis te verdiepen: de manier waarop je de planning aanpakt, kan het verschil maken tussen een frustrerende ervaring en een soepele ervaring.

Goede VIP-ondersteuning draait niet alleen om snelheid, maar ook om het gevoel geven dat ze gewaardeerd worden en ervoor zorgen dat je team alles soepel kan afhandelen. Hier lees je hoe je VIP-ondersteuningsafspraken zo kunt regelen dat het moeiteloos aanvoelt – zowel voor jou als voor je klanten.

VIP-ondersteuning vraagt om meer dan alleen snelle reacties

Als iemand een topklant is, betaalt hij waarschijnlijk meer, maakt hij intensief gebruik van je product of beïnvloedt hij anderen in zijn netwerk. Dus als hij hulp nodig heeft, wil je geen vertragingen of misverstanden. Maar boekingen handmatig afhandelen? Dat is niet efficiënt. Het is riskant, het kost veel tijd en het legt druk op je team. Bovendien is het gewoon niet de ervaring die VIP’s verwachten.

Wat het plannen van VIP-sessies zo lastig maakt

Traditionele planning betekent achter e-mails aanjagen, berichten sturen op Slack, heen en weer schakelen tussen agenda’s en hopen dat er niks door de mazen van het net glipt. En als je team met meerdere VIP’s tegelijk moet jongleren? Dan wordt het een rommeltje. Je kunt makkelijk dubbele afspraken maken, de verkeerde tijd voorstellen of vergeten wie wat nodig heeft.

Gebruik een Boekingspagina voor 1-op-1-begeleidingssessies

Als een VIP persoonlijke begeleiding nodig heeft, is de makkelijkste manier om een Boekingspagina. Je kiest de tijden die je wilt aanbieden, stuurt ze een link en zij boeken een tijdstip dat hen uitkomt. Geen e-mails. Geen herinneringen. Geen heen-en-weer-gepraat.

Voorbeeld:

Een klant heeft moeite met het instellen. Je stuurt hem je Boekingspagina. Hij kiest een tijdstip dat in zijn agenda past. Jullie krijgen allebei een agenda-uitnodiging en je bent er helemaal klaar voor.

Gebruik een Inschrijflijst voor VIP-workshops

Organiseer je een groepstraining of webinar voor je VIP’s? A Inschrijflijst past beter. Je bepaalt zelf hoeveel plaatsen er beschikbaar zijn, stelt de tijd in en deelt de link. Zodra de plaatsen vol zijn, sluit de inschrijving automatisch. Geen spreadsheets. Geen last-minute e-mails met de vraag: “Kan ik er nog bij?”

Voorbeeld:

Je organiseert een workshop met als thema ‘Geavanceerde functies voor ervaren gebruikers’. Je maakt een Inschrijflijst aan met 10 plaatsen. VIP’s kunnen hun plekje reserveren en jij hoeft de aanmeldingen niet handmatig bij te houden.

Vergelijk de boekingspagina met de inschrijflijst

Zorg voor een goede voorbereiding en follow-up voor VIP-succes

Het plannen is nog maar het begin. Als je wilt dat je VIP-sessies echt effect hebben, moet je er voor, tijdens en na het gesprek bewust mee omgaan.

Voorbeeld:

Nadat je een klant hebt geholpen met een geavanceerde installatie, stuur je hem of haar een follow-up-mail met belangrijke links, een samenvatting van de sessie en een tevredenheidsenquête met één vraag. Een week later reageert de klant met de vraag of hij of zij mee mag doen aan je volgende workshop, omdat hij of zij de ervaring echt nuttig vond.

Maak het jezelf makkelijk met Doodle

Of je nu praktische hulp biedt of een workshop organiseert voor een groep VIP’s, het plannen mag je niet in de weg staan. Met Doodle kun je Boekingspagina's en Inschrijflijsten in een paar minuten – zodat jij alles op orde houdt en je klanten zich gewaardeerd voelen. Stel het één keer in. Deel je link. Laat je VIP’s zonder gedoe een afspraak boeken.

Probeer Doodle vandaag nog en maak VIP-ondersteuning voor iedereen makkelijker.