वीआईपी सहायता सत्रों और कार्यशालाओं का प्रबंधन कैसे करें

समर्थन टीमें बहुत कुछ संभालती हैं, हर दिन कई ग्राहकों के अनुरोधों को संतुलित करती हैं। लेकिन वीआईपी ग्राहक सिर्फ त्वरित प्रतिक्रियाओं से अधिक के हकदार हैं; वे व्यक्तिगत ध्यान, उनके समय का सम्मान, और अपने व्यस्त कार्यक्रम के अनुरूप सहायता बुक करने का आसान तरीका चाहते हैं। चाहे वह किसी तात्कालिक समस्या के लिए एक-एक सहायता सत्र हो या उत्पाद ज्ञान को गहरा करने के लिए एक छोटे समूह की कार्यशाला, शेड्यूलिंग को संभालने का तरीका एक निराशाजनक अनुभव और एक सहज अनुभव के बीच का अंतर तय कर सकता है।

VIP सहायता को सही तरीके से प्रदान करना सिर्फ गति की बात नहीं है, बल्कि यह उन्हें महत्वपूर्ण महसूस कराने और यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि आपकी टीम बिना किसी अव्यवस्था के सेवा दे सके। यहाँ बताया गया है कि आप VIP सहायता बुकिंग्स को इस तरह कैसे प्रबंधित कर सकते हैं कि यह आपके और आपके ग्राहकों दोनों के लिए सहज लगे।

वीआईपी सहायता के लिए सिर्फ तेज़ प्रतिक्रियाएँ ही पर्याप्त नहीं हैं।

अगर कोई शीर्ष-स्तरीय ग्राहक है, तो वह शायद अधिक भुगतान करता है, आपके उत्पाद का भारी उपयोग करता है, या अपने नेटवर्क में दूसरों को प्रभावित करता है। इसलिए जब उन्हें मदद की ज़रूरत होती है, तो आप देरी या गलत संचार नहीं चाहते। लेकिन बुकिंग्स को मैन्युअल रूप से संभालना? यह कुशल नहीं है। यह जोखिम भरा है, समय-साध्य है, और यह आपकी टीम पर दबाव डालता है। साथ ही, यह वह अनुभव नहीं है जिसकी वीआईपी उम्मीद करते हैं।

वीआईपी सत्रों का समय तय करना क्या कठिन बनाता है

पारंपरिक शेड्यूलिंग का मतलब होता है ईमेल का पीछा करना, Slack पर पिंग करना, कैलेंडर बदलना, और उम्मीद करना कि कुछ भी छूट न जाए। और जब आपकी टीम एक साथ कई वीआईपी्स को संभाल रही हो? चीजें और भी उलझ जाती हैं। डबल-बुकिंग करना, गलत समय बता देना, या यह भूल जाना कि किसे क्या चाहिए, बहुत आसान हो जाता है।

1:1 सहायता सत्रों के लिए बुकिंग पेज का उपयोग करें

जब किसी वीआईपी को व्यक्तिगत सहायता की आवश्यकता होती है, तो इसका सबसे सरल तरीका एक का उपयोग करना है। बुकिंग पेजआप वे समय चुनते हैं जो आप उपलब्ध कराना चाहते हैं, उन्हें एक लिंक भेजते हैं, और वे अपने लिए उपयुक्त स्लॉट बुक कर लेते हैं। कोई ईमेल नहीं। कोई रिमाइंडर नहीं। कोई आदान-प्रदान नहीं।

उदाहरण:

एक ग्राहक को सेटअप में समस्या आ रही है। आप उन्हें अपना बुकिंग पेज भेजते हैं। वे अपनी सुविधा के अनुसार एक समय चुनते हैं। आप दोनों को एक कैलेंडर निमंत्रण मिलता है, और आप शुरू करने के लिए तैयार हैं।

वीआईपी कार्यशालाओं के लिए साइन-अप शीट का उपयोग करें

क्या आप अपने वीआईपी के लिए समूह प्रशिक्षण या वेबिनार आयोजित कर रहे हैं? एक पंजीकरण पत्रक यह बेहतर विकल्प है। आप तय करें कि कितनी सीटें उपलब्ध हैं, समय निर्धारित करें और लिंक साझा करें। एक बार सीटें भर जाने पर यह स्वचालित रूप से बंद हो जाता है। कोई स्प्रेडशीट नहीं। कोई आखिरी समय में "क्या मैं अभी भी शामिल हो सकता हूँ?" ईमेल नहीं।

उदाहरण:

आप "उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए पावर फीचर्स" कार्यशाला चला रहे हैं। आप 10 सीटों के लिए एक साइन-अप शीट बनाते हैं। वीआईपी अपनी सीटें बुक कर लेते हैं, और आपको RSVP को मैन्युअल रूप से प्रबंधित नहीं करना पड़ता।

बुकिंग पेज बनाम साइन-अप शीट की तुलना करें

वीआईपी सफलता के लिए तैयारी करें और अनुवर्ती कार्रवाई करें।

समय-निर्धारण तो बस शुरुआत है। यदि आप चाहते हैं कि आपके वीआईपी सत्र वास्तव में प्रभाव डालें, तो कॉल से पहले, दौरान और बाद में जानबूझकर तैयारी करें।

उदाहरण:

उन्नत सेटअप में ग्राहक की मदद करने के बाद, आप उन्हें प्रमुख लिंक, सत्र का सारांश और एक प्रश्न वाला संतुष्टि सर्वेक्षण सहित एक फॉलो-अप ईमेल भेजते हैं। एक सप्ताह बाद, वे जवाब देते हैं कि वे आपकी अगली कार्यशाला में शामिल होना चाहते हैं, क्योंकि उन्हें यह अनुभव वास्तव में मददगार लगा।

Doodle के साथ आसान बनाएं

चाहे आप व्यावहारिक सहायता प्रदान कर रहे हों या वीआईपी समूह के लिए कार्यशाला आयोजित कर रहे हों, शेड्यूलिंग आपको धीमा नहीं होने देगी। Doodle के साथ, आप बना सकते हैं बुकिंग पेज और साइन-अप शीट्स कुछ ही मिनटों में—ताकि आप व्यवस्थित रहें और आपके ग्राहक मूल्यवान महसूस करें। एक बार सेटअप करें। अपना लिंक साझा करें। अपने वीआईपी को बिना किसी झंझट के समय बुक करने दें।

आज ही Doodle आज़माएँ और सभी के लिए VIP सहायता को आसान बनाएँ।