Hoe SRG Inc. elke maand 40 uur bespaart op wereldwijd plannen met Doodle

Doodle is de planningssoftware die perfect is ontworpen voor de complexe behoeften van de moderne non-profit of ngo. We weten dat er veel vergaderingen nodig zijn om projecten vooruit te helpen, en dat het ingewikkeld wordt als die vergaderingen plaatsvinden met mensen op tal van locaties.

We spraken met Travis van SRG Inc, een organisatie die liefdadigheidsprojecten opzet in ontwikkelingslanden, over hoe SRG het plannen van vergaderingen radicaal heeft gestroomlijnd dankzij Doodle.

Een remote team met wereldwijd bereik

SRG werkt met een breed scala aan medewerkers, veldconsultants, subsidieontvangers en belanghebbenden in verschillende landen en tijdzones. Voordat ze overstapten op Doodle ging er veel kostbare tijd verloren aan het organiseren van vergaderingen via e-mail of telefoon.

Het duurde niet alleen gemiddeld een week om een tijdstip vast te leggen, Travis vertelde ons dat vaak gold: ‘tegen de tijd dat je van iedereen antwoord had, waren alle data die we hadden voorgesteld al verstreken en konden we weer opnieuw beginnen.’

"Ik kom dus uit op een tijdsbesparing van waarschijnlijk 30 tot 40 uur. En dat is alleen nog maar voor mij!"

Projecten vooruithelpen

SRG is een volledig virtueel bedrijf. Alle strategie en besluitvorming verloopt via grote conference calls. Travis zag meteen resultaat toen hij Doodle ging gebruiken om die calls in te plannen: ‘Ik kon die planning in ongeveer 15 minuten in elkaar zetten, terwijl ik daar normaal 2 tot 3 uur over zou doen.

En dat is dan één groep calls. Daar heb je er in de loop van een jaar waarschijnlijk tien tot vijftien van.’ Inmiddels worden alle virtuele vergaderingen en conference calls van SRG georganiseerd met behulp van Doodle en Doodle 1:1.

Snel te implementeren

Gebruikers toevoegen aan een Doodle Premium-account is zo gebeurd, en zodra ze zijn ingesteld kunnen ze meteen aan de slag dankzij de heldere, gebruiksvriendelijke interface van Doodle. De consultants van SRG gebruikten Doodle al snel in het veld én intern.

Travis zegt: ‘Ze moeten uitzoeken hoe ze binnen 7 dagen afspraken inplannen met 20 partners. En toen heb ik gezegd: jongens, Doodle is de perfecte oplossing. Stuur het gewoon naar iedereen, stuur het naar al je partners, verzamel hun beschikbaarheid en bouw daar je planning omheen.’

Toepassingen: Teamvergaderingen, wereldwijd plannen, externe belanghebbenden, 1:1-afspraken