L'inventore del telefono, Alexander Graham Bell, disse una volta: "Prima di ogni altra cosa, la preparazione è la chiave del successo ". Quando si tratta di capire cosa si vuole raggiungere in una riunione, questo non potrebbe essere più vero.

La preparazione di una riunione è una delle componenti chiave del suo successo. Secondo Inc, le riunioni inefficaci costano alle aziende americane circa 283 miliardi di dollari all'anno. Come potete quindi assicurarvi di fissare obiettivi di riunione per le vostre riunioni per aiutare il vostro team a soddisfare le vostre aspettative? Vediamo alcuni passi da compiere per raggiungere il successo.

Perché vi incontrate?

L'identificazione dello scopo della riunione è fondamentale per stabilire obiettivi e aspettative chiari. Dopo tutto, come si può pensare di raggiungere un risultato specifico se non si sa quale sia?

In qualità di business leader, è probabile che abbiate molto da fare. Se non vi incontrate con gli stakeholder, cercate di rimanere in cima alle decisioni importanti. Il vostro tempo è prezioso, quindi è importante assicurarsi che ogni riunione abbia uno scopo. Dovete seguire una regola importante: non perdete tempo a incontrare le persone quando la conversazione può essere fatta via e-mail.

Prima di iniziare a invitare le persone alla riunione, prendetevi qualche minuto per pensare al problema o alla questione che dovete affrontare. Cosa sperate di ottenere con questa riunione? Dovete prendere una decisione? Risolvere un problema? Brainstorming di nuove idee?

Una volta che è chiaro nella vostra mente qual è lo scopo della riunione, dovete renderlo evidente a tutti i partecipanti. Questo non solo aiuta a stabilire il tono della riunione, ma assicura anche che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e possano arrivare preparati con idee e soluzioni da apportare.

In questo modo potrete assicurarvi che il vostro team sappia cosa ci si aspetta da loro e porrete le basi per una riunione di successo. In questo modo non solo si risparmierà tempo e si aumenterà l'efficienza, ma si contribuirà anche a garantire che si stiano facendo progressi verso gli obiettivi aziendali.

Chi deve essere presente?

Questo aspetto è più cruciale per il successo della riunione di quanto si pensi, soprattutto quando si tratta di programmazione delle riunioni di gruppo. Se ci sono le persone sbagliate, la riunione può portare a molte conversazioni secondarie ed è molto più probabile che si vada fuori tema. Tutto questo è tempo sprecato che può facilmente portare a una nuova riunione e allontanare ulteriormente gli obiettivi che si vogliono raggiungere.

In qualità di azienda leader o imprenditore, è importante considerare attentamente di chi avete bisogno per affrontare efficacemente il problema in questione. Tra questi potrebbero esserci le parti interessate, i responsabili delle decisioni e i membri del team che possiedono le competenze o l'esperienza necessarie.

È anche importante considerare la dimensione della riunione. Se le persone presenti sono molte, può essere più difficile avere una discussione produttiva e raggiungere una decisione. Troppi cuochi rovinano il brodo, come si dice. D'altra parte, se non si invitano le persone giuste, si può verificare una mancanza di partecipazione o di opportunità di contributo. Riflettete bene prima, fate un elenco o parlate con altri manager per definire chi deve partecipare.

Una volta stabilito chi invitare, la sfida sarà trovare l'orario. Uno strumento di pianificazione come Doodle può aiutarvi a trovare rapidamente un orario senza dovervi perdere in un tira e molla di e-mail. Potete fare un sondaggio e iniziare a ricevere conferme in pochi minuti.

Creare un'agenda

Molti se ne dimenticano, ma un ordine del giorno è uno dei modi più semplici ed efficaci per stabilire obiettivi e aspettative chiare. Non solo aiuta a mantenere la rotta e a non allontanarsi dal tempo o dalla discussione assegnati, ma aiuta anche i partecipanti a venire preparati con le loro idee e soluzioni.

Per i CEO e dirigenti, è importante prendersi qualche minuto per delineare gli argomenti che si desidera vengano discussi durante la riunione, nonché il tempo assegnato per ciascuno di essi. Questo può aiutare a garantire che tutti gli argomenti vengano trattati e che la riunione rimanga focalizzata.

È anche una buona idea identificare chi sarà responsabile della conduzione di ogni discussione. Potreste essere voi o qualcuno del vostro team con una maggiore conoscenza di quell'area. Questo vi aiuterà a trarre risultati tangibili dalla riunione.

Non dimenticatevi di fare un follow-up

L'incontro non ha molto senso se non si ottiene qualcosa. Ecco perché il follow-up è importante. È il modo migliore per assicurarsi che i passi successivi o i punti d'azione concordati durante la riunione vengano eseguiti. Con Doodle è facile trovare l'orario della riunione per farlo.

In primo luogo, è importante rivedere i progressi compiuti verso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti nella riunione. Questo potrebbe includere il controllo dello stato di avanzamento di qualsiasi azione assegnata o la revisione dei progressi compiuti verso la soluzione di un problema specifico. In questo modo, sarete in grado di assicurarvi che tutto sia in regola e di intervenire nel caso in cui la situazione inizi ad andare fuori controllo. Individuare tempestivamente le situazioni problematiche è fondamentale per ridurre i potenziali disastri.

I Follow-up efficaci aiutano anche a promuovere il senso di responsabilità del team e a garantire che i compiti vengano portati a termine in modo tempestivo. È buona norma stabilire un sistema di follow-up, ad esempio inviando a tutti i partecipanti un riepilogo della riunione con i punti d'azione. Un processo regolare di 1:1 è anche un buon modo per assicurarsi di essere aggiornati su tutto ciò che accade nell'azienda.

Il successo delle riunioni è molto più facile se si pianifica in anticipo, se si utilizza un programmatore di riunioni online e se si hanno chiari gli obiettivi e le aspettative. Capite il motivo della riunione, chi deve essere presente, create un ordine del giorno strutturato e, soprattutto, non dimenticate di dare un seguito. Applicate questi passaggi ogni volta che dovete tenere una riunione e la produttività aumenterà di sicuro.