Come stabilire obiettivi e aspettative chiare per le riunioni

L'inventore del telefono, Alexander Graham Bell, una volta disse: "Prima di ogni altra cosa, la preparazione è la chiave del successo". Quando si tratta di capire cosa si vuole in una riunione, questo non potrebbe essere più vero questo non potrebbe essere più vero.

La preparazione di una riunione è una delle componenti chiave del suo successo. Secondo Inc le riunioni inefficaci costano alle aziende americane circa 283 miliardi di dollari all'anno. Come potete quindi assicurarvi di fissare obiettivi per le riunioni per le vostre riunioni per aiutare il vostro team a soddisfare le vostre aspettative? Vediamo alcuni passi da compiere per raggiungere il successo.

Perché vi riunite?

Identificare lo scopo della riunione è fondamentale per stabilire obiettivi e aspettative chiari. Dopo tutto, come si può pensare di raggiungere un risultato specifico se non si sa quale sia?

Come leader aziendale è probabile che abbiate molte cose da fare. Se non vi incontrate con gli stakeholder, state cercando di tenere sotto controllo le decisioni importanti. Il vostro tempo è prezioso, quindi è importante assicurarsi che ogni riunione abbia uno scopo. Dovete seguire una regola importante: non perdete tempo a incontrare le persone quando la conversazione può essere fatta via e-mail.

Prima ancora di iniziare invitare le persone alla riunione prendetevi qualche minuto per pensare al problema o alla questione che dovete affrontare. Cosa sperate di ottenere con questa riunione? Dovete prendere una decisione? Risolvere un problema? Brainstorming di nuove idee?

Una volta che è chiaro nella vostra mente quale sia lo scopo della riunione scopo della riunione scopo della riunione, è necessario renderlo chiaro a tutti i partecipanti. Questo non solo aiuta a stabilire il tono della riunione, ma assicura anche che tutti siano sulla stessa pagina e possano arrivare preparati con idee e soluzioni da apportare.

In questo modo potete assicurarvi che il vostro team sappia cosa ci si aspetta da loro e porre le basi per una riunione di successo. In questo modo non solo si risparmierà tempo e si aumenterà l'efficienza, ma si contribuirà anche a garantire che si stiano facendo progressi verso gli obiettivi aziendali.

Chi deve essere presente?

Questo aspetto è più cruciale per il successo della riunione di quanto si pensi, soprattutto quando si tratta di programmazione delle riunioni di gruppo. Se ci sono le persone sbagliate, possono nascere molte conversazioni secondarie ed è molto più probabile che si vada fuori tema. Tutto questo è tempo sprecato, che può facilmente portare a una nuova riunione e allontanare ulteriormente l'obiettivo da raggiungere.

In qualità di leader d'azienda o imprenditore è importante considerare attentamente di chi avete bisogno per affrontare efficacemente il problema in questione. Tra questi potrebbero esserci le parti interessate, i responsabili delle decisioni e i membri del team che possiedono le competenze o l'esperienza necessarie.

È importante anche considerare le dimensioni della riunione. Se le persone che partecipano sono molte, può essere più difficile avere una discussione produttiva e raggiungere una decisione. Troppi cuochi rovinano il brodo, come si dice. D'altra parte, se non si invitano le persone giuste, si può verificare una mancanza di partecipazione o di opportunità di contributo. Riflettete bene prima, fate un elenco o parlate con altri manager per definire chi deve partecipare.

Una volta stabilito chi invitare, la sfida sarà trovare l'orario. Uno strumento di pianificazione come Doodle può aiutarvi a trovare rapidamente un orario senza dovervi perdere in un tira e molla di e-mail. È possibile fare un sondaggio e iniziare a ricevere conferme in pochi minuti.

Creare un'agenda

Molte persone spesso se ne dimenticano, ma un ordine del giorno è uno dei modi più semplici ed efficaci per stabilire obiettivi e aspettative chiare. Non solo aiuta a mantenere la rotta e a non allontanarsi dal tempo o dalla discussione assegnati, ma aiuta anche i partecipanti a venire preparati con le loro idee e soluzioni.

Per gli amministratori delegati e i dirigenti, è importante dedicare qualche minuto a delineare gli argomenti che si desidera vengano discussi durante la riunione, nonché il tempo assegnato a ciascuno di essi. Questo può aiutare a garantire che tutti gli argomenti vengano trattati e che la riunione rimanga focalizzata.

È anche una buona idea identificare chi sarà responsabile della conduzione di ogni discussione. Potreste essere voi o qualcuno del vostro team con una maggiore conoscenza di quell'area. Questo vi aiuterà a trarre risultati tangibili dalla riunione.

Non dimenticate il follow-up

Non ha molto senso fare una riunione se non si ottiene qualcosa. Ecco perché i follow-up sono importanti. È il modo migliore per assicurarsi che i passi successivi o i punti d'azione concordati durante la riunione vengano eseguiti. Con Doodle è facile trovare il tempo della riunione per far sì che ciò avvenga.

In primo luogo, è importante rivedere i progressi compiuti verso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti nella riunione. obiettivi stabiliti durante la riunione. Questo potrebbe includere il controllo dello stato di qualsiasi azione assegnata o la revisione dei progressi compiuti verso la soluzione di un problema specifico. In questo modo, sarete in grado di assicurarvi che tutto sia in regola e di intervenire nel caso in cui la situazione inizi ad andare fuori controllo. Individuare tempestivamente le situazioni problematiche è fondamentale per ridurre i potenziali disastri.

Un follow-up efficace aiutano anche a promuovere il senso di responsabilità del team e a garantire che i compiti vengano portati a termine in modo tempestivo. È una buona idea stabilire un sistema di follow-up, ad esempio inviando a tutti i partecipanti un riepilogo della riunione con i punti d'azione. Un regolare processo 1:1 è anche un buon modo per assicurarsi di essere aggiornati su tutto ciò che accade nell'azienda.

Il successo delle riunioni è molto più facile se si pianifica in anticipo, se si utilizza un programma di riunioni online e se si hanno chiari gli obiettivi e le aspettative. Capite il motivo della riunione, chi deve essere presente, create un ordine del giorno strutturato e, soprattutto, non dimenticate di dare un seguito. Applicate questi passaggi ogni volta che dovete tenere una riunione e la produttività aumenterà di sicuro.