आपकी कॉर्पोरेट रणनीति बैठक में 4 घातक खामियाँ

जबकि बेहतरीन उत्पाद और सेवाएँ जादू की तरह प्रकट हो सकती हैं, रचनाकारों के मन में प्रेरणा की एक झलक की तरह, अद्भुत कंपनियाँ अपने आप नहीं बनतीं। उन्हें संवारने की जरूरत होती है। उन्हें दिशा की जरूरत होती है। उन्हें, खैर, कहें तो: उन्हें एक रणनीति की जरूरत होती है।

"रणनीति" शब्द का हाल के वर्षों में इतना अधिक उपयोग हो चुका है कि यह एक तरह का कॉर्पोरेट बज़वर्ड बन गया है। इस प्रक्रिया में, इस शब्द ने अपनी अधिकांश शक्ति और अर्थ खो दिया है। इससे इसकी अहमियत कम नहीं हो जाती। आखिरकार, अगर आप रणनीति को सही कर लें, तो व्यवसाय इतना जटिल नहीं है। "आप एक दिशा चुनते हैं और जी-जान लगाकर उसे लागू करते हैं," जीई के दिग्गज सीईओ जैक वेल्च ने कहा।

जबकि आपके कई कर्मचारी अपने पदनाम या रिज्यूमे में "रणनीतिक" शब्द शामिल कर लेंगे, वास्तविकता यह है कि अधिकांश कंपनियों में अधिकांश कर्मचारियों का दैनिक कार्य संचालन की उथल-पुथल भरी समुद्र में समस्याओं का समाधान करते रहने जैसा होता है। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में प्रकाशित एक अध्ययन के अनुसार, मध्यम और बड़ी फर्मों के 95 प्रतिशत कर्मचारी अपनी कंपनी की रणनीति से अवगत नहीं हैं या उसे समझते नहीं हैं। वे इतने व्यस्त रहते हैं कि आग बुझाने में कि वे यह पूछने का समय ही नहीं निकाल पाते कि क्यों। यह बात वरिष्ठ प्रबंधकों पर भी उतनी ही लागू होती है, और यही कारण है कि कंपनी के सबसे होशियार लोगों को अपने एजेंडे में नियमित रूप से केवल और केवल कॉर्पोरेट रणनीति पर चर्चा करने के लिए समय निकालना चाहिए।

कंपनियों को कॉर्पोरेट रणनीति की बैठकें कितनी बार आयोजित करनी चाहिए, इसके लिए कोई निश्चित नियम नहीं हैं। बैठक की आवृत्ति कंपनी के आकार, उद्योग और कई अन्य कारकों के अनुसार भिन्न होगी। वार्षिक बोर्ड बैठकें कम से कम अवश्य आयोजित करनी चाहिए। कुछ कंपनियाँ त्रैमासिक बैठकें आयोजित करती हैं, जबकि अन्य मासिक कॉर्पोरेट रणनीति बैठकें करना पसंद करती हैं। चाहे ये बैठकें कितनी भी बार हों, इन्हें अत्यधिक उत्पादक होना चाहिए और संगठन, इसके कर्मचारियों तथा अन्य हितधारकों के लिए एक स्पष्ट दिशा निर्धारित करनी चाहिए।

जो कॉर्पोरेट रणनीति बैठकें यह हासिल करने में विफल रहती हैं, वे आमतौर पर एक या कई ऐसी कमियों का शिकार हो जाती हैं जो पूरी प्रक्रिया को पटरी से उतार सकती हैं।

रणनीतिक बैठक के उद्देश्य की गलतफहमी

जैसा कि हमने पहले ही देखा है, "रणनीति" शब्द इतना व्यापक रूप से, और अक्सर गलत तरीके से, इस्तेमाल किया जाता है कि यह एक भ्रमित करने वाला शब्द बन गया है। अब किसी भी बैठक में थोड़ी सी योजना शामिल होने पर उसे रणनीति बैठक माना जाता है। तो आइए यह बताकर शुरुआत करें कि एक कॉर्पोरेट रणनीति बैठक में क्या शामिल नहीं होना चाहिए:

एक रणनीति बैठक है नहीं केवल वित्तीय लक्ष्यों के विरुद्ध प्रदर्शन का मूल्यांकन। एक कॉर्पोरेट रणनीति ऐसे कार्यों को जन्म देती है जो व्यावसायिक परिणाम लाते हैं – न कि इसके विपरीत।

वास्तव में, एक कॉर्पोरेट रणनीति बैठक को चाहिए नहीं यह बजट के बारे में बिल्कुल भी नहीं है। बजट नियोजित व्यय और राजस्व की कुल राशि से संबंधित विवरणों को सूचीबद्ध करते हैं, जबकि रणनीति आवश्यक निवेशों को परिभाषित करने और प्राथमिकता देने का आधार है।

विकास कोई रणनीति नहीं है। पूर्ण विराम।

एक कॉर्पोरेट रणनीति कंपनी-व्यापी टू-डू लिस्ट नहीं होती। एक रणनीति समन्वित योजनाओं और कार्यों की एक श्रृंखला का परिणाम होती है, लेकिन रणनीति स्वयं बड़ी तस्वीर पर केंद्रित रहती है और संचालन में उलझती नहीं है।

अंततः, कॉर्पोरेट रणनीति कोई वार्षिक ऑफ-साइट या मासिक बैठक नहीं है। यह एक जीवंत, साँस लेती, अनुकूलनीय प्रक्रिया है।

तो, एक कॉर्पोरेट रणनीति बैठक में क्या-क्या शामिल होना चाहिए?

• संगठन अपने संसाधनों का आवंटन कैसे करता है

• कंपनी की संगठनात्मक संरचना

• संगठन के पोर्टफोलियो का प्रबंधन

• कोई भी आवश्यक रणनीतिक समझौते

क्लियरपॉइंट स्ट्रैटेजी के टेड जैक्सन के अनुसार: "ऑपरेशंस मीटिंग्स यह मापती हैं, 'क्या हम चीज़ें सही तरीके से कर रहे हैं?' जबकि स्ट्रैटेजी मीटिंग्स यह मापती हैं, 'क्या हम सही चीज़ें कर रहे हैं?'"

बैठक के लिए सहमति की कमी

एक बार ठगा, दो बार शर्मीला, और कई वरिष्ठ अधिकारियों ने दिशाहीन और अप्रभावी रणनीति बैठकों में अनगिनत कीमती घंटे बर्बाद होते देखे हैं, जो बताता है कि वे यह सुनकर खुशी से उछल-कूद नहीं रहे होंगे कि एक और बैठक आने वाली है। बैठक आयोजक के लिए उस उदासीनता को उत्साह में बदलना अनिवार्य है ताकि कॉर्पोरेट रणनीति बैठक सफल हो सके।

पहला और संभवतः सबसे महत्वपूर्ण कार्य यह तय करना है कि कमरे में या कॉल पर कौन होना चाहिए। यह उतना सीधा-सादा नहीं है जितना दिखता है। जबकि कई कंपनियाँ केवल को आमंत्रित करने के आजमाए हुए और विश्वसनीय तरीके पर कायम रहती हैं बोर्ड के सदस्य, अन्य लोग इसे और विस्तारित करते हैं और वरिष्ठ स्टाफ सदस्य – आमतौर पर सीईओ – को रिपोर्ट करने वाले किसी भी व्यक्ति से पूछते हैं। युवा, अधिक गतिशील संगठनों में सभी कर्मचारियों, नए कर्मचारियों और सेवानिवृत्ति के कगार पर मौजूद कर्मचारियों सहित, का एक विविध समूह आमंत्रित करना कार्यबल का वास्तविक प्रतिनिधित्व करने के लिए तेजी से लोकप्रिय होता जा रहा है। भले ही आप अधिक पारंपरिक दृष्टिकोण अपनाएँ, यह सुनिश्चित करें कि इसमें कुछ नए कर्मचारी भी शामिल हों और सभी प्रतिभागी लंबे समय से कार्यरत कार्यकारी न हों, जो हमेशा से जो करते आए हैं, उसके पक्ष में मतदान करने की प्रवृत्ति रखते हों।

दूसरी ओर, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि बहुत अधिक प्रतिभागी न हों। में निर्णय लें और अमल करें: उत्कृष्ट प्रदर्शन के लिए 5 कदमलेखक मार्सिया डब्ल्यू. ब्लेन्को, माइकल सी. मैनकिंस और पॉल रोजर्स का अनुमान है कि निर्णय लेने वाले समूह का आदर्श आकार सात लोगों का होता है और प्रत्येक अतिरिक्त सदस्य के साथ प्रभावशीलता 10 प्रतिशत तक कम हो जाती है। यदि आपके समूह में 15 से अधिक लोग होने की संभावना है, तो रणनीति के विभिन्न तत्वों पर काम करने के लिए उन्हें उप-समूहों में विभाजित करने के तरीकों पर विचार करें।

एक बार जब आपने तय कर लिया कि कौन शामिल होगा, तो आपके सामने यह अप्रिय जिम्मेदारी है कि आप ऐसा समय खोजें जब आपके संगठन के सबसे व्यस्त लोग एक साथ उपलब्ध हों। शीर्ष सुझाव: का उपयोग करें स्वचालित अनुसूचन उपकरण और उपस्थित लोगों से आपका कठिन काम करवाएँ।

अंत में, जब एजेंडा जारी हो, तो सभी प्रतिभागियों से अनुरोध करें कि वे नई प्रक्रियाओं में संलग्न होने और उनसे सीखने की इच्छा, खुले विचार और मोटी त्वचा के साथ आएं। रणनीति के लिए पूर्ण ईमानदारी आवश्यक है।

पर्याप्त पूर्व नियोजन का अभाव

इंटर्न से लेकर सीईओ तक, हम सभी ने कभी न कभी अपनी लैपटॉप स्क्रीन पर पिंग हुई मीटिंग में इस तरह भाग लिया है कि हमें बैठक के विषय या कारण का बिल्कुल भी पता नहीं होता और तैयारी तो शून्य से भी कम होती है। यह अक्सर स्वीकार्य होता है। लचीला होना और तुरंत सोचने में सक्षम होना आधुनिक कार्यस्थल में टिके रहने के लिए एक महत्वपूर्ण सॉफ्ट स्किल है।

हालाँकि, कॉर्पोरेट रणनीति बैठकें औसत बैठकें नहीं होतीं। यहाँ बिना तैयारी के काम चलाना न तो बैठक आयोजित या समन्वय करने वाले व्यक्ति के लिए संभव है और न ही उपस्थित लोगों के लिए। कंपनी जितनी बड़ी और जटिल होगी, रणनीति बैठक उतनी ही महत्वपूर्ण और जटिल होने की संभावना होगी, और इन आवश्यक बैठकों को सुगम बनाने के लिए अधिक से अधिक संसाधनों की आवश्यकता होगी।

कार्यसूची: केवल एक एजेंडा होना कहीं भी पर्याप्त नहीं है। एक अच्छा एजेंडा बैठक में क्या शामिल किया जाएगा, कौन से प्रश्न पूछे जाएंगे और प्रत्येक विषय के लिए कितना समय आवंटित किया जाएगा, यह निर्धारित करना आवश्यक है। ऐसा करने से प्रतिभागियों को बैठक से पहले और दौरान उनसे क्या अपेक्षित है, यह पता चलता है और वे प्रमुख विषयों के लिए तैयारी कर सकते हैं।

वर्तमान रणनीति: यदि यह एजेंडा में पहले से स्पष्ट नहीं है, तो फिर से इस बात पर जोर दें कि सभी उपस्थित लोगों को वर्तमान रणनीति और यदि पिछली कॉर्पोरेट रणनीति बैठक हुई थी तो उसमें चर्चा किए गए विषयों की समीक्षा करनी चाहिए और उनसे पूरी तरह परिचित होना चाहिए।

कर्मचारियों की राय: यदि आपकी रणनीति बैठक में कर्मचारियों के विविध वर्ग का प्रतिनिधित्व नहीं हो रहा है, तो बैठक में प्रस्तुत किए जाने के लिए कर्मचारी सर्वेक्षण के माध्यम से व्यापक कार्यबल के विचार और राय एकत्र करें।

पूर्व-कार्य का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा रणनीतिक योजना अनुसंधान है, जो कॉर्पोरेट रणनीति बैठक की रीढ़ की हड्डी के रूप में कार्य करना चाहिए। बड़े संगठनों में, पूरे विभाग केवल इसी प्रकार की रिपोर्ट तैयार करने के लिए समर्पित होते हैं। हालांकि, छोटे संगठनों को इस महत्वपूर्ण अनुसंधान को नजरअंदाज नहीं करना चाहिए। उच्च-स्तरीय रणनीतिक योजना में शामिल होना चाहिए:

• कंपनी की वर्तमान स्थिति और ग्राहकों, कर्मचारियों, आपूर्तिकर्ताओं, प्रतिस्पर्धियों और निवेशकों के बीच उसकी स्थिति।

• संगठन के अनूठे लाभों और अंतर्निहित नुकसान या कमजोरियों पर एक करीबी नज़र।

• नई प्रौद्योगिकियों, सामाजिक-आर्थिक और सांस्कृतिक विकासों का विश्लेषण जो कंपनी के लिए खतरे या अवसर पैदा कर सकते हैं।

• ग्राहकों की आवश्यकताओं में कैसे बदलाव आ रहे हैं, इसका आकलन, और यह पता लगाना कि कंपनी उन आवश्यकताओं को बेहतर ढंग से पूरा करने के लिए कैसे निवेश, विनिवेश या खुद को मजबूत कर सकती है।

• एक समर्पित रणनीति टीम संभवतः यह सब तार्किक विश्लेषण के हिस्से के रूप में प्रदान करेगी और लिए जाने वाले निर्णयों पर सिफारिशें भी देगी। छोटे संगठनों में भी विश्लेषण और कर्मचारी सर्वेक्षण सरल और किफायती तरीके से किए जा सकते हैं, जो प्रमुख रणनीतिक निर्णयों के लिए अधिक पृष्ठभूमि प्रदान करते हैं।

बैठक खत्म होने पर काम पूरा होने का सोचना

मीटिंग खत्म हुई। कड़ी मेहनत पूरी हुई। अब एक ड्रिंक लेकर जश्न मनाने का समय है? दुर्भाग्य से, यहीं से असली मेहनत शुरू होती है। कई कंपनियों के लिए जो महसूस करती हैं कि उनकी कॉर्पोरेट रणनीति की बैठकें प्रभावी नहीं हो रही हैं, समस्या बैठकों में नहीं है। जैसे ही हर कोई मीटिंग रूम छोड़ता है या दो दिवसीय कॉर्पोरेट रणनीति ऑफ-साइट से घर लौटता है, वे बड़ी तस्वीर को अलविदा कह देते हैं और तुरंत फिर से उन परिचालन संबंधी ज्वलंत समस्याओं में डूब जाते हैं।

एक रिपोर्ट के अनुसार, नेता रणनीति की समीक्षा करने, उसे संप्रेषित करने या उस पर काम करने में महीने में तीन घंटे से भी कम समय लगाते हैं।जबकि 90 प्रतिशत नेता कार्यन्वयन में असफल होने की बात स्वीकार करते हैं। बैठक के दौरान की गई सारी कड़ी मेहनत बैठक समाप्त होते ही हवा में मिल जाती है। लेकिन ऐसा होना जरूरी नहीं है:

• यह मानक प्रथा बनाएं कि कॉर्पोरेट रणनीति की बैठकों का समापन एक विस्तृत कार्यान्वयन प्रक्रिया के साथ हो, जिसमें माप, लक्ष्य और मील के पत्थर शामिल हों।

• प्रतिभागियों से पूछें कि उन्होंने व्यक्तिगत रूप से सत्र के दौरान क्या सीखा और वे अपने व्यवहार को कैसे बदलेंगे।

• प्रतिक्रिया लूप शामिल करें, ताकि सभी प्रतिभागी रणनीति प्रक्रिया में सुधार करने में मदद कर सकें।

• नेताओं को प्रोत्साहित करें कि वे रणनीतिक मुद्दों से निपटने या उन पर अकेले विचार करने के लिए प्रति सप्ताह कुछ घंटे अलग रखें।

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपकी कॉर्पोरेट रणनीति के प्रासंगिक तत्वों या कॉर्पोरेट रणनीति में हुए बदलावों को संगठन के बाकी हिस्सों तक पहुँचाया जाए। इसका मतलब यह नहीं है कि सभी कर्मचारियों को मिनट्स प्रकाशित करके दिखाया जाए – हालांकि कुछ कंपनियों ने पूर्ण पारदर्शिता की संस्कृति को बढ़ावा देने के लिए यही रास्ता चुना है। आंतरिक संचार चैनलों, टाउन हॉल और एक-एक करके होने वाली बैठकों के माध्यम से, वरिष्ठ प्रबंधक प्रासंगिक जानकारी कार्यबल तक पहुँचा सकते हैं। आखिरकार, एक बार जब आप नई रणनीति को खुले तौर पर साझा कर देते हैं, तो इसे पूरा करने की जिम्मेदारी केवल वरिष्ठ नेताओं पर ही नहीं, बल्कि सभी पर होती है।

यदि आप जानना चाहते हैं कि हजारों व्यवसाय कॉर्पोरेट रणनीति बैठकों के शेड्यूलिंग प्रक्रिया को स्वचालित और तेज़ करने के लिए Doodle का उपयोग क्यों कर रहे हैं, तो एक डेमो का अनुरोध करें।