Le secret de la réussite des réunions virtuelles avec les donateurs

En tant que Britannique extrêmement britannique, je trouve peu de choses plus dévastatrices que le sujet de l'argent qui surgit dans une conversation. Lorsque ma femme néerlandaise m'a révélé un jour que, lors des réunions avec ses amis de l'université, ils discutaient régulièrement de leurs salaires actuels, j'étais si embarrassé que j'ai failli demander le divorce sur-le-champ. Au lieu de cela, je me suis comporté comme un vrai Britannique, j'ai ajouté cette histoire à mon vaste carnet de bord passif-agressif et je suis allé me faire une tasse de thé.

S'il y a quelque chose de pire que de parler d'argent, c'est bien de demander de l'argent, ce qui est précisément la raison pour laquelle je serais le pire vendeur qui soit. Je ne pourrais pas vendre du feu à un Esquimau ou de l'eau à quelqu'un perdu dans le désert. Sérieusement. Je me contenterais d'un frêle "Désolé, mon vieux", et je donnerais gratuitement l'élément salvateur en question pour éviter toute discussion sur le prix.

Et s'il y a quelque chose de pire que de demander de l'argent, c'est bien de demander de l'argent en ligne, c'est pourquoi mon cœur et ma plus profonde admiration vont à ceux dont le travail consiste précisément à faire cela pour maintenir à flot les organisations à but non lucratif et ONG.

Bien sûr, ces conversations font littéralement partie du travail quotidien des responsables des dons majeurs (MGO) et des collecteurs de fonds. Cependant, ces relations à long terme sont généralement cultivées au fil du temps et de nombreux cafés. Elles nécessitent le genre de confiance et de compréhension que nous avons toujours pensé qu'il n'était possible de construire qu'en personne.

Cependant, comme une grande partie de nos vies, la pandémie de COVID a mis cette théorie à l'épreuve. Et, comme dans de nombreux autres domaines de notre vie professionnelle, nous avons découvert que ces relations peuvent être entretenues à distance. Cela nécessite simplement une approche légèrement différente. Heureusement pour vous tous, lecteurs, si je ne suis pas capable de vendre de la bière à un enterrement de vie de garçon ou de parler d'argent sans craquer, je sais une chose ou deux sur les réunions en ligne.

Le secret d'une réunion virtuelle de donateurs époustouflante est en fait qu'il y a cinq secrets :

1. Soyez toujours, et de loin, la personne la mieux préparée à l'appel.

2. Soyez plus curieux qu'un détective dans une série policière des années 80.

3. Assurez-vous que votre réunion est planifiée avec la précision d'un mariage de premier ordre.

4. Maintenez une clarté absolue tout au long de la réunion.

5. Le suivi peut faire ou défaire tout cela.

La préparation réduit radicalement le besoin de miracles.

Il est toujours essentiel que le représentant de l'organisme à but non lucratif soit parfaitement préparé avant toute rencontre avec un donateur, mais cela est encore plus vrai lorsque l'interaction se fait en ligne et que la chaleur et la connexion naturelles d'une rencontre en face à face sont effacées. En tant qu'instigateur de la réunion, il incombe à l'OGD ou au collecteur de fonds de veiller à ce que la réunion se déroule sans heurts et de manière agréable.

Cela commence dès le moment de l'appel. Le fait de disposer de quelques éléments faciles à mettre en place pour briser la glace contribuera à créer un sentiment de communauté et de convivialité, d'autant plus que de nos jours, beaucoup d'entre nous sont plus isolés et ne bénéficient pas de la camaraderie habituelle sur le lieu de travail. Commencez par une série de présentations et révélez quelque chose de personnel ou de surprenant à votre sujet ; cela aidera tout le monde à se rapprocher de vous et ils pourraient bien faire de même.

En termes de sujets à réviser avant la réunion :

La vie est pleine de questions

Vous devez vous rendre à votre réunion virtuelle de donateurs avec plus de questions qu'un animateur de jeu télévisé. Pourquoi ? Parce que nous, les humains, avons tous une chose en commun : nous aimons parler de nous. Parler de nous-mêmes nous fait du bien et, par conséquent, les personnes qui nous permettent ou même nous encouragent à parler de nous-mêmes nous font également du bien.

Comme tous les vendeurs le savent - et même moi, je le sais - vous devez éviter les questions fermées au profit de questions plus ouvertes. Au fur et à mesure que la conversation progresse et que la confiance s'installe, vous devez également introduire des sujets plus importants, plus grandioses. Les questions recommandées pour les réunions de donateurs sont les suivantes

Les plans sont inutiles, mais la planification est essentielle

Aussi convaincant et persuasif que soit le contenu de votre réunion, cela ne fera aucune différence si votre réunion n'est pas bien organisée au départ. Les réunions en ligne sont plus impliquées à cet égard.

1. Veillez à trouver un moment qui convienne à vos participants. Dans de nombreux cas, les réunions de donateurs impliquent plusieurs participants de l'organisation donatrice et de l'organisation à but non lucratif et il est pratiquement impossible de faire coïncider leurs calendriers. Sans connaissance de leurs calendriers surchargés, le processus habituel implique plusieurs jours et des dizaines de courriels pour trouver une heure convenable. Avant que quelqu'un ne doive inévitablement reprogrammer.

Un outil de planification en ligne peut s'avérer inestimable pour les organisations à but non lucratif. Vous pouvez soit envoyer un sondage pour déterminer la date et l'heure qui conviennent le mieux à tous les participants, soit, ce qui est encore plus facile, votre OGD peut créer un calendrier réservable avec toutes ses disponibilités déjà désignées et synchronisées avec son agenda. Il peut ensuite envoyer ce calendrier aux donateurs potentiels via une URL directe, où les donateurs peuvent simplement choisir le créneau horaire qui leur convient le mieux. Une invitation est automatiquement générée et les agendas de tous les participants sont mis à jour. Dans les organisations dirigées par des bénévoles où le temps est compté et les heures de bénévolat limitées, un outil de planification en ligne est comme un assistant personnel à une fraction du coût.

1. Peu importe le caractère informel de la réunion, il est toujours bon d'envoyer un ordre du jour. Cela montre que vous accordez de l'importance au temps de chacun, que vous êtes minutieux et préparé, et qu'il y a finalement un ensemble d'objectifs pour la réunion. L'ordre du jour doit être communiqué à tous les participants au moins quelques jours avant le rendez-vous, afin que chacun puisse se familiariser avec le contenu et donner son avis si nécessaire.

2. Ensuite, assurez-vous que tous les participants reçoivent un lien fonctionnel vers la réunion. Là encore, un outil de planification en ligne peut vous faire gagner du temps et de l'énergie. Doodle, par exemple, se synchronise directement avec votre compte Zoom. Des liens Zoom peuvent être ajoutés automatiquement à toute réunion programmée ou reprogrammée via Doodle.

a. Choisissez une plateforme qui correspond à l'ordre du jour que vous proposez. Si vous devez faire une présentation, assurez-vous de savoir comment la partager.

b. Vérifiez que ce lien est accessible à tous ceux qui pourraient avoir besoin de se connecter à l'appel.

c. Les participants doivent-ils s'inscrire au logiciel de conférence que vous utilisez ? Si c'est le cas, informez-les à l'avance, afin qu'ils n'aient pas à passer dix minutes de leur temps de réunion à essayer de se connecter.

1. Il est de votre responsabilité de vous occuper de votre côté de la conférence. Cela signifie que vous devez vous assurer que vous disposez d'une excellente connexion wifi, que votre fond est professionnel et accueillant, qu'il n'y a pas de bruit de fond, que toute technologie, telle que votre haut-parleur ou vos écouteurs, fonctionne correctement et que vous ne serez pas interrompu. Entraînez-vous à passer l'appel, imaginez comment la conversation pourrait se dérouler et vérifiez les éventuels problèmes techniques.

La clarté de la charité

Jusqu'ici, tout va bien. Des présentations, quelques questions et, espérons-le, la découverte d'un terrain d'entente. Bien sûr, il est peu probable qu'une seule réunion aboutisse à ce qu'un donateur ouvre son chéquier (les chéquiers existent-ils encore ?) et vous demande combien de zéros vous voulez y mettre. L'objectif principal de la collecte de dons majeurs est d'établir une relation durable et fructueuse entre l'organisme sans but lucratif et les donateurs.

Cependant, à un moment donné, la demande doit être faite. À ce moment-là, vous devez être à la fois réceptif et clair sur ce que vous demandez. S'il s'agit d'un don, soyez prêt à exposer votre objectif général et à révéler précisément le rôle que le donateur est censé jouer pour vous aider à l'atteindre.

Votre objectif lors de la rencontre avec le donateur en ligne n'est pas toujours un don. S'il s'agit d'une nouvelle relation ou d'un tout premier appel, votre objectif est peut-être simplement de fixer le prochain rendez-vous. Vous avez peut-être déjà établi un lien stable et vous souhaitez inviter le donateur à siéger à votre conseil d'administration ou même à participer bénévolement à un événement à venir.

Ce n'est pas encore fini

Le suivi d'une réunion commence avant que chacun ne clique sur le bouton rouge. Prévoyez cinq minutes dans votre agenda pour poser des questions finales sur la réunion elle-même. Ces questions peuvent être les suivantes :

Ces questions vous aideront à améliorer progressivement vos réunions virtuelles de donateurs à chaque fois que vous en organiserez une. Elles montrent aussi clairement que votre organisation à but non lucratif s'efforce de s'améliorer constamment et qu'elle est ouverte aux commentaires.

Enfin, vous devez absolument envoyer un courriel de remerciement dans les 24 heures. Idéalement, dans cet e-mail, vous résumerez également la conversation et les prochaines étapes. Si cela prend un peu plus de temps à préparer, envoyez simplement un message de remerciement pour le moment.

Ainsi, le secret des réunions virtuelles avec les donateurs n'est peut-être pas la solution miracle qui permettra à votre association de recevoir des dons importants, mais en suivant ces conseils, vous créerez les meilleures chances de succès, sans avoir à parler trop d'argent.

Pour en savoir plus sur la façon dont les organisations à but non lucratif utilisent Doodle pour coordonner leurs réunions de donateurs et atteindre leurs objectifs, consultez notre Page de solutions à but non lucratif..

Auteur : MATT WARNOCK

Matt est un journaliste expérimenté devenu marketeur, avec du contenu dans le sang et une affinité particulière pour la technologie, les SAAS et le B2B. Originaire du Royaume-Uni mais désormais fier d'être amstellodamois, il n'est jamais sciemment en retard à une réunion, mais il pense que les réunions de 30 minutes devraient être la norme.