55 astuces de calendrier approuvées par Doodle qui vont changer votre vie

Vous vous êtes toujours demandé comment faire travailler votre calendrier pour vous ? Eh bien, cette liste est votre guichet unique. Vous y trouverez 55 conseils pratiques qui vous permettront de passer au niveau supérieur en matière de calendrier. Pourquoi 55 ? Eh bien, quand on vit et respire la planification et la productivité comme nous le faisons, il est difficile de s'arrêter une fois qu'on a commencé...

Démarre avec ces astuces de calendrier

Go Digital

Si vous utilisez encore un calendrier papier, nous parions que vous jouez encore au ping-pong par e-mail lorsque vous devez planifier une réunion. Un calendrier en ligne offre bien plus de fonctionnalités qu'un calendrier papier - pensez à la planification intelligente, aux calendriers collaboratifs, aux rappels d'événements, etc. Votre calendrier mural du chat du mois peut-il faire tout cela ? Arrêtez de lire cet article, familiarisez-vous avec un calendrier numérique - indice ! Il y en a probablement un sur le bureau de votre ordinateur qui ne demande qu'à être découvert - puis revenez. Pourquoi ne pas essayer Doodle, tant que vous y êtes ? Nous attendrons.

Gardez les choses simples

Si vous utilisez plusieurs agendas, c'est inévitable : tôt ou tard, un événement important ou un rendez-vous urgent va passer entre les mailles du filet. Tenez-vous-en à un planificateur en ligne et apprenez à le faire fonctionner pour vous - ce guide est un bon point de départ.

Synchronisez votre agenda Google

N'oubliez pas de synchroniser le calendrier en ligne gratuit de Doodle avec votre logiciel de calendrier préféré : toutes les réunions que vous planifiez via Doodle apparaîtront automatiquement dans votre calendrier. Comme c'est facile !

Connaissance de soi

Une fois que vous avez choisi un calendrier numérique avec lequel travailler et que vous l'avez synchronisé avec Doodle pour suivre vos réunions sans effort, il est temps de le remplir avec les événements et obligations qui figurent sur votre agenda en ligne. Avant de vous lancer dans le blocage du temps et le codage par couleur (nous vous en dirons plus sur ces astuces plus tard : vous pouvez les trouver ici), prenez une minute pour réfléchir à vos préférences en matière de planification. Il est trop facile de s'enthousiasmer et de remplir ses matinées de réunions pour le petit-déjeuner, pour finalement se rappeler qu'en réalité, vous n'êtes pas cohérent avant d'avoir bu votre troisième tasse de café à 10 heures du matin. En réfléchissant au type d'emploi du temps qui vous convient le mieux, vous éviterez d'être trop engagé, trop fatigué et sous-motivé !

Il est inutile de prendre un rendez-vous...

...si vous ne vous souvenez pas d'y aller. N'inscrivez pas une réunion dans votre calendrier pour ensuite l'oublier ! Il y a un moyen très simple de s'assurer que votre calendrier n'est pas "hors de vue, hors de l'esprit". Vous êtes prêt ? La voici :

Faites de votre agenda en ligne votre fond d'écran.

Chaque fois que vous vous connecterez à votre ordinateur, vous verrez exactement ce que vous avez prévu pour la journée, la semaine et le mois.

Utilisez les rappels d'événements

Pour être doublement sûr de respecter toutes vos obligations, activez les rappels d'événements. Ces notifications automatiques vous permettront de rester sur la bonne voie.

Mais n'utilisez pas les paramètres de rappel par défaut !

Lorsque vous avez un calendrier bien rempli, la dernière chose dont vous avez besoin est un barrage de rappels d'événements. Jouez avec les paramètres de votre agenda pour personnaliser les rappels de la manière qui vous convient le mieux. Vous n'avez peut-être pas besoin de rappels pour les événements récurrents. Si un rappel 2 minutes avant une réunion est moins perturbant qu'un rappel 15 minutes avant, définissez une durée de rappel plus courte. D'un autre côté, certaines réunions nécessitent une plus grande préparation - réglez votre rappel pour qu'il se déclenche, disons, une heure avant ces réunions.

Ne perdez pas votre flux de travail

Les rappels sont excellents... tant qu'ils n'interrompent pas votre flux de travail. Parfois, une notification d'événement par e-mail est le seul encouragement dont vous avez besoin pour arrêter de réfléchir profondément et cliquer sur votre boîte de réception. Et si vous ouvrez l'invitation à l'événement, vous pouvez tout aussi bien parcourir ces autres nouveaux e-mails... non ? Si cette situation vous semble familière, évitez la boîte de réception et configurez plutôt des notifications sur le bureau.

Vous préférez avoir toutes vos informations en une seule fois ?

Certains agendas vous permettent d'opter pour un e-mail d'agenda quotidien au lieu de recevoir des rappels et des notifications tout au long de la journée. Et si vous préférez voir les choses d'un seul coup d'œil...

Utilisez le tableau de bord personnalisé Doodle

Tous vos sondages et demandes de réunion sont affichés ici, en un seul endroit. C'est simple !

Des réunions plus intelligentes pour des gens occupés

Utilisez Doodle pour planifier vos réunions.

Tout d'abord, confirmez vos réunions et intégrez-les à votre calendrier en un minimum de temps, grâce aux demandes d'invitation de réunions de Doodle. Proposez des horaires, invitez les participants et laissez-les voter sur leurs horaires préférés, puis sélectionnez la meilleure option et informez les participants via un lien ou un e-mail.

Envoyer des invitations à des réunions

Une fois que vous avez trouvé le meilleur moment pour vous réunir, Doodle Premium vous permet d'envoyer une invitation de calendrier à tous vos participants, de sorte que la réunion soit automatiquement inscrite dans le *calendrier de chacun. Pas mal, non ? Si vous voulez essayer, démarrez votre essai de Doodle Premium. Si vous êtes déjà un utilisateur de Doodle Premium, vous savez probablement que vous pouvez également...

Envoyer des rappels et des mises à jour

Si vous souhaitez envoyer un rappel personnalisé aux participants à une réunion ou les informer de toute nouvelle information relative à votre réunion, Doodle Premium vous permet également de le faire. Avons-nous mentionné que l'essai est gratuit ?

Utiliser Doodle 1:1

Les utilisateurs Premium ont également accès à Doodle 1:1, un outil intuitif permettant d'organiser des réunions en tête-à-tête. C'est comme une demande d'invitation à une réunion ordinaire, mais c'est encore plus simple. Envoyez une invitation avec quelques heures possibles, attendez que l'autre personne confirme son heure préférée, puis inscrivez la réunion dans votre calendrier... attendez, avons-nous dit "inscrivez la réunion dans votre calendrier" ? Nous voulons dire, asseyez-vous et détendez-vous : nous l'avons déjà ajoutée pour vous.

Créer des réunions récurrentes

Si votre semaine de travail commence toujours par un stand-up le lundi matin, ou si vous avez une session de feedback régulière avec votre manager, ne perdez pas de temps à saisir les mêmes réunions semaine après semaine - configurez ces réunions pour qu'elles soient récurrentes, et elles apparaîtront automatiquement dans votre calendrier.

Ajustez vos créneaux horaires !

La plupart des calendriers en ligne utilisent par défaut des plages horaires de 30 minutes et d'une heure. Si vous ne modifiez pas ces paramètres, vous vous retrouverez à programmer 30 minutes pour des appels qui devraient prendre 20 minutes au maximum, et une heure pour des réunions qui pourraient être terminées en 45 minutes. Personnalisez vos créneaux horaires pour programmer des réunions plus efficacement.

Planifiez les réunions par tranches

C'est l'un des aspects les plus irritants des réunions : lorsqu'elles sont mal planifiées et organisées, les réunions peuvent vous distraire, vous savez, du travail réel que vous devez faire chaque jour. Des études montrent que vous avez besoin d'un temps libre de toute distraction pour atteindre un "état de flux" - et que chaque fois que vous êtes interrompu, il vous faut en moyenne 25 minutes pour retrouver votre concentration. Consacrez le temps dont vous avez besoin pour vous attaquer à des tâches complexes en programmant des réunions par tranches - par exemple, trois réunions l'une après l'autre dans l'après-midi, plutôt qu'espacées dans la journée.

Prenez contact

Conservez les coordonnées de tous les invités à votre réunion dans votre événement de calendrier, afin qu'ils soient facilement joignables à tout moment - Doodle Premium le fait automatiquement avec les invitations de calendrier. Si vous vous réunissez à distance, ajoutez également les noms d'utilisateur Skype !

Utilisez des titres intelligents

Le fait d'intituler chaque réunion de votre calendrier "Réunion" n'est pas seulement inintéressant, c'est aussi inutile. Donnez à chaque réunion un titre spécifique, afin que vous puissiez voir exactement ce qui est à l'ordre du jour : "Mise à jour du budget" ou "Présentation" sont beaucoup plus informatifs que "Réunion".

Emplacement, emplacement

N'oubliez pas de noter le lieu de chacune de vos réunions. Cela vous évitera de vous précipiter à la dernière minute pour essayer de savoir où vous êtes censé être.

Passez moins de temps à planifier et plus de temps à agir. Inscrivez-vous à un essai gratuit de 14 jours.

Conseils de gestion du temps que vous pouvez adopter dès maintenant.

Intégrer votre liste de choses à faire

La plupart des agendas numériques vous permettent d'intégrer votre liste de tâches afin que vous puissiez visualiser les tâches de la journée en même temps que les rendez-vous du jour. Il peut être tentant de remplir chaque créneau libre de votre calendrier avec des réunions et des engagements sociaux - un coup d'œil à la liste de tâches de quinze points sur le coin de votre écran pourrait vous inciter à utiliser votre temps plus judicieusement...

Ne programmez pas vos tâches en fonction des réunions.

Si vous n'accordez pas la même importance à vos tâches quotidiennes qu'à vos réunions quotidiennes, vous risquez de vous précipiter pour finir tout ce qui est sur votre liste, ou d'entasser une tâche qui prend habituellement une heure dans trois pauses de 20 minutes. En planifiant les tâches et les réunions, vous évitez de trop planifier et vous avez de bien meilleures chances d'accomplir votre travail. Sur cette note, pourquoi ne pas essayer...

Le blocage du temps

Si c'est assez bon pour Richard Branson et Michelle Obama, alors ça doit valoir le coup d'essayer. Le blocage du temps reprend le concept de votre liste de tâches et le transpose dans un format de calendrier : en gros, vous attribuez une portion de temps à chaque tâche et la traitez comme n'importe quelle autre obligation sur votre calendrier. En attribuant une limite de temps à chaque tâche, vous êtes susceptible de la réaliser plus efficacement ; de plus, le fait de traduire cette liste de tâches irréaliste de 37 points en blocs de temps peut vous faire réévaluer les tâches importantes et celles qui peuvent être déléguées, reportées ou même oubliées.

Établissez des priorités !

Lorsqu'il s'agit de bloquer du temps, assurez-vous de vous attaquer d'abord aux tâches les plus importantes. Les plans changent et les distractions arrivent, alors donnez-vous la meilleure chance possible de terminer votre travail le plus urgent chaque jour.

Pensez petit

Vous avez entendu parler du micro-planning ? Il s'agit d'un système qui vous permet de planifier votre temps à la minute près - et certains experts en productivité ne jurent que par lui. Nous ne vous suggérons pas de planifier votre journée par tranches de 5 minutes comme le font certains spécialistes du microplanning, mais cette pause de 10 minutes entre deux réunions n'est pas une perte de temps. Utilisez votre calendrier pour allouer de petites tranches de temps à des tâches rapides, comme l'envoi d'un ou deux e-mails.

Travaillez par lots

Essayez de réaliser des tâches similaires par lots. Si vous avez trois évaluations d'employés à rédiger, réservez suffisamment de temps dans votre agenda pour les réaliser toutes en une seule fois plutôt que d'y travailler à différents moments de la journée. Des tâches différentes exigent une concentration différente et font appel à des compétences différentes. S'attaquer à des tâches similaires en même temps signifie faire moins d'ajustements mentaux au cours de la journée. Pour vous aider à y parvenir, essayez...

Trier les tâches par type

Considérez des tâches telles que la rédaction d'e-mails, l'organisation de réunions et la prise de rendez-vous comme des tâches administratives, des tâches telles que le brainstorming ou l'écriture comme des tâches créatives, etc. Essayez de regrouper les tâches dans votre calendrier par type.

Temps de déplacement

Lorsque vous organisez des réunions, il peut être tentant de les programmer l'une après l'autre, mais n'oubliez pas de tenir compte de votre temps de déplacement. Même si vous ne faites que vous déplacer d'une salle de réunion à l'autre, prévoyez 5 minutes pour vous y rendre afin de ne pas vous sentir bousculé.

Temps tampon

Le temps tampon peut être tout aussi important que le temps de déplacement ! Si vous savez que votre première réunion de la journée sera probablement intense et axée sur les données, tandis que votre deuxième réunion consistera à échanger des idées avec un client potentiel, accordez-vous suffisamment de temps entre les deux pour vous mettre dans le bon état d'esprit.

Prévoyez des pauses

Vous oubliez le déjeuner ? Oui, cela ne nous semble pas possible non plus. Mais la vérité est que, lors de journées chargées, il peut être facile d'oublier de manger ou de boire de l'eau - vous savez, toutes ces choses fondamentales qui vous maintiennent en vie. Vous ne pouvez pas faire du bon travail si vous n'êtes pas bien nourri et bien hydraté, alors allez-y et prévoyez des pauses dans votre journée.

Prévoyez des distractions

Même si nous oublions parfois de déjeuner, il y a des choses que nous n'oublions jamais de faire. Des choses importantes, comme consulter les médias sociaux ou faire défiler des mèmes de chatons. Il n'y a rien de mal à se laisser aller à une légère distraction, tant que vous ne la laissez pas prendre le dessus sur votre journée. Si vous savez que vous allez cliquer sur votre fil Twitter, prévoyez-le ! Prévoyez une pause de dix minutes et respectez cette limite de temps ! Ainsi, votre distraction innocente ne se transformera pas en une perte de temps problématique.

Prévoyez du temps pour ne rien faire

De la même manière que vous devriez essayer de programmer des pauses et des distractions, vous devriez également essayer de programmer un peu de temps chaque semaine pour... ne rien faire. C'est le moment de penser, de réfléchir, de rêvasser, de se détendre, de se déconnecter - et c'est tout aussi productif que le temps que vous passez à vous concentrer sur votre travail. Le temps de ne rien faire est essentiel pour recharger votre cerveau et nourrir votre créativité.

Marquez votre temps de travail

Dans de nombreux lieux de travail, vous n'êtes pas le seul à avoir accès à votre agenda. Votre responsable et votre équipe peuvent également le consulter, ce qui leur permet de savoir quand vous êtes disponible. Et chaque fois que vous n'êtes pas en réunion, vous devez être disponible, n'est-ce pas ? Si vous n'avez pas de réunion, mais que vous ne voulez quand même pas être dérangé, indiquez que vous êtes occupé dans votre agenda. Vos collègues sauront qu'ils ne doivent pas vous interrompre, et vous pourrez jouer à Candy Crush - pardon, nous voulons dire finaliser ces chiffres budgétaires - en toute tranquillité.

Ne laissez pas le travail prendre le dessus

Même si vous utilisez votre agenda principalement à des fins professionnelles, pensez à y ajouter des engagements personnels (comme le dîner d'anniversaire de votre partenaire) et des objectifs (une visite à la salle de sport trois fois par semaine). C'est une façon simple d'essayer de garder à l'esprit cet insaisissable équilibre entre travail et vie privée.] (https://doodle.com/en/resources/research-and-reports/the-2020-doodle-work-life-balance-survey/)

Hacks pratiques trop bons pour ne pas être partagés

Les catégories sont vos amies !

Utilisez-vous votre calendrier pour suivre vos engagements professionnels, vos rendez-vous personnels, vos événements sociaux, vos objectifs de remise en forme, les anniversaires de votre famille et bien d'autres choses encore ? Nous espérons que la réponse est oui - et si ce n'est pas le cas, retournez lire notre 35e conseil, s'il vous plaît ! Mais lorsque votre agenda travaille autant, il est parfois difficile de garder une trace de tous vos engagements. Pourquoi ne pas les organiser en catégories - Travail, Social, Famille, Fitness, etc. Vous pouvez même masquer certaines catégories si vous les trouvez trop distrayantes.

Code de couleurs

Qu'y a-t-il de mieux que les catégories ? Les catégories à code couleur ! Attribuez une couleur différente à chaque catégorie et vous pourrez ainsi distinguer tous vos engagements d'un seul coup d'œil.

Obtenez une nouvelle perspective

La plupart des calendriers proposent quatre modes d'affichage standard : Jour, Semaine, Mois, Année. Si vous consultez le calendrier en mode quotidien, il peut être facile de s'enliser dans des objectifs à court terme et de perdre de vue la situation dans son ensemble. Prenez le temps de changer de perspective : regardez aussi comment se présente votre semaine, votre mois et votre année.

Vue de la semaine de travail

Il n'y a rien de pire que de regarder le week-end de votre agenda, rempli d'engagements sociaux prometteurs, alors que nous ne sommes que lundi matin. Si vous ne voulez pas être distrait par la pensée des fêtes du samedi et des pique-niques du dimanche après-midi alors que la semaine vient à peine de commencer, vous pouvez passer à une vue semaine de travail.

Apprenez à connaître vos raccourcis

Un vrai ninja du calendrier connaît tous les raccourcis clavier pertinents. Vous savez que nous venons de parler du changement de mode d'affichage ? Si vous utilisez Google Agenda, utilisez les touches "1" ou "d" pour afficher en mode quotidien, "2" ou "w" pour afficher en mode hebdomadaire et - vous l'avez deviné - "3" ou "m" pour afficher en mode mensuel. Et il y en a bien d'autres ! Familiarisez-vous avec les raccourcis clavier de votre agenda et rendez la planification encore plus rapide et plus facile.

Décliner automatiquement les invitations

Dans un monde idéal, vous ne travailleriez pas en dehors des heures de bureau. Et vous n'accepteriez pas non plus les invitations à des réunions en dehors des heures de bureau. Votre calendrier ne peut peut-être pas vous empêcher de faire des heures supplémentaires, mais il peut vous empêcher de programmer des réunions après la fin de la journée de travail. Il suffit d'indiquer vos heures d'ouverture dans votre agenda, puis de le paramétrer pour qu'il refuse automatiquement toute réunion en dehors de ces heures.

Utiliser l'horloge mondiale

Si vous faites des affaires avec des partenaires internationaux ou si vous travaillez pour une multinationale ayant des bureaux dans le monde entier, familiarisez-vous avec la fonction d'horloge universelle : vous ne vous demanderez plus s'il est trop tôt pour appeler le bureau de New York !

Ajouter des fuseaux horaires spécifiques

Vous pouvez également ajouter un fuseau horaire spécifique - ou plusieurs fuseaux horaires d'ailleurs - directement dans la vue de votre calendrier.

Planifier des réunions sur plusieurs fuseaux horaires avec Doodle

Les horloges mondiales et les paramètres de fuseau horaire sont certes pratiques, mais lorsqu'il s'agit de coordonner des calendriers avec des clients et des collègues situés dans des fuseaux horaires différents, il vaut mieux ne pas prendre de risques. Utilisez la fonction de fuseau horaire de Doodle pour fixer de manière transparente les heures de réunion avec des participants situés dans plusieurs fuseaux horaires.

Partager c'est soigner (pour les calendriers aussi)

Partager les calendriers avec votre équipe

Activez les paramètres de partage pour permettre à tous les membres de votre équipe de voir quels sont vos engagements et quand vous êtes disponible (n'oubliez pas de vous marquer occupé lorsque vous ne voulez pas être interrompu).

Et créez un calendrier d'équipe partagé

Le fait d'avoir un calendrier principal, auquel toute l'équipe peut accéder, avec des échéances, des réunions d'équipe et des congés partagés peut aider à garder tout le monde sur la bonne voie.

Essayez le calendrier basé sur les projets

Un calendrier basé sur un projet fonctionne sur un principe similaire à celui du calendrier partagé de l'équipe. Si vous essayez de mener à bien un projet de grande envergure, un calendrier dédié peut garantir que tout le monde reste sur la bonne voie. Configurez-le de manière à ce que toutes les personnes concernées par le projet puissent y accéder, et ajoutez-y toutes les réunions, les objectifs et les échéances pertinents.

Partager les calendriers avec la famille et les amis

Lorsque vous menez une vie bien remplie, il peut être difficile de trouver le temps de dîner avec vos amis, et trop facile d'oublier d'appeler vos grands-parents pour leurs noces d'or. Partager des calendriers avec votre famille et vos amis peut vous aider à garder un œil sur vos engagements sociaux et familiaux. Et si l'organisation d'un dîner avec vos trois meilleures amies nécessite encore des semaines d'agitation du calendrier, n'oubliez pas que les sondages Doodle sont tout aussi utiles pour fixer des rendez-vous sociaux que professionnels.

Cacher les calendriers partagés

Si vous avez suivi notre conseil et que vous avez partagé des calendriers avec vos collègues, votre famille et vos amis - et créé quelques autres calendriers dédiés pour faire bonne mesure, vous vous retrouvez peut-être à passer au crible les emplois du temps chargés de vos amis et les réunions du club de lecture de votre mère afin d'arriver à vos propres engagements. Il existe une solution simple à ce problème : choisissez de masquer tous les agendas que vous n'avez pas besoin de voir en permanence. Vous pourrez toujours cliquer dessus lorsque vous aurez besoin de vérifier quelque chose.

Extra-crédit Calendrier Hacks

Regardez aussi bien en arrière qu'en avant.

Bien sûr, vous utilisez votre agenda pour gérer votre avenir, mais saviez-vous que vous pouvez aussi l'utiliser pour archiver votre passé ? Ajoutez des notes aux réunions clés après les avoir tenues - ce qui a été discuté, ce qui est ressorti des discussions, tout autre point d'intérêt - puis recherchez dans votre agenda lorsque vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire. Vos collègues et clients seront impressionnés par votre capacité de mémorisation, et votre agenda fait maintenant double emploi. Tout le monde y gagne !

Explorez les modules complémentaires

Vous vous demandez comment vous allez vous habiller le matin ? Demandez à votre calendrier de vous indiquer la météo. Vous vous demandez si Mercure est en rétrogradation ce mois-ci ? Découvrez-le avec certitude en ajoutant un calendrier astrologique. Quel que soit le calendrier numérique que vous utilisez, il est sûr d'offrir une foule d'options intéressantes - profitez-en !

N'oubliez pas les jours fériés

La plupart des calendriers affichent automatiquement les jours fériés de votre région, mais si vous êtes comme nous, vous ne risquez pas de les oublier. Mais saviez-vous que vous pouvez également configurer votre calendrier pour qu'il affiche les jours fériés d'autres régions ? C'est un moyen pratique de savoir quels jours fériés vos collègues internationaux célèbrent.

Soyez brillant avec les anniversaires

Soyez l'employé qui apporte le gâteau pour l'anniversaire du patron en ajoutant les anniversaires de chacun dans votre calendrier - vous serez bientôt l'employé le plus populaire du bureau.

Explorez les extensions

Optimisez les fonctionnalités de votre agenda grâce à des extensions, comme l'](https://chrome.google.com/webstore/detail/doodle-smart-scheduling/kajbnblhfjgifcjcdobijephafjimpod?hl=en)extension Gribouillis, spécialement conçue pour être utilisée avec votre Google Agenda. La planification n'a jamais été aussi simple !

Et téléchargez une application d'agenda

Restez au fait de tous vos engagements et de toutes vos tâches grâce à une application mobile qui vous permet d'accéder à votre agenda et à toutes ses informations en déplacement. Nous vous suggérons d'essayer la nôtre. Doodle Mobile ne se synchronise pas seulement avec votre calendrier personnel, il vous permet de suivre tous vos sondages doodle en cours et de créer et de répondre à de nouveaux sondages, où que vous soyez. Désormais, vous n'avez plus d'excuse pour ne pas être au courant de votre calendrier - bonne programmation !