4 types de réunions sur l'éducation que Doodle aide à coordonner

De l'organisation des des étudiants (https://doodle.com/en/resources/blog/modernize-the-student-teacher-engagement-setup-in-3-simple-steps/) à l'organisation de l'enseignement et des réunions de comité, le monde universitaire implique beaucoup de planification. Bien que ces réunions soient importantes pour dispenser les cours avec succès et répondre aux besoins individuels des étudiants, elles demandent souvent beaucoup de temps pour coordonner les réunions elles-mêmes. Il n'est pas facile d'organiser et de suivre les diverses réunions avec les étudiants, les collègues et le personnel administratif. Avec des emplois du temps chargés, trouver un moment opportun pour se rencontrer peut être un défi, qui est souvent rendu plus compliqué et plus long en s'appuyant sur le courrier électronique.

Mais en toute honnêteté, la planification des réunions ne doit pas être si difficile. J'utilise l'outil de planification en ligne Doodle depuis un certain temps pour coordonner toutes mes réunions sur l'éducation. La raison en est simple : il offre une variété de fonctionnalités et d'intégrations qui rationalisent, automatisent et accélèrent le processus de planification. Cela signifie que je peux gagner de nombreuses heures chaque semaine et recentrer ce temps sur d'autres priorités plus importantes.

Qu'il s'agisse de trouver un moment opportun pour rencontrer des collègues ou d'organiser des heures de bureau avec des étudiants, Doodle facilite grandement ma vie professionnelle. Pour aider les autres éducateurs, j'ai décrit les nombreux types de réunions que vous pouvez organiser avec Doodle.

Type de réunion 1 : réunions de comité

La première façon dont Doodle peut aider à simplifier la planification au sein des établissements universitaires est d'utiliser sa fonction de réunion de groupe. Il s'agit d'un moyen pratique de recueillir les disponibilités de plusieurs participants afin d'identifier les réunions auxquelles le plus grand nombre de personnes peut assister. Elle est parfaite pour déterminer le meilleur moment pour les réunions de comité ou d'enseignement et permet à chacun d'indiquer sa disponibilité, sans qu'il soit nécessaire d'envoyer une chaîne d'e-mails. S'en remettre aux courriels pour réserver des réunions est non seulement fastidieux et peut prendre des jours (voire des semaines), mais cela peut également entraîner des retards de programmation, des erreurs et des rendez-vous pris en double.

Voici quelques-uns des principaux avantages de l'utilisation de Doodle pour planifier les réunions de comité :

• Éviter les frustrations des organisateurs et des participants : Le processus de recherche d'une heure de réunion convenant à tous peut être difficile pour les organisateurs comme pour les participants. Les organisateurs de réunions doivent rassembler les disponibilités de plusieurs parties prenantes (parfois internes et externes). En outre, les longues chaînes d'e-mails pour tenter d'obtenir un accord sur l'heure de la réunion peuvent être un processus lent et source de confusion lorsque la coordination se fait sur différents fuseaux horaires. La fonction de réunion de groupe de Doodle résout ce problème en permettant à chacun d'indiquer facilement ses disponibilités sans avoir à envoyer de nombreux e-mails.

• Même lorsque les participants indiquent leur disponibilité, il peut être difficile de déterminer l'heure qui convient au plus grand nombre. Et si vous utilisez la messagerie électronique, cela implique de devoir filtrer votre boîte de réception (qui est probablement assez pleine) pour trouver la réponse de chaque participant, puis de procéder à des vérifications croisées pour confirmer le jour et l'heure qui conviennent à chacun. La fonction de réunion de groupe de Doodle permet de déterminer en un clin d'œil les créneaux horaires les plus disponibles.

• Augmentez la participation aux réunions : Étant donné les difficultés traditionnelles de la coordination, qui consiste à trouver un moment opportun pour plusieurs membres du corps enseignant dont les emplois du temps sont extrêmement chargés et déjà surchargés de réunions, il n'est pas rare qu'un coordinateur fixe les heures de réunion sans s'enquérir au préalable des disponibilités. Le fait de disposer d'un moyen pratique d'évaluer la disponibilité pour plusieurs créneaux horaires possibles, qui est simple à mettre en place pour l'organisateur et auquel les professeurs peuvent répondre, permet de déterminer un moment où le plus grand nombre de professeurs sont en mesure de participer.

Type de réunion 2 : Heures de bureau avec les étudiants

Doodle propose une fonction Calendrier à réserver qui est parfaite pour planifier les heures de bureau. Cet outil permet aux enseignants de configurer une série de créneaux de rendez-vous réservables pour lesquels les étudiants peuvent s'inscrire, sans avoir à attendre qu'ils répondent aux e-mails et sans avoir à vérifier votre calendrier pour éviter les doubles réservations. Les étudiants recevront automatiquement une invitation dans le calendrier une fois qu'ils auront sélectionné l'un des créneaux horaires disponibles dans le calendrier réservable, qui peut inclure un lien vers l'espace de réunion virtuel pour les heures de bureau à distance.

Voici quelques-uns des principaux avantages pour les étudiants :

• Un processus d'inscription invitant : Le processus de recherche d'un moment mutuellement convenable par courriel peut être difficile et rebutant, surtout pour les étudiants qui ont le plus besoin d'aide. La facilité avec laquelle les réunions peuvent être réservées en utilisant le calendrier réservable de Doodle contribue à rendre les heures de bureau beaucoup plus invitantes et accessibles à tous.

• Détails automatiquement confirmés : Les créneaux de réunion réservés sont automatiquement confirmés par une invitation dans le calendrier, ce qui aide les étudiants à suivre et à se souvenir de leurs rendez-vous.

Voici quelques-uns des principaux avantages pour le corps enseignant :

• Simplifier le processus d'inscription : La page de réservation peut vous faire gagner un temps considérable en vous permettant d'envoyer des e-mails à tous les étudiants de vos classes. En utilisant la fonction de page de réservation de Doodle, l'ensemble du processus est automatisé et ne nécessite pas beaucoup de travail ou de temps pour confirmer et même reprogrammer leurs rendez-vous aux heures de bureau.

• Contrôlez entièrement votre emploi du temps (et votre temps) : **Vous pouvez définir des règles spécifiques sur la manière dont vous souhaitez que les réunions soient réservées. Par exemple, vous pouvez fixer une période de préavis minimale si vous souhaitez éviter les réunions de dernière minute (et vous permettre de vous préparer pleinement à l'avance). Vous pouvez également définir les heures de travail disponibles (par exemple, de 9 h à 18 h, ou de 13 h à 17 h, en fonction de vos priorités et de votre charge de travail). Si vous avez tendance à dépasser le temps imparti pour vos réunions, vous pouvez définir un temps tampon (5 minutes, 10 minutes, 15 minutes, etc.) afin que les réunions successives ne soient plus possibles.

• Recueillez des informations sur la réunion à l'avance : **La fonction Questions personnalisées vous permet de recueillir à l'avance des détails sur ce que les élèves veulent discuter. Vous pouvez définir les questions personnalisées comme étant obligatoires ou facultatives. Cela vous aidera à préparer les réunions à l'avance et à vous assurer que la réunion se déroule comme prévu.

• Réservez au nom d'autres personnes : Imaginez que votre établissement passe des entretiens avec des candidats pour un poste de professeur. Avant qu'une offre finale puisse être faite, les meilleurs candidats doivent être examinés par les cadres supérieurs et les responsables du conseil d'administration. Pour cela, vous devez organiser une réunion de groupe entre plusieurs parties prenantes internes et chaque candidat. Avec Book on behalf, **vous pouvez désormais synchroniser les calendriers de toutes les parties prenantes internes pour afficher les disponibilités de chacun avant d'envoyer le lien vers le calendrier à réserver à chaque candidat. C'est simple, rapide et sans effort.

Réunion de type 3 : Réunions individuelles avec des collègues

Une autre façon pour Doodle de vous aider à planifier des rendez-vous est d'utiliser la fonction de réunions en tête-à-tête. Il s'agit d'un excellent moyen de partager les options de réunion possibles avec un collègue, ce qui lui permet de choisir le jour et l'heure qui lui conviennent le mieux.

Voici quelques-uns des principaux avantages de la planification de réunions individuelles avec Doodle :

• Identifier les heures de réunion qui conviennent aux deux parties : Avec la fonction 1:1 de Doodle, vous pouvez proposer différents créneaux horaires disponibles dans votre calendrier.

• Intégration facile avec vos calendriers : Parce que vos calendriers Google et Office 365 sont connectés par le biais de votre compte Doodle, vous pouvez vous assurer que seules les heures disponibles seront affichées aux participants. Cela signifie que vous pouvez dire adieu aux doubles réservations, ce qui est gagnant pour vous et pour tous ceux que vous rencontrez. Et vous n'avez pas à vous soucier de consulter votre calendrier et d'envoyer une invitation officielle - Doodle s'en occupe pour vous une fois que l'heure de la réunion a été confirmée.

• Envoi automatique d'invitations dans le calendrier : L'une des façons de gagner du temps en programmant des réunions individuelles sur Doodle est d'envoyer automatiquement une invitation de calendrier et, éventuellement, un lien vers votre réunion par vidéoconférence, afin que vous ayez tous les deux les détails de la réunion.

Réunion de type 4 : Prise de rendez-vous avec des invités

Une autre façon dont Doodle peut simplifier le processus de création de réunion est de créer un calendrier de créneaux d'inscription pour rencontrer un conférencier invité ou un candidat à un emploi. La création d'un itinéraire pour les professeurs invités implique souvent beaucoup de coordination. Il faut trouver un équilibre entre tous les professeurs qui souhaitent rencontrer l'invité et s'assurer que l'itinéraire de ce dernier est complet.

Une feuille d'inscription accessible au public permet aux professeurs de s'inscrire facilement aux créneaux horaires qui leur conviennent le mieux, ce qui permet de remplir la majorité des réunions, tout en permettant d'apporter des ajustements pour finaliser le programme. Une fois que la plupart des créneaux de réunion sont remplis, il est facile pour les professeurs de se coordonner entre eux, en échangeant éventuellement des créneaux de réunion ou en se mettant par deux pour accueillir plus de personnes.

Voici quelques-unes des façons de rationaliser la planification des réunions avec des invités :

• Créer un calendrier avec une supervision limitée requise : Tenter de coordonner un calendrier de réunion entre plusieurs participants par e-mail peut être un processus long et difficile. L'utilisation de Doodle pour coordonner la réservation des créneaux de réunion peut simplifier considérablement la nécessité de compiler les informations de disponibilité et réduire le temps nécessaire pour finaliser l'itinéraire d'un invité.

• Les professeurs ont la possibilité d'ajuster et de reprogrammer leurs créneaux horaires sans impliquer le coordinateur : **Les ajustements peuvent être effectués de manière informelle, directement par le professeur qui souhaite effectuer le changement, sans avoir à impliquer l'hôte.

• Suppression de la politique dans la programmation des réunions : L'un des problèmes réels de la programmation d'une série de réunions est de déterminer qui figure sur le calendrier s'il n'est pas possible de satisfaire toutes les demandes de réunion. Une inscription en ligne partagée, selon le principe du premier arrivé, premier servi, peut contribuer à accroître la transparence dans la manière dont le calendrier des réunions a été établi, réduisant ainsi la nécessité pour le coordinateur de décider qui doit ou ne doit pas figurer au calendrier.

Si vous recherchez un outil de planification pour améliorer vos processus de réunion dans le domaine de l'éducation et que vous souhaitez comparer Doodle à d'autres solutions, consultez notre page de comparaison des concurrents.

Auteur : Gareth Keeves

Gareth est maître de conférences en stratégie à l'Université Rice et à l'Université de Californie, Davis. Il a obtenu son doctorat en stratégie à l'université du Michigan. Il aime rencontrer les étudiants et apprendre de nouvelles façons d'améliorer l'expérience éducative en ligne.