Scheduling

Guide de l'interface client

Temps de lecture : 9 minutes

Doodle Content Team

Mise à jour : 21 juin 2023

Vous êtes en contact avec les clients ? Vous êtes frustré de ne pas trouver le temps de parler à toutes les personnes que vous devez rencontrer ? Nous savons à quel point cela peut être un problème, c'est pourquoi Doodle est là pour vous aider.

Dans notre "Client Facing Playbook", nous avons pour objectif d'exposer les défis auxquels vous êtes confrontés et comment vous pouvez les surmonter.

Les principaux défis en matière de planification

Un client satisfait est la meilleure stratégie commerciale qui soit "** - Michael LeBoeuf, auteur de best-sellers et professeur de management.

L'expression "en contact avec la clientèle" décrit un vaste éventail de professionnels et de secteurs. Il s'agit notamment des responsables du recrutement et de l'acquisition de talents, des conseillers financiers, des vendeurs de technologies et de solutions, des agents immobiliers, des consultants et des gestionnaires de comptes.

Toutes ces fonctions sont confrontées à des problèmes très similaires en matière de réunions.

Les interminables allers-retours de courriels***. La plupart des entreprises s'appuient encore sur des méthodes longues et non automatisées pour inscrire les réunions au calendrier, comme les appels téléphoniques désordonnés ou, pire encore, l'éternelle partie de ping-pong par courriel. Non seulement cette approche manuelle de la planification est lente, mais le passage constant d'une tâche à l'autre, comme la vérification des horaires et l'envoi d'e-mails sur la disponibilité tout en essayant de rechercher de nouvelles opportunités commerciales, peut rendre les employés 80 % moins productifs.
*Rencontrer les gens à travers les fuseaux horaires**. *Si les multinationales sont déjà habituées aux perturbations liées au travail dans plusieurs pays, continents et fuseaux horaires, c'est un défi auquel même les petites et moyennes entreprises doivent faire face en raison de tendances telles que l'augmentation de la main-d'œuvre à distance et de la gig economy.
Un tiers des professionnels estiment que l'absence des personnes concernées aux réunions a un impact négatif sur leur entreprise. Le fait de ne pas avoir toutes les parties prenantes et les décideurs clés dans la salle peut ralentir des projets importants, ce qui a un impact sur votre expérience client et votre capacité à créer de la valeur pour vos clients.
*Trop de mauvaises réunions**.* L'économiste américain Thomas Sowell a déclaré un jour : "Les personnes qui aiment les réunions ne devraient être responsables de rien."

Selon notre Rapport sur l'état des réunions, environ 70 pour cent des professionnels occupés aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Allemagne estiment que les mauvaises réunions leur font perdre un temps précieux. Pour 89 % des personnes interrogées, la mauvaise organisation est à l'origine du problème. Trop de réunions sont dépourvues d'un ordre du jour concret, tandis que la plupart des documents pré-lisés ont tendance à être lus pendant les 30 premières minutes de la réunion proprement dite.

Comment l'automatisation du processus peut aider

L'utilisation d'un programmateur comme Doodle pour automatiser l'organisation de vos réunions présente de nombreux avantages.

*L'oiseau précoce attrape le ver**. *Il y a dix ans, une étude publiée dans la Harvard Business Review soulignait l'importance de la règle de vente d'une heure. Lorsqu'un vendeur contacte un prospect dans l'heure qui suit son premier contact, il a 60 fois plus de chances de transformer l'opportunité en client que s'il attendait 24 heures avant de relancer. Au cours de la décennie qui a suivi, la règle de l'heure est devenue la règle des cinq minutes. Si vous contactez un nouveau prospect dans les cinq minutes, vous avez 100 fois plus de chances de l'atteindre et 21 fois plus de chances de réussir à le qualifier que si vous attendez 30 minutes.
Un pourcentage incroyable de 78 % des clients achètent à l'entreprise qui répond en premier à leur intérêt.
*Construisez de meilleures relations**. *Il est cinq fois moins coûteux de conserver un client actuel que d'en attirer un nouveau, c'est pourquoi il faut toujours s'efforcer d'entretenir les relations avec les clients existants. Les principales raisons pour lesquelles les clients rompent les liens avec leur agence, entreprise ou fournisseur actuel se résument presque toujours à la relation : ils se sentent négligés, il y a un manque de confiance, il y a un sentiment d'apathie envers votre entreprise ou service, ou ils ne ressentent pas de lien humain positif. S'il y a un moyen de faire en sorte que les clients se sentent totalement dévalorisés, c'est de les empêcher de trouver un créneau pour vous rencontrer, vous et votre équipe.

L'utilisation d'un processus de réunion automatisé permet la création de calendriers personnalisés, grâce auxquels vous pouvez partager vos disponibilités avec vos clients et leur permettre de planifier des rendez-vous quand ils en ont besoin. Ils se sentent ainsi privilégiés et votre équipe n'a plus à s'occuper de la planification.

Comment les fonctionnalités de Doodle peuvent-elles vous aider ?

Page de réservation

Notre Page de réservation est essentiellement un calendrier personnalisé unique avec des créneaux de rendez-vous pré-remplis en fonction de vos règles prédéterminées. Doodle crée une URL unique que vous pouvez partager. Toute personne disposant de ce lien peut réserver du temps dans votre calendrier sans aucun effort de votre part, ce qui change la donne pour les professionnels en contact avec la clientèle qui ont un volume élevé de réunions avec les clients.

Doodle 1:1s

Un outil formidable pour les recruteurs. Créez une réunion 1:1 avec une gamme d'heures de réunion possibles et envoyez-la à votre invité par e-mail ou par une URL spécifique. Doodle s'intègre à votre calendrier et les réunions se synchronisent automatiquement, ce qui vous permet de toujours partager votre disponibilité en temps réel. Lorsque les invités choisissent leur créneau, celui-ci est bloqué dans votre agenda et n'est plus proposé en option aux autres invités pour éviter les conflits.

Groupes Doodle

Doodle Groups est l'une des fonctions les plus utilisées, car elle permet d'éviter le va-et-vient incessant des e-mails. Elle prend tout son sens lorsque vous cherchez à organiser des activités telles que les présentations aux clients, les examens trimestriels approfondis, les séances de brainstorming et les réunions de service. Ce qui prenait auparavant 30 e-mails et 30 jours peut désormais être réalisé en quelques minutes.

De plus, cela met également fin aux problèmes de fuseaux horaires. Doodle identifie automatiquement les fuseaux horaires locaux des invités et affiche les options dans leur heure locale, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs sites ou des employés éloignés.

**Pour en savoir plus sur ce que Doodle peut faire pour vous, consultez le rapport complet joint à cette page.