Comment configurer les pages de réservation pour l'accueil des clients ?

Si les appels d'accueil vous semblent compliqués à gérer, vous n'êtes pas le seul. Entre les e-mails qui vont et viennent, les absences et les attentes floues, il est facile de perdre du temps et de l'énergie avant même d'avoir parlé à un client.

C'est pourquoi votre processus d'admission est important et que votre page de réservation peut faire le gros du travail pour vous.

Avec Doodle, la mise en place d'une page de réservation propre, de marque et utile pour les nouveaux clients ne prend que quelques minutes. C'est simple, intuitif et fonctionne sans abonnement payant - vous pouvez donc commencer à faire une bonne première impression sans frais supplémentaires.

Voici comment créer une expérience d'accueil professionnelle, efficace et facile pour tout le monde.

1. Faites en sorte que votre premier contact se fasse sans effort

Les nouveaux clients sont souvent nerveux ou incertains. Un processus de prise de rendez-vous confus ne les aidera pas. Votre page de réservation est leur première interaction avec vous, alors faites en sorte qu'elle se passe bien.

Une page bien conçue est un signe :

• Vous êtes organisé

• Vous accordez de l'importance à leur temps

• qu'il est facile de travailler avec vous

Avec Doodle, vous n'avez pas besoin de compétences techniques ou d'outils multiples. Un simple lien remplace les longues chaînes d'e-mails et les reports de dernière minute, vous donnant à tous les deux la tranquillité d'esprit dès le départ.

2. Créez une page de réservation dédiée aux nouveaux clients

N'envoyez pas vos nouveaux clients vers vos disponibilités générales. Créez plutôt une page de réservation réservée aux nouveaux clients. Cela vous permet de contrôler les attentes et d'adapter le flux aux personnes qui vous rencontrent pour la première fois.

Pour la mettre en place :

• Allez sur votre tableau de bord Doodle et créez une page de réservation.

• Donnez à la session un nom accueillant comme "Intro Call", "Welcome Call" ou "Initial Consultation".

• Choisissez une durée de session courte, 15 ou 30 minutes étant l'idéal.

Utilisez la description de la session pour que les participants sachent à quoi s'attendre : "Il s'agit d'une courte séance d'introduction pour faire connaissance et déterminer si nous sommes faits pour travailler ensemble.

Cela donne le ton et élimine les incertitudes avant même que l'appel ne commence.

3. Indiquez votre disponibilité et protégez votre temps

Il n'est pas nécessaire d'ouvrir tout votre agenda. Limitez le moment et la fréquence de vos appels de prise de contact afin de rester concentré et dynamique.

Dans les paramètres de votre page de réservation :

• Définissez des fenêtres de disponibilité uniquement pour ces sessions (par exemple, les lundis et mercredis matins).

• Ajoutez des périodes tampons avant et après, pour vous permettre de vous préparer, de décompresser ou de prendre des notes.

• Utilisez des limites pour contrôler le nombre d'entrées que vous autorisez par jour ou par semaine.

Doodle vous permet de construire facilement un emploi du temps qui vous convient et qui s'adapte à votre vie.

4. Donnez une image de marque à votre page de réservation pour instaurer la confiance

Votre page de réservation doit refléter qui vous êtes et ce que vous offrez. Avec les options de personnalisation de Doodle, vous pouvez rendre votre page vraiment personnelle, aidant les clients à se sentir en confiance avant même de vous avoir parlé.

Personnalisez :

• Votre logo ou votre photo de profil

• Votre nom, votre titre professionnel et votre domaine d'expertise

• Une courte et chaleureuse description de la séance

• La couleur de votre marque (ou choisissez simplement quelque chose de calme et de professionnel).

Ces petites touches permettent à votre page de se démarquer des programmateurs génériques et donnent aux clients une idée de la personne qu'ils rencontrent.

5. Posez les bonnes questions, mais restez léger

Doodle collecte automatiquement le nom et l'email du client lors de la réservation - inutile de le demander à nouveau.

Au lieu de cela, utilisez des questions personnalisées pour obtenir un contexte utile, comme par exemple :

• "Sur quoi aimeriez-vous vous concentrer lors de notre première séance ?"

• "Avez-vous déjà travaillé avec quelqu'un dans ce domaine ?

• "Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez que je sache avant que nous nous rencontrions ?"

Restez dans le registre de la conversation et de l'optionnel. Ce n'est pas le moment de remplir des formulaires médicaux ou juridiques détaillés. Vous montrez simplement que vous vous souciez suffisamment de la situation pour la préparer.

Conseil de pro: une question réfléchie peut donner lieu à une meilleure première conversation. Par exemple, vous pourriez demander : « Qu'est-ce que je dois savoir pour notre première rencontre afin que vous vous sentiez à l'aise ?

6. Synchronisez votre calendrier et envoyez des rappels

Une fois que votre page de réservation est configurée, connectez votre calendrier existant pour éviter les doubles réservations ou la confusion.

Doodle prend en charge :

• Google Calendar

• Microsoft Outlook

• Rappels intégrés pour vous et le client

Cela permet de s'assurer que tout le monde arrive à l'heure et avec les bonnes attentes. Aucune étape supplémentaire n'est nécessaire.

7. Facultatif mais puissant : Collecter le paiement à l'avance

Si vous facturez les appels d'accueil, même pour un petit montant, connecter Stripe à votre page de réservation peut aider à réduire les désistements et à établir un engagement dès le départ.

Avantages :

• Les clients paient lorsqu'ils réservent

• Vous n'avez pas à vous soucier du suivi des factures

• Les clients sérieux sont plus susceptibles d'aller jusqu'au bout de leur démarche.

Ceci est particulièrement utile pour les professionnels qui proposent du coaching, du conseil ou de la thérapie, où le temps est à la fois précieux et limité.

Laissez votre page de réservation faire l'onboarding pour vous

Une fois que votre page de réservation est en ligne, elle fonctionne toute seule :

• Pas d'échanges de courriels

• Pas de confusion dans les calendriers

• Pas de surcharge administrative

• Pas d'opportunités manquées

• Pas besoin de courir après les confirmations

Les nouveaux clients bénéficient d'une première expérience professionnelle en douceur. Vous restez maître de votre temps et concentrez votre énergie là où c'est le plus important. Vous pouvez partager le lien de votre page de réservation partout où vos clients se trouvent déjà, ce qui rend la programmation simple et accessible.

Les meilleurs endroits pour partager le lien de votre page de réservation :

Créez dès aujourd'hui votre page de réservation pour vos clients et laissez Doodle s'occuper de la planification, afin que vous puissiez vous concentrer sur les personnes qui comptent pour vous.