Comment programmer une formation de cohorte sans faire de va-et-vient.

Planifie la formation en cohorte sans ping-pong d'emails en cartographiant ton programme, en affectant le bon outil à chaque étape, en fixant des échéances et en automatisant les rappels.

Le défi auquel sont confrontés les professionnels de la formation

La formation en cohorte comporte des éléments mobiles. Les obstacles les plus courants sont les grands groupes répartis sur plusieurs fuseaux horaires, les limites de places, les sessions de travail préalables, les heures de bureau, la collecte des paiements et les apprenants qui ont besoin d'un nouveau rendez-vous. Essayer de gérer tout cela par courriel entraîne de la confusion, des messages manqués et des salles à moitié remplies. Cela prend également du temps pour créer du contenu et soutenir les apprenants.

Pourquoi c'est important pour Trainer

Ton calendrier est le moteur de ton entreprise. Plus tu passes de temps à planifier, moins tu passes de temps à enseigner, à coacher ou à vendre. Une mauvaise planification nuit également à l'expérience de l'apprenant. Si les gens ne trouvent pas le bon moment ou s'inscrivent à la mauvaise session, leur satisfaction diminue.

Une bonne planification permet de commencer à l'heure, d'avoir des sessions complètes, de réduire les absences, d'améliorer les rapports et d'avoir plus d'espace dans ta semaine pour un travail approfondi.

Planifie l'emploi du temps de ta cohorte avant d'inviter les apprenants

Commence par cartographier la structure de ton programme, puis choisis l'outil Doodle qui s'occupera de chaque partie.

Définis le flux

• Semaine 0 : webinaire de préparation au travail + questions et réponses

• Semaine 1-3 : Ateliers en direct avec un nombre de places limité

• Chaque semaine : Heures de bureau pour les petits groupes ou les 1:1.

• Dernière semaine : Présentations du projet Capstone

Bloque le temps de ton formateur

• Ajoute des blocs de formation protégés à ton calendrier

• Connecte le calendrier Google, le calendrier Microsoft Outlook ou le calendrier Apple pour que Doodle masque les périodes occupées.

Choisis le bon outil Doodle pour chaque étape

Conseil de pro : nomme les sessions pour plus de clarté

Utilise des modèles propres et scannables :

• Cohorte 14 Atelier A

• Heures de bureau de la cohorte 14 - Semaine 2

• Présentations de la cohorte 14

Dans Doodle Pro, tu peux utiliser des descriptions de réunions générées par l'IA pour ajouter des objectifs, des notes de préparation et du matériel.

Fais correspondre l'outil au moment de la formation

Utilise les sondages de groupe pour définir le coup d'envoi en direct.

Objectif : choisir un moment en direct auquel la plupart des apprenants peuvent assister.

• Crée un sondage de groupe avec 5 à 7 heures pour les candidats

• Fixe une date limite pour les réponses

• Envoie le sondage à un maximum de 1000 participants

• Active les rappels automatiques

• Verrouille l'heure finale une fois le vote terminé

Cela permet d'éviter les devinettes et la chasse aux courriels.

Utilise les feuilles d'inscription pour les ateliers dont le nombre de places est limité

Objectif : remplir plusieurs options de session sans surbooking.

• Ajoute tous les créneaux d'atelier

• Fixe un nombre maximum de places par session

• Cache les détails des participants si nécessaire

• Ajoute des notes et du matériel de préparation

• Partager un lien avec tous les apprenants

Les apprenants choisissent une heure et Doodle fait respecter la capacité d'accueil.

Utiliser une page de réservation pour les heures de bureau permanentes

Objectif : permettre aux apprenants de réserver en fonction de ton calendrier réel.

• Connecte ton calendrier de façon à ce que les périodes occupées soient cachées

• Définis des fenêtres hebdomadaires pour les heures de bureau

• Ajoute des tampons et des limites de réservation

• Connecte Zoom, Teams, Meet ou Webex

• Recueille les paiements avec Stripe si nécessaire

Une fois les paramètres définis, les apprenants s'inscrivent eux-mêmes sans avoir à faire des allers-retours.

Utilise 1:1 quand tu veux des heures encadrées

Objectif : offrir une courte liste d'options triées sur le volet.

• Ajoute quelques heures sélectionnées

• Laisse Doodle gérer les confirmations et les fuseaux horaires.

• Utilise Stripe pour les évaluations privées payantes si nécessaire.

Utile pour les rattrapages, les cycles de rétroaction ou les séances de coaching spéciales.

Conseils pratiques pour garder les cohortes sur la bonne voie

• Fixe des délais de réponse pour les sondages de groupe et les feuilles d'inscription.

• Ajoute des tampons (10-15 minutes) entre les réunions

• Proposer des sessions le matin et l'après-midi en fonction des différents fuseaux horaires

• Active les rappels automatiques (24 heures + 60 minutes avant)

• Ajoute du matériel directement dans les confirmations

• Limite ta page de réservation à des fenêtres déterminées

• Percevoir le paiement à l'avance lorsque c'est approprié

• Envoie des invitations directement à partir de Doodle à de grandes cohortes

• Ajoute une image de marque pour créer un climat de confiance dans les entreprises

• Automatise les systèmes à l'aide des intégrations Zapier

Erreurs courantes à éviter

• Proposer trop d'options de temps

• Changer d'outil au milieu de la cohorte

• Oublier les fuseaux horaires

• Sauter des tampons

• Accepter le paiement après la réservation

• Utiliser des noms de session peu clairs

• Envoyer des invitations à la dernière minute

• Exposer les listes de participants dans les groupes d'entreprises

Outils et solutions sur lesquels les formateurs peuvent compter

• Sondages de groupe

Identifier la meilleure heure de direct pour les grands groupes.

• Feuilles d'inscription

Ajoute plusieurs créneaux horaires avec des limites de places et empêche la surréservation.

• Page de réservation

Permet aux apprenants de réserver eux-mêmes leurs heures de bureau, d'ajouter des tampons, de connecter des calendriers et de collecter des paiements Stripe.

• 1:1

Offre des heures curées pour les individus avec des confirmations automatisées.

• Intégrations aux calendriers

Garde les disponibilités exactes dans Google Calendar, Outlook et Apple Calendar.

• Vidéoconférence

Ajoute automatiquement des liens Zoom, Teams, Google Meet ou Cisco Webex.

• Fonctionnalités Pro et Teams

Descriptions AI, marque personnalisée, masquer les détails des participants, envoyer à de grands groupes et sécurité de niveau entreprise.

• Automatisation Zapier

Pousse les réservations vers ton système de gestion de la relation client, ton système de gestion de la formation continue, ton système de messagerie ou Slack.

Un playbook simple que tu peux copier

Avant l'inscription

• Construis ton plan d'emploi du temps

• Créer un sondage de groupe pour le coup d'envoi

• Prépare des feuilles d'inscription pour les ateliers

Pendant l'inscription

• Envoyer le sondage de groupe avec une date limite de réponse

• Partager le lien de la feuille d'inscription

• Ouvrir les heures de bureau via la page de réservation

Après la confirmation

• Verrouiller l'heure de début

• Activer les rappels

• Ajouter du matériel avec des descriptions AI

Pendant la livraison

• Surveille les feuilles d'inscription

• Utiliser 1:1 pour les rattrapages

• Synchroniser automatiquement les liens vidéo et les calendriers

Après la cohorte

• Utiliser une feuille d'inscription comme un sondage en texte seul

• Exporter les données de présence

• Mettre à jour les modèles pour la cohorte suivante

Exemples réels de scénarios de formation

Formation à la vente en entreprise dans trois régions

• Coup d'envoi via un sondage de groupe

• Ateliers hebdomadaires via les feuilles d'inscription

• Coaching des managers par le biais de la page de réservation

• Paiements facultatifs, sauf si des cohortes publiques sont organisées

Académie de coaching avec sessions privées payantes

• Ateliers via la feuille d'inscription

• Coaching privé de 45 minutes via la page de réservation + Stripe

• Liens 1:1 pour les rattrapages

Formateur d'intégration au logiciel pour les clients

• Appels de découverte via la page de réservation

• Ateliers basés sur les rôles via la feuille d'inscription

• Capstones avec des détails cachés sur les participants

Points clés à retenir

• Cartographier ta cohorte dès le début

• Utilise les sondages de groupe, les feuilles d'inscription, la page de réservation et le 1:1 intentionnellement.

• Automatise les rappels et les échéances

• Ajouter des tampons et des noms clairs

• Connecte les calendriers et les outils vidéo

• Recueille les paiements avec Stripe lorsque les sessions sont limitées

Commence avec une meilleure planification

Tu n'as pas besoin d'une douzaine d'outils pour programmer une formation en cohorte sans aller-retour. Avec Doodle, tu peux faire correspondre chaque partie de ton programme à la bonne méthode de planification, garder ton calendrier précis et offrir aux apprenants une expérience fluide. Les sondages de groupe définissent le coup d'envoi, les feuilles d'inscription gèrent les sessions à places limitées, la page de réservation gère les heures de bureau, et 1:1 permet de faire des choix personnalisés.

Prêt à rendre ta prochaine cohorte plus facile à gérer ? Crée un Doodle et vois comment les formateurs économisent des heures chaque semaine tout en gardant les sessions pleines et à l'heure.