5 modèles de réunions pour les appels des clients et les examens créatifs

Tu travailles rapidement, mais les appels des clients peuvent toujours épuiser le temps de création. Les parties prenantes se joignent tardivement à l'équipe, les commentaires arrivent par différents canaux et les décisions sont bloquées. Ton équipe perd des heures chaque semaine à cause des messages qui vont et viennent et des réunions qui manquent de structure.

Ce guide te propose cinq modèles de réunion éprouvés pour les agences. Chaque modèle comprend un ordre du jour simple, des messages-guides et un calendrier. Tu verras également comment utiliser la page de réservation de Doodle, les invitations 1:1, les sondages de groupe et les feuilles d'inscription pour réduire les frictions liées à la planification et garder ton calendrier sous contrôle.

Que tu sois à la tête d'un studio ou d'une agence à service complet, ces modèles t'aideront à passer du chaos à la clarté sans ajouter d'administration supplémentaire.

Le défi auquel sont confrontés les professionnels des agences

Les calendriers des agences sont remplis de changements de contexte. Tu passes d'appels de découverte à des examens créatifs et à des mises à jour de statut. Lorsque les réunions manquent de structure :

• le champ d'action s'étend

• les décisions glissent

• les délais dérivent

• les commentaires sont dispersés

La planification ajoute un risque supplémentaire. Les clients utilisent des outils, des fuseaux horaires et des préférences différents ; une invitation manquée ou une double réservation peut se répercuter sur l'ensemble du projet.

Pourquoi cela est important pour les agences

Ton temps est ta marge. Les réunions serrées protègent la bande passante créative, aident ton équipe à travailler avec concentration et accélèrent les approbations.

Normaliser les modèles de réunion :

• définit les attentes des clients

• réduit le travail à refaire

• clarifie les propriétaires et les décisions

• renforce le rythme du projet

En y ajoutant une planification intelligente, tu récupères chaque semaine des heures qui, autrement, disparaîtraient dans l'administration.

5 modèles de réunions que tu peux copier dès aujourd'hui

Chaque modèle comprend le temps nécessaire pour une réunion de 30 à 60 minutes. Ajuste-le en fonction de la taille de ton projet et des personnes qui doivent être présentes.

1) Appel de démarrage du client

Objectif : s'aligner sur les objectifs, les rôles, la portée et les méthodes de travail.

Durée suggérée : 45 minutes

Qui : responsable du client, commanditaire du projet, responsable du compte de l'agence, responsable de la création ou de la stratégie.

Ordre du jour

• 5 min - Présentations et rôles

• 10 min - Objectifs du projet et mesures de réussite

• 10 min - Portée, produits livrables et jalons

• 10 min - Décideurs, approbations, risques

• 5 min - Plan de communication et outils

• 5 min - Prochaines étapes et propriétaires

Suggestions à utiliser

• À quoi ressemble le succès dans 60 jours et au moment du lancement ?

• Qui approuve les créations et qui doit être informé ?

• Quels sont les risques qui t'inquiètent le plus ?

Astuce de programmation avec Doodle

• Utilise un sondage de groupe lorsque plusieurs dirigeants doivent participer. Offre des blocs en fonction des fuseaux horaires, fixe une date limite et laisse les rappels gérer les réponses.

• Après avoir confirmé l'heure, ajoute un lien vidéo (Zoom, Google Meet, Teams) directement dans Doodle.

Avant l'appel

• Partage un briefing d'une page et un formulaire d'admission.

• Utilise les descriptions de réunion générées par l'IA (Doodle Pro) pour ajouter un ordre du jour soigné à l'invitation.

Après l'appel

• Envoie un récapitulatif avec les propriétaires

• Utilise Doodle 1:1 pour tout suivi.

2) Statut et approbations hebdomadaires

Objectif : faire avancer le travail, éliminer les obstacles, confirmer les approbations

Durée suggérée : 30 minutes

Qui : responsable du compte, client au quotidien, producteur, responsable de la création (si nécessaire)

Ordre du jour

• 5 min - Résultats et mises à jour

• 10 min - Travail en cours et points à revoir

• 10 min - Décisions et risques

• 5 min - Prochaines étapes et dates

Suggestions à utiliser

• Que pouvons-nous approuver aujourd'hui pour maintenir l'élan ?

• Quelle dépendance est menacée cette semaine ?

Astuce de planification avec Doodle

• Utilise une page de réservation pour les appels de statut récurrents. Les clients choisissent un créneau qui correspond à tes disponibilités.

• Si la session est facturable, collecte le paiement avec Stripe pendant la réservation.

• Ajoute des tampons pour éviter les réunions qui se suivent.

Avant l'appel

• Partage le document d'état et les liens vers les actifs.

• Réduis la liste des participants.

Après l'appel

• Enregistre les décisions dans le document

• Utilise Zapier pour envoyer les détails de la réunion dans Slack ou Asana.

3) Appel de révision créative

Objectif : présenter la création, s'aligner sur l'intention, recueillir les commentaires en un seul endroit.

Durée suggérée : 45-60 minutes

Qui : sponsor client, réviseurs, directeur de la création, responsable du compte.

Ordre du jour

• 5 min - Bref récapitulatif et objectif de l'entreprise

• 10 min - Justification du concept et aperçu du public

• 20 min - Visite guidée avec questions et réponses

• 10 min - Rétroaction par thème

• 5 min - Décision et prochaines étapes

Suggestions à utiliser

• Ce concept répond-il au cahier des charges et aux besoins du public ?

• Que faut-il changer pour passer à la production ?

Conseil de programmation avec Doodle

• Évite le chaos des courriels pour les grands groupes. Utilise des sondages de groupe et envoie des invitations par courriel à un maximum de 1000 participants.

• Cache les détails des participants si tu as besoin de confidentialité.

Avant l'appel

• Partage un PDF, une présentation ou un prototype 24 heures à l'avance.

• Désigne un preneur de notes et un responsable de la décision.

Pendant l'appel

• Organise le retour d'information par thème (message, conception, technique).

• Consigner les mesures à prendre en direct

Après l'appel

• Utiliser Doodle 1:1 pour les examens de suivi

• Partager un récapitulatif avec les décisions finales

4) Atelier de consolidation des commentaires

Objectif : unifier les commentaires épars en une seule direction

Durée suggérée : 45 minutes

Qui : le responsable du compte, le responsable de la création, les principaux évaluateurs ou le propriétaire du produit.

Ordre du jour

• 5 min - Objectifs et règles de base

• 10 min - Examen des commentaires par source/thème

• 20 min - Hiérarchiser les modifications et résoudre les conflits

• 10 min - Orientation finale et prochaines étapes

Suggestions à utiliser

• Quels sont les commentaires qui s'alignent sur le briefing ?

• Quelle mesure permettra de prouver que la modification a fonctionné ?

Astuce de programmation avec Doodle

• Utilise des feuilles d'inscription avec des sièges plafonnés pour gérer plusieurs marchés ou équipes.

• Doodle Pro te permet de créer un nombre illimité de sessions.

Avant l'appel

• Regroupe tous les commentaires dans un seul document

• Étiquette les commentaires : indispensable, souhaitable, hors sujet.

Après l'appel

• Partage la liste des priorités

• Ouvrir des créneaux 1:1 pour des clarifications individuelles

5) Revue trimestrielle des activités

Objectif : montrer l'impact, s'aligner sur les objectifs du prochain trimestre, soutenir la croissance

Durée suggérée : 60 minutes

Qui : direction de l'agence, sponsor du client, responsable des finances/opérations

Ordre du jour

• 10 min - Objectifs et résultats du dernier trimestre

• 15 min - Points forts de la campagne + leçons

• 15 min - Feuille de route + perspectives budgétaires

• 10 min - Risques + dépendances

• 10 min - Accord sur le prochain trimestre

Suggestions à utiliser

• Où avons-nous créé le plus de valeur ?

• Quelles contraintes devraient guider le prochain trimestre ?

Conseil de programmation avec Doodle

• Utilise des sondages de groupe avec de larges fenêtres de disponibilité.

• Ajoute une marque personnalisée dans Doodle Pro pour une invitation soignée et prête à être utilisée par les cadres.

Avant l'appel

• Partage une courte présentation et un résumé d'une page.

• Inclure des options pour la planification du prochain trimestre

Après l'appel

• Envoie un récapitulatif et les décisions

• Réutiliser le même modèle de sondage pour établir le prochain QBR

Tableau des modèles de réunion suggérés

Tu peux coller ceci dans Contentful sous la forme d'un bloc de tableau ou d'un markdown :

Conseils pratiques pour que ces modèles fonctionnent

• Une boîte à rythme avec un objectif

Donne à chaque bloc de l'ordre du jour un résultat clair.

• La salle doit être petite

Invite les décideurs ; garde les autres asynchrones.

• Prépare les éléments à l'avance

Envoie des mémoires, des prototypes ou des données 24 heures avant l'appel.

• Décide dans la salle

Désigne un responsable de la décision et enregistre l'appel.

• Protège ton calendrier

Utilise des tampons, évite les appels en fin de journée et bloque le temps de concentration.

• Rends les prochaines étapes évidentes

Chaque réunion se termine avec les propriétaires, les dates et le chemin de retour d'information.

Erreurs courantes à éviter

• Objectifs flous

• Trop de réviseurs dans la salle

• Feedback sans briefing pour l'ancrer

• Chemins d'approbation flous

• Planification par courriel au lieu d'outils automatisés

Outils et solutions que les agences utilisent avec Doodle

• Page de réservation - appels de routine, heures de bureau, sessions payantes via Stripe.

• Invitations 1:1 - entretiens avec les parties prenantes et suivi

• Sondages de groupe - examens créatifs, ateliers, QBRs

• Feuilles d'inscription - ateliers à créneaux multiples avec limites de places

• Connexions à l'agenda - Google, Outlook, Apple

• Vidéoconférence - Google Meet, Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams

• Fonctionnalités pro - agendas générés par l'IA, stratégie de marque, participants cachés, expérience sans publicité.

• Zapier - création de tâches et rappels

Tout ce qui est listé est exact par rapport aux fonctionnalités actuelles de Doodle.

Exemples concrets d'équipes d'agences

• Boutique design studio - Coup d'envoi via un sondage de groupe → réponses plus rapides + approbations pendant les appels.

• Agence de marketing à la performance - Page de réservation pour les statuts + Stripe pour les audits payants → 4 heures économisées chaque semaine.

• Agence mondiale de relations publiques - Feuilles d'inscription avec sièges plafonnés + participants cachés → flux de travail multi-marchés plus fluides.

• Agence de contenu - 1:1 pour les interviews + liens Teams + Zapier → création automatique de tâches.

• Agence à service complet - Sondages de groupe + stratégie de marque + descriptions de réunions AI → processus QBR peaufiné.

Principaux enseignements

• Utilise des modèles de réunion pour protéger ton temps

• Associe chaque type de réunion au bon produit Doodle

• Garder les salles petites et les commentaires structurés

• Décide dans la salle et enregistre les propriétaires, les dates et les décisions.

• Utilise Doodle Pro pour les descriptions AI, les marques et les rappels.

Commence avec une meilleure planification

Ces modèles aideront ton agence à organiser des appels clients plus serrés et des revues créatives plus rapides. Si tu veux moins d'emails et des calendriers plus propres, ajoute Doodle à ton flux de travail.

Connecte ton calendrier, partage une page de réservation pour les appels de routine, utilise 1:1 pour les suivis, et des sondages de groupe ou des feuilles d'inscription pour les sessions plus importantes. Recueille les paiements avec Stripe lorsque c'est nécessaire et laisse les rappels s'occuper des suivis.

Prêt à gagner du temps ?