5 modèles de réunions que chaque architecte devrait utiliser

En tant qu'architecte, tu passes tes journées à trouver un équilibre entre les clients, les consultants, les entrepreneurs et les représentants de la ville. Ton agenda se remplit rapidement. La mauvaise réunion au mauvais moment peut ralentir un projet, causer des retouches et réduire les heures facturables.

La solution est simple : utilise un petit ensemble de modèles de réunions réutilisables. Dans ce guide, tu trouveras cinq modèles de réunions pratiques pour les architectes, ainsi que la façon de les organiser avec Doodle pour gagner du temps et réduire les allers-retours.

Le défi auquel sont confrontés les professionnels de l'architecture

Les architectes coordonnent de nombreux rôles et phases dans le cadre d'un projet :

• Appels d'accueil résidentiels

• Examens du concept et de la conception

• Vérifications des conflits avec les consultants

• Visites de chantier et réunions de CA

• Conversations sur les permis et la planification

Sans structure, chaque réunion devient un travail sur mesure qui mange du temps.

Points de douleur courants

• Fils de courriels interminables pour trouver une heure

• Absences dues à des rappels ou à des lieux peu clairs

• Des ordres du jour qui dérivent et des décisions qui ne sont pas prises

• Retards qui se répercutent sur les dessins, les soumissions et les honoraires

• Heures consacrées à des consultations non rémunérées au lieu de travaux facturables

Pourquoi cela est important pour les architectes

Les réunions déterminent les exigences, l'orientation de la conception et les décisions de construction. Une structure de réunion solide protège tes honoraires et ton calendrier.

Des modèles clairs t'aident à

• raccourcir les délais des projets en réduisant la confusion

• Améliorer la confiance des clients grâce à des points de contact cohérents

• Prendre des décisions qui tiennent la route et réduire les reprises

• Faire en sorte que ton équipe soit concentrée, efficace et facturable

Tu trouveras ci-dessous cinq modèles prêts à l'emploi pour les architectes, avec des agendas et des configurations Doodle que tu peux brancher dès aujourd'hui.

Modèle 1 : Découverte et accueil du client

Objectif : Qualifier un client potentiel, définir les objectifs et établir la portée préliminaire du projet.

Durée : 30 à 45 minutes

Participants : Architecte, décideur du client, tout copropriétaire ou partenaire.

Ordre du jour

1. Objectifs et vision (2 minutes par personne)

2. Site + contraintes

3. Budget et délais

4. Décideurs et processus d'approbation

5. Prochaines étapes

Liste de contrôle pour la préparation

• Examine le formulaire de demande, l'adresse du site et les dossiers de base

• Choisis 1 ou 2 exemples de projets pertinents

• Prépare les questions à poser

Mise en place du Doodle

• Utilise une page de réservation pour que les clients potentiels réservent eux-mêmes en fonction de tes disponibilités réelles.

• Connecte le calendrier Google/Outlook/Apple

• Ajoute des rappels automatiques + la vidéoconférence

• Connecte Stripe si tu fais payer les consultations

Exemple d'invitation

Titre : Appel de découverte du client pour [Projet/Adresse]

Description : Nous passerons en revue les objectifs, le contexte du site, le budget et le calendrier. Prépare le lien de l'enquête ou de l'annonce.

Meilleures pratiques

• Sois bref pour ne pas perdre de temps

• Termine par une étape suivante claire

• Utilise Doodle 1:1 pour offrir seulement quelques temps de curation à un seul prospect.

Modèle 2 : Examen du concept avec le client

Objectif : S'aligner sur les premiers concepts et approuver l'orientation.

Durée : 60 minutes

Participants : Architecte, PM, décideur du client, architecte d'intérieur facultatif

Ordre du jour

1. Récapitulation des objectifs et des contraintes

2. Présenter 2 ou 3 concepts avec les avantages et les inconvénients

3. Discuter des implications en termes de coûts et d'échelonnement

4. Saisir les décisions et les risques

5. Confirmer les approbations et la prochaine étape

Préparer la liste de contrôle

• Assembler les dessins et les diapositives en un seul document

• Préparer une description simple des coûts

• Définir les critères de décision

Configuration du Doodle

• Utiliser des sondages de groupe lorsque plusieurs parties prenantes doivent se mettre d'accord sur une heure.

• Fixer des échéances et des rappels automatiques

• Utilise Doodle Pro pour générer une description claire de la réunion et ajouter une image de marque

Saisir les décisions

• Ajouter une diapositive finale listant les décisions

• Envoyer un résumé dans les 24 heures

Meilleures pratiques

• Limite-toi à 2 ou 3 options

• Fixe un délai pour chaque bloc de discussion

• Enregistrer l'appel (avec le consentement des participants)

Modèle 3 : Synchronisation de la coordination des consultants

Objectif : Résoudre les conflits, s'aligner sur les responsabilités et faire avancer les modèles.

Durée : 45 à 60 minutes

Participants : Architecte, structure, MEP, civil, paysagiste, spécialistes

Ordre du jour

1. Jalons et vérification du calendrier

2. Examen des dessins/modèles

3. Matrice des responsabilités

4. Décisions + propriétaires

5. Dates de livraison + prochain point de contact

Liste de contrôle pour la préparation

• Publie le dernier modèle et les derniers PDF au moins 24 heures à l'avance

• Identifie les cinq principaux conflits ou risques

• Clarifier les normes de désignation et d'échange des fichiers

Mise en place du Doodle

• Utilise les sondages de groupe pour la coordination entre plusieurs entreprises (jusqu'à 1000 participants)

• Cacher les détails des participants si l'on souhaite préserver la confidentialité entre les entreprises

• Les réunions réservées sont automatiquement synchronisées avec les calendriers et les liens vidéo.

Liste de contrôle pour le suivi

• Envoie des modèles mis à jour + un journal de décision d'une page

• Utilise une feuille d'inscription si tu as besoin de créneaux horaires structurés pour le retour des consultants.

Meilleures pratiques

• Garder le groupe restreint et spécifique à la phase

• Cadence hebdomadaire en DD ; bihebdomadaire en CD

• Utilise Doodle 1:1 pour les sujets de discussion.

Modèle 4 : Coordination des entrepreneurs et réunion de chantier

Objectif : faire avancer la construction, répondre aux demandes d'information, examiner les conditions sur le terrain.

Durée : 30-60 minutes sur place + 30 minutes de révision

Participants : Architecte/CA principal, GC PM, surintendant, principaux sous-traitants, représentant du propriétaire

Ordre du jour

1. Sécurité + accès

2. Examen des travaux en cours + maquettes

3. Demandes d'information en cours + soumissions

4. Modifications + approbations

5. Points d'action

Liste de contrôle pour la préparation

• Apporter les dessins actuels, le registre des demandes d'information et l'appareil photo

• Vérifier les conditions météorologiques et l'accès au chantier

• Prépare les outils de la liste de contrôle

Mise en place de Doodle

• Utilise une page de réservation pour que le CG ne réserve les réunions de chantier récurrentes que lorsque tu es disponible.

• Ajoute l'adresse du chantier et les détails du parking

• Utilise Doodle 1:1 pour les réunions secondaires ponctuelles

Meilleures pratiques sur le chantier

• Lier les photos aux actions à entreprendre

• Conserve un modèle de rapport de chantier simple

• Envoyer des résumés le jour même pour réduire les litiges

Modèle 5 : Réunion de pré-demande de permis et de planification

Objectif : Clarifier les questions relatives au code et réduire le nombre de nouvelles soumissions

Durée : 45 minutes

Participants : Architecte, responsable de la planification/du bâtiment, parfois client ou civil

Ordre du jour

1. Résumé du projet + zonage

2. Questions clés sur le code

3. Études requises et documents à soumettre

4. Calendrier + processus d'examen

5. Prochaines étapes

Liste de contrôle pour la préparation

• Mémoire de deux pages avec plan du site + masse

• Liste des questions relatives au code (avec citations)

• Apporte les approbations précédentes si nécessaire

Configuration de Doodle

(Précision : de nombreuses agences exigent encore un courriel pour réserver).

• Utilise Doodle 1:1 pour proposer quelques plages horaires qui respectent les deux calendriers.

• Inclure l'ordre du jour dans l'invitation ; les descriptions AI peuvent être utiles.

• Pour les réunions entre plusieurs services, envoie un sondage de groupe pour aligner les disponibilités.

Meilleures pratiques

• Demande une confirmation écrite des interprétations

• Saisir les noms et les titres des participants

• Envoyer un court résumé écrit

Les erreurs à éviter

• Trop d'objectifs dans une réunion - s'en tenir à un résultat principal

• Longs courriels - partage plutôt un lien de programmation

• Pas de matériel de préparation - envoie des dessins/modèles au moins un jour à l'avance

• Pas de rappels - activer les rappels automatiques pour éviter les absences.

• Pas de journal des décisions - clôturer chaque réunion avec les propriétaires + les dates

Outils et solutions pour une planification plus rapide

Page de réservation

Idéale pour les appels de clients, les consultations payantes, les visites de sites

• Affiche tes disponibilités réelles

• Ajoute des liens vidéo

• Prend en charge Stripe pour les paiements

• Heures de travail, tampons et lieux personnalisables

1:1

Idéal pour les appels d'une seule personne (représentants de la ville, subordonnés, suivis rapides)

• Offre une liste d'heures de travail

• Empêche les doubles réservations

Sondages de groupe

Idéal pour les revues de conception et les synchronisations de consultants

• Invite jusqu'à 1000 participants

• Fixe des délais et des rappels

• Cache les détails des participants

Feuilles d'inscription

Utile pour les ateliers, les tests en studio, les démonstrations de vendeurs

• Crée des créneaux horaires avec des limites de places

• Les participants choisissent eux-mêmes un créneau horaire

Intégrations utiles

• Calendrier Google, Outlook et Apple

• Zoom, Google Meet, Cisco Webex, Microsoft Teams

• Zapier → déclencher des tâches dans Asana, Trello ou Slack.

Avantages de Doodle Pro / Teams

• Agendas générés par l'IA

• Marque personnalisée + logo

• Expérience sans publicité

• Cache les détails des participants

• Sécurité de niveau entreprise

Exemples concrets

Studio résidentiel

• Utilise une consultation payante de 30 minutes via la page de réservation (Stripe) → taux de présence plus élevé.

• Utilise des sondages de groupe pour l'examen des concepts avec les couples

• Le chef d'entreprise réserve les visites de chantier uniquement le vendredi matin via une page de réservation personnalisée.

Entreprise commerciale de taille moyenne

• Utilise les sondages de groupe tous les trimestres pour définir les synchronisations hebdomadaires des consultants.

• Utilise le 1:1 avec deux fenêtres de temps pour les conversations sur les permis

• Utilise des feuilles d'inscription pendant les CD pour les examens de transfert des consultants.

Projet communautaire

• Crée une feuille d'inscription avec 8 emplacements × 10 places pour une journée portes ouvertes.

• Doodle cache les détails des participants pour plus de confidentialité

Principaux enseignements

• Utilise cinq modèles de réunion pour gagner du temps et réduire les frictions.

• Associe chaque modèle à l'outil Doodle approprié

• Envoie des fichiers de préparation et utilise des rappels automatiques pour éviter les absences.

• Enregistre les approbations, les propriétaires et les dates de chaque réunion

• Recueille les paiements pour les consultations payées avec Stripe

Commence avec une meilleure planification

Tu n'as pas besoin de plus de réunions - tu as besoin de meilleures réunions.

Commence à utiliser ces cinq modèles de réunions pour les architectes, branche-les sur ton calendrier et laisse Doodle s'occuper de la réservation, des rappels et des liens vidéo.

Prêt à simplifier la planification ? Crée ton premier modèle et envoie ton lien dès aujourd'hui.