Was ist ein virtuelles Meeting?

Da die Welt immer kleiner wird, haben sich virtuelle Meetings zu einem wichtigen Instrument entwickelt, um Menschen an verschiedenen Orten zusammenzubringen, die Zusammenarbeit zu erleichtern und produktive Diskussionen zu fördern.

Ganz gleich, ob Sie aus der Ferne arbeiten, Geschäfte mit globalen Partnern tätigen oder einfach nur mit Freunden und Familie in Verbindung bleiben - virtuelle Meetings haben die Art und Weise, wie wir kommunizieren, revolutioniert.

Heute erfahren Sie, was ein virtuelles Meeting ist, wie man es plant und welche Tipps Sie geben können, damit Ihr Meeting erfolgreich wird.

Was ist ein virtuelles Meeting?

Ein virtuelles Meeting ist ein Online-Treffen, bei dem die Teilnehmer über Videokonferenzplattformen zusammenkommen, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen persönlichen Treffen können bei virtuellen Meetings Personen von verschiedenen Standorten aus problemlos zusammenkommen, so dass geografische Barrieren abgebaut und Zeit und Reisekosten gespart werden.

Über Video- und Audioverbindungen können sich die Teilnehmer an Diskussionen beteiligen, Bildschirme gemeinsam nutzen, Folien präsentieren und nahtlos an Projekten zusammenarbeiten.

Ist ein virtuelles Meeting dasselbe wie Zoom?

Zoom ist zwar eine beliebte Plattform für Videokonferenzen, aber nur eines von vielen Tools, die für Online-Meetings zur Verfügung stehen.

Virtuelle Meetings umfassen ein breiteres Konzept, das verschiedene Plattformen wie Microsoft Teams, Google Meet, Webex und andere einschließt. Alle diese Anbieter bieten ähnliche Funktionen, die es den Teilnehmern ermöglichen, sich aus der Ferne zu verbinden und effektiv zusammenzuarbeiten.

Wie man ein virtuelles Meeting durchführt

Planen Sie im Voraus: Legen Sie den Zweck und die Ziele des Meetings fest, bestimmen Sie die erforderlichen Teilnehmer und wählen Sie eine geeignete Plattform für virtuelle Meetings.

Legen Sie die Tagesordnung fest: Erstellen Sie eine klare und übersichtliche Tagesordnung, in der die zu besprechenden Themen, die für jeden Punkt vorgesehene Zeit und die erforderlichen Vorbereitungen vor der Sitzung aufgeführt sind.

Testen Sie die Technologie: Vergewissern Sie sich, dass alle Teilnehmer Zugang zur erforderlichen Technologie haben, und testen Sie die Video-, Audio- und Bildschirmfreigabefunktionen vor der Sitzung, um technische Probleme zu vermeiden.

Binden Sie die Teilnehmer ein: Ermutigen Sie die Teilnehmer zur aktiven Teilnahme, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, sich einzubringen, Fragen zu stellen und ihre Sichtweise darzulegen.

Legen Sie Umgangsformen fest: Legen Sie Grundregeln für die Sitzung fest, wie z. B. das Stummschalten der Mikrofone, wenn nicht gesprochen wird, die Nutzung der Chat-Funktion für Fragen und den Respekt vor den Meinungen der anderen.

Verteilen Sie Materialien: Verteilen Sie relevante Dokumente oder Materialien im Voraus, damit die Teilnehmer sie durchsehen und sich auf die Diskussion vorbereiten können.

Nachbereitung: Schicken Sie nach der Besprechung eine Zusammenfassung der wichtigsten besprochenen Punkte, Aktionspunkte und eventuelle Folgeaufgaben, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind.

Wie funktionieren virtuelle Meetings in der Praxis?

Stellen Sie sich ein Marketingteam vor, das über verschiedene Zeitzonen hinweg an einer neuen Kampagne arbeitet.

Es wird ein virtuelles Meeting anberaumt, in dem die Ziele der Kampagne besprochen, kreative Ideen per Bildschirmfreigabe ausgetauscht und Strategien zum Erreichen der Zielgruppe entwickelt werden.

Das Team nutzt eine virtuelle Besprechungsplattform, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten. So wird sichergestellt, dass jeder Beitrag gehört wird und trotz der räumlichen Entfernung ein Gefühl der Zusammengehörigkeit entsteht.

Doodle für die mühelose Organisation virtueller Meetings

Jetzt wissen Sie, was in einem virtuellen Meeting zu tun ist, aber wie organisieren Sie es?

Doodle bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die es den Teilnehmern ermöglicht, ihre Verfügbarkeit anzugeben, so dass das Hin- und Herschreiben von E-Mails auf der Suche nach einem geeigneten Termin entfällt. Mit Doodle können Sie auf einfache Weise Termine koordinieren, Einladungen verschicken und sofortige Rückmeldungen über die beste Sitzungszeit für alle Teilnehmer erhalten.

Darüber hinaus lässt sich das Programm mit allen weltweit beliebten Videokonferenz-Tools integrieren. Das bedeutet, dass ein virtuelles Meeting nur einen Klick entfernt ist.

Sparen Sie Zeit und maximieren Sie Ihre Produktivität, indem Sie die Planungsfunktion von Doodle für Ihre virtuellen Meetings nutzen.