Was ist ein Vorbereitungsgespräch?

Was ist ein Vorbereitungsgespräch?

Ein Vorbereitungsgespräch, auch bekannt als Vorbereitungsanruf oder Vorbesprechung, ist eine kurze Besprechung, die vor einer längeren, formelleren Besprechung stattfindet.

Sie dient dazu, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen und sicherzustellen, dass wichtige Fragen vor der eigentlichen Sitzung beantwortet werden. Wenn zum Beispiel mehrere Personen einen Vortrag halten, ist es gut, sich vorher abzustimmen, damit jeder weiß, was er wann zu tun hat.

Obwohl wir es als Vorbereitungsgespräch bezeichnen, kann es persönlich oder virtuell per Videokonferenz stattfinden.

Vorteile von Vorbereitungsgesprächen

Der Einsatz von Vorbereitungsgesprächen bietet viele Vorteile, darunter:

Höhere Produktivität: Vorbereitungsgespräche können dazu beitragen, die Produktivität Ihrer Besprechungen zu steigern, indem sichergestellt wird, dass alle Teilnehmer über den Ablauf der Besprechung Bescheid wissen, die erforderlichen Unterlagen lesen oder mitbringen und weniger Zeit damit verbringen, Fragen zu stellen, die vom Thema ablenken könnten. Studien zeigen, dass 38 Prozent der Mitarbeiter frustriert sind, wenn sie unzureichend oder gar nicht vorbereitet zu einer Besprechung erscheinen.

Bessere Kommunikation: Wenn Sie mit Ihren Kunden oder Kollegen sprechen, sind Sie zwangsläufig produktiver und erzielen bessere Ergebnisse. Nehmen Sie sich die Zeit, vor der eigentlichen Besprechung mit ihnen zu plaudern, und Sie können ihre Bedürfnisse und Erwartungen besser verstehen lernen. Dies kann in vielerlei Hinsicht hilfreich sein - u. a. haben alle Beteiligten das Gefühl, dass ihnen zugehört wird und sie mehr in das Projekt investieren.

Geringerer Stress: Im März 2023 gaben 89 Prozent der Amerikaner an, dass sie im letzten Jahr unter Burnout gelitten haben. Vorbereitungsgespräche sind nur eine Möglichkeit, Stress abzubauen, da sie Ihnen die Möglichkeit geben, sich im Vorfeld zu organisieren und vorzubereiten. Dadurch fühlen Sie sich während der Sitzung selbstbewusster und haben mehr Kontrolle.

Wie man ein erfolgreiches Vorbereitungsgespräch plant

Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Planung eines erfolgreichen Vorbereitungsgesprächs:

Legen Sie eine klare Tagesordnung fest: Nehmen Sie sich vor Beginn des Gesprächs etwas Zeit, um zu überlegen, was Sie besprechen möchten. Das hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Ihre Zeit optimal zu nutzen.

Laden Sie die richtigen Personen ein: Laden Sie nur die Personen ein, die für die Diskussion wichtig sind. Dies wird dazu beitragen, dass das Gespräch konzentriert und effizient verläuft.

Beginnen und beenden Sie pünktlich: Respektieren Sie die Zeit aller Teilnehmer, indem Sie das Gespräch pünktlich beginnen und beenden. Damit zeigen Sie, dass Sie es mit der Besprechung ernst meinen und dass Sie die Zeit der Teilnehmer zu schätzen wissen.

Machen Sie Notizen: Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen, damit Sie sich an die wichtigsten besprochenen Punkte erinnern können. Dies ist hilfreich, wenn Sie sich auf die eigentliche Besprechung vorbereiten.

Nachbereitung: Schicken Sie nach dem Gespräch eine Follow-up-E-Mail an alle Teilnehmer. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Punkte, die besprochen wurden, noch einmal aufgreifen und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

So planen Sie ein Vorbereitungsgespräch mit Doodle

Doodle ist ein großartiges Werkzeug für die Planung von Vorbereitungsgesprächen.

Als eines der weltweit beliebtesten Planungstools können Sie eine Umfrage erstellen und diese an Ihre Teilnehmer senden. Diese wählen dann die für sie günstigste Zeit aus, und Sie haben in wenigen Minuten einen Termin für die Besprechung.