Was sind Terminverschiebungstools?

Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftslebens. Sie sind eine Möglichkeit, mit Kollegen zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Manchmal hat man das Gefühl (und das ist auch der Fall), dass wir zu viele haben, aber ohne sie würden die Dinge wohl kaum vorankommen.

Aber Meetings können auch mühsam zu planen sein. Vor allem, wenn man einen vollen Terminkalender hat und jeder anders verfügbar ist.

Hier kommen die Tools für die Neuterminierung von Besprechungen ins Spiel. Sie automatisieren den Prozess und ersparen Ihnen das ständige Hin- und Herschreiben von E-Mails. Stattdessen wird es einfach, einen Termin zu finden, der für alle Beteiligten passt.

Sehen wir uns einmal an, was ein Tool zur Terminverschiebung für Sie tun kann.

Warum brauchen Sie ein Tool zum Verschieben von Besprechungen?

Neben der Entlastung von Ihrem Kalender gibt es viele Gründe für die Verwendung eines Terminverschiebungstools. Hier sind nur einige davon:

Ihr Terminkalender ist voll. Wenn Sie eine Besprechung nach der anderen haben und es Ihren Kollegen genauso geht, kann es schwierig sein, eine Zeit zu finden, die für alle passt. Ein Tool zur Terminverschiebung kann Ihnen helfen, ohne dass Sie stundenlang versuchen müssen, die Termine zu koordinieren.

Menschen sind nicht verfügbar. Manchmal passiert es einfach, dass jemand keine Zeit für eine Besprechung hat. Vielleicht sind sie nicht im Büro oder im Urlaub, oder sie haben einen Konflikt. Ein Tool zum Verschieben von Besprechungen kann Ihnen dabei helfen, einen Termin zu finden, der für alle Beteiligten passt.

Sie möchten Zeit sparen. Das Hin- und Herschicken von E-Mails oder das Tätigen von Anrufen, um eine Besprechung zu verschieben, kann sehr zeitaufwändig sein - ganz zu schweigen davon, dass es Sie völlig überfordern kann. Ein Tool zum Verschieben von Besprechungen kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem es den Prozess automatisiert.

Wie funktionieren Terminverschiebungstools?

Terminverschiebungstools finden einen neuen Termin, wenn die Teilnehmer nicht an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können.

Anstatt wieder bei Null anzufangen und alle Teilnehmer per E-Mail zu fragen, ob es einen neuen Termin gibt, können Sie mit diesen Tools eine Umfrage erstellen und die Teilnehmer auffordern, über ihren Wunschtermin abzustimmen.

Das Tool schlägt dann automatisch eine Zeit vor, die für die Mehrheit der Teilnehmer geeignet ist.

Wie Sie das richtige Tool zur Terminverschiebung auswählen

Bei der Auswahl eines Tools sollten Sie auf einige Dinge achten:

Funktionen: Einige Terminverschiebungstools haben mehr Funktionen als andere. Achten Sie darauf, ein Tool zu wählen, das die Funktionen hat, die Sie brauchen.

Preis: Es kann eine große Preisspanne geben, also wählen Sie ein Tool, das zu Ihrem Budget passt.

Benutzerfreundlichkeit: Manche Tools sind einfach zu bedienen, andere wiederum erfordern einen Hochschulabschluss. Wählen Sie ein Tool, das einfach einzurichten und zu verwenden ist.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool sind, das all diese Kriterien erfüllt, dann könnte Doodle genau das Richtige für Sie sein.

Mit Doodle, einem der weltweit beliebtesten Terminplanungs-Tools, können Sie einen Termin finden, um sich auf einfache Weise zu treffen und Ihren Buchungsprozess für Meetings zu automatisieren. Wenn Sie viele Leute zusammenbringen müssen, können Sie mit Group Poll ganz einfach einen Termin finden und eine Besprechung mit nur wenigen Klicks neu ansetzen.

Mit der Buchungsseite können Sie eine Besprechung buchen, indem Sie einen Link senden. Wenn jemand einen gebuchten Termin nicht wahrnehmen kann, braucht er nur zu Ihrer Seite zurückzukehren und einen neuen Termin auszuwählen. Einfach.

Mit Doodle 1:1 kannst du dich mit jemandem persönlich oder virtuell treffen. Wählen Sie die Zeiten aus, zu denen Sie Zeit haben, und schicken Sie sie an Ihre Gäste. Er entscheidet, wann er Zeit hat, und sobald er sich für eine Zeit entschieden hat, wird diese in Ihren beiden Kalendern eingetragen.

Im Durchschnitt spart man etwa 45 Minuten pro Woche im Vergleich zur manuellen Organisation von Meetings. Das ist Zeit, die Sie für wichtigere Dinge nutzen können.

Einige zusätzliche Tipps für die Verwendung eines Tools zur Terminverschiebung

Manchmal ist es unumgänglich, eine Besprechung zu verschieben, aber wenn Sie die Verwirrung verringern möchten, sollten Sie diese Tipps befolgen:

Seien Sie sich über den Zweck der Besprechung im Klaren. Geben Sie bei der Erstellung einer Umfrage eine kurze Beschreibung des Ereignisses und der Gründe für seine Bedeutung an. So können Ihre Teilnehmer eine fundierte Entscheidung über den von ihnen bevorzugten Zeitpunkt treffen.

Geben Sie den Teilnehmern genügend Zeit, um zu antworten. Schließen Sie die Umfrage nicht zu früh. Wenn Sie eine Antwort benötigen und keine erhalten, versuchen Sie, eine Erinnerung zu senden.

Seien Sie flexibel. Wenn es keine passenden Zeiten gibt, seien Sie zu Kompromissen bereit. Möglicherweise müssen Sie das Treffen auf ein späteres Datum oder eine spätere Uhrzeit verschieben.