Vigtigheden af at sætte dagsordener for møder

Hvor mange gange har du ikke siddet i et møde og været frustreret over den manglende organisering og det konstante frem og tilbage af forskellige emner? Du er ikke den eneste. Ifølge Insider, går der hvert år 37 milliarder dollars tabt i USA på grund af uproduktive møder. Det svarer til omkring en tredjedel eller 3,6 millioner hver dag.

Det skøre er ... det behøver ikke at være på denne måde. CEO'er, virksomhedsledere og iværksættere har allerede et stort krav til deres tid, så det er dumt for dem ikke at forvalte deres tid effektivt med en dagsorden. Ved at opstille en dagsorden kan man sikre, at møderne fokuserer på det, der er vigtigt, holder sig på sporet, bidrager til at træffe bedre beslutninger og er produktive.

Fordelene ved at sætte en dagsorden

En af de bedste ting ved at have en dagsorden til møder er forhøjet produktivitet. Når du har en klar plan, hjælper det alle med at holde fokus og holde sig på sporet. Det betyder, at der spildes mindre tid på at hoppe uregelmæssigt rundt mellem forskellige emner, og at der bruges mere tid på at nå mødets mål.

Men øget produktivitet er ikke den eneste fordel, for en dagsorden hjælper også med tidshåndtering. Ved at skitsere de punkter, der skal drøftes, og den tid, der er afsat til hvert punkt, kan du sikre, at mødet holder sig inden for den fastsatte tidsramme. Dette kan være særligt vigtigt for travle virksomhedsledere og iværksættere, som har meget at se til og ikke har råd til at bruge timer på møder. Tidsstyring kan også drage fordel af et planlægningsværktøj som Doodle. Når du gør en afstemning, kan du samle folk på få minutter uden masser af e-mail frem og tilbage.

Du bør også opdage, at det at sætte en dagsorden kan forbedre fokus og klarhed. Med en klar oversigt over de emner, der skal behandles, kan alle forberede sig og komme til mødet klar til at diskutere og bidrage. Meget vigtigt, når man skal sikre, at vitale emner ikke bliver overset.

Ineffektiv kommunikation kan ofte være roden til mange problemer, der opstår på møder, men med en klar dagsorden vil du opdage, at dette kan overvindes. Ved at have emnerne listet op og i den rækkefølge, de vil blive behandlet, kan du være med til at sikre, at alle er på samme side. CEO'er vil finde dette særligt nyttigt, når de holder store møder eller for teams, der arbejder eksternt.

Hvordan udarbejder man en effektiv dagsorden?

Så du har besluttet at begynde at opstille dagsordener til dine møder. Det er godt. Men hvor starter du? Her er et par tips til at hjælpe dig i gang:

Før du kan begynde at sammensætte en dagsorden for et møde, skal du vide, hvad du vil opnå. Overvej, hvad der skal drøftes, og hvilke beslutninger der skal træffes. Husk, at ikke alt skal besluttes der og der. Dette vil hjælpe dig med at afgøre, hvilke punkter du skal medtage, og hvor meget tid du skal afsætte til hvert punkt.

Invitér de nødvendige deltagere. Sørg for at inddrage alle, der har brug for at deltage i diskussionen eller som vil blive påvirket af de trufne beslutninger. Det er også en god idé at sende dagsordenen til alle deltagere på forhånd, så de kan komme forberedt.

Festlæg mødets længde. Vær realistisk med hensyn til, hvor meget tid du skal bruge til at dække alle punkterne på dagsordenen. Hvis du har meget at diskutere, kan du overveje at planlægge et længere møde eller at dele det op i flere møder. Et værktøj som Doodle vil hjælpe dig med at finde et tidspunkt, der fungerer for alle.

Order punkterne efter prioritet Dette vil hjælpe dig med at sikre, at de vigtigste emner bliver diskuteret først, hvis du skulle løbe tør for tid. Du kan også overveje at gruppere lignende punkter sammen, hvis du kan få afsluttet ting af lavere prioritet på samme tid og gøre mødet mere sammenhængende.

Inkluder pauser og giv plads til fleksibilitet. Det er vigtigt at give folk en chance for at strække benene og fokusere igen, så overvej at inkludere pauser i din dagsorden. Derudover er det en god idé at give lidt fleksibilitet i tidsplanen, hvis der dukker noget vigtigt op, som skal drøftes.

Ud over alle disse tips skal du huske at være åben over for at justere dagsordenen efter behov. Og glem ikke at gennemgå og opdatere dine dagsordener regelmæssigt for at sikre, at de fortsat opfylder dit teams behov. Hvis du er administrerende direktør eller iværksætter, er tid kostbar, og du ønsker ikke at spilde den med forældede dagsordener.

Hvordan holder du dig til det?

Du har din dagsorden og føler dig sikker på mødet, men hvordan sikrer du, at folk overholder den?

Opdrag en facilitator. Overvej at udpege en person, der kan moderere mødet. Denne person kan hjælpe med at holde samtalen på sporet, stoppe unødvendige sidebesøg og sikre, at alle punkter på dagsordenen bliver dækket.

Opmuntre til deltagelse og diskussion, men hold fokus. Det er vigtigt at give folk mulighed for at udtrykke deres tanker, men det er også vigtigt at holde sig til det aktuelle emne. Opmuntre alle til at komme til orde, og undgå at lade én person dominere samtalen. En række forskellige stemmer vil hjælpe virksomhedsledere og iværksættere til at træffe bedre beslutninger, når der skal træffes en.

Brug en timer. For at hjælpe med at holde styr på tiden kan du overveje at bruge en timer eller indstille alarmer på din telefon, så du ved, hvornår det er tid til at gå videre til det næste punkt på dagsordenen.

Vær fleksibel. Selv om det er vigtigt at holde sig til dagsordenen så meget som muligt, vil for meget stivhed frustrere produktivitet. Vær fleksibel og åben over for at justere dagsordenen efter behov. Hvis der dukker et vigtigt spørgsmål op, som skal tages op, skal du ikke være bange for at afvige fra planen.

Målet med en dagsorden er at hjælpe med at styre samtalen, ikke at diktere den. Så vær åben for input og feedback fra dit team. Hvis det er et gennemgående møde vil dette hjælpe efterfølgende møder til at blive mere effektive.

Lad ikke dit møde slutte sig til de millioner af andre, hvor deltagerne føler sig frustrerede og usikre på de næste skridt. Overvej at oprette en dagsorden som en del af din planlægning, og få flere effektive og effektive møder.