3 måder, hvorpå online planlægning kan forbedre dit advokatkontors succes og fastholdelse af klienter

Retssystemet er i høj grad afhængigt af møder. De største advokatfirmaer kan f.eks. have op til 2 000 jurister ansat på 20 globale kontorer og afholde over 50 000 møder på et enkelt år. Det er ikke et lille antal.

Der kan være tale om møder i hele firmaet, møder med administrative medarbejdere, møder med seniorpartnere, indledende møder med klienter, møder for at afholde vidneafhøringer, for blot at nævne nogle få. I hvert af disse tilfælde er det afgørende, at møderne planlægges hurtigt og effektivt, så de ikke medfører unødige forsinkelser eller problemer med igangværende sager. Men hvis det er en langsom, kedelig og kompliceret proces at få møderne booket ind i alles kalendere, kan det skade dit advokatkontors omdømme og klientfastholdelse.

Det er her, at et teknologisk værktøj til planlægning på virksomhedsniveau kommer ind i billedet. Det vil hjælpe med at strømline de operationelle processer i dit advokatfirma, få vigtige møder hurtigere (og mere effektivt) i bøgerne, så dine teams kan fokusere på at vinde sager og fastholde klienter af høj værdi. Alle disse fordele vil sætte dit advokatfirma i stand til ikke blot at overleve den nuværende krise, men også til at vokse og trives længe efter.

Forenkler kompleksiteten ved at mødes med forskellige parter på tværs af flere steder

Det kræver en landsby at opbygge og vinde retssager. I et mellemstort til stort advokatfirma er der sandsynligvis over 30 personer involveret i research, forberedelse og udarbejdelse af juridiske sager. Når disse sagsakter er udarbejdet, skal du få dem gennemgået og godkendt af de ledende partnere i dit advokatfirma. Og selvfølgelig skal du samle alle, inden du går i retten, for at organisere din strategi, tildele ejerne specifikke opgaver og sikre dig, at der er tænkt på alle uforudsete situationer på forhånd. Men jeg kan vædde med, at alle disse seniorpartnere, advokater, researchassistenter, advokatfuldmægtige og administrative medarbejdere ikke er *placeret på samme kontor. De er højst sandsynligt baseret i forskellige byer, stater og endda lande - det kan betyde, at de skal jonglere med tidsplaner mellem 10 forskellige tidszoner. Hvis jeg skulle beskrive dette scenarie med ét ord, ville det være "kompliceret".

Nogle vil måske betragte dette som et mindre, harmløst problem, men jeg er ikke enig. At forsøge at planlægge møder med 30+ interessenter på tværs af 10+ tidszoner kan faktisk få katastrofale konsekvenser for dit advokatfirma. Hvis et vigtigt møde bliver forsinket i 30 dage, blot fordi du ikke kunne få alle til at mødes for at træffe vigtige beslutninger, kan din klients sag blive forsinket, hvilket kan påvirke deres tillid til din evne til at håndtere sagen. Det kan også føre til dårlig kommunikation mellem dine interne teams, hvilket kan resultere i dårlig gennemførelse af din juridiske strategi og i sidste ende føre til et negativt resultat i sagen.

Faktum er, at planlægning er meget mere end en administrativ funktion i juridiske møder. Da møder er afgørende for, at retssager bliver en succes, vil jeg hævde, at det er ekstremt vigtigt. Men oftest står det i vejen for din evne til at opbygge og gennemføre dine juridiske strategier for klienterne. Så hvordan kan advokatfirmaer bruge et online værktøj til mødeplanlægning til at forenkle kompleksiteten ved at mødes med forskellige parter på tværs af flere steder?

• Opret en unik URL, kendt som Bookable Calendar

• Saml alle dit advokatkontors ledende partnere hver uge for at gennemgå forretningsvækst og fremskridt i specifikke sager ved at invitere dem til et gruppemøde. Lad alle vælge mellem et udvalg af mødedage og -tidspunkter (baseret på tilgængelighed i hver enkelt persons tilsluttede kalender). Se derefter stemmerne rulle ind for det bedste mødetidspunkt, og vælg din endelige mulighed. Det, der normalt ville tage 30+ e-mails og kunne vare lige så længe som 30 dage, kan nu gøres i løbet af få minutter.

• Aftal individuelle en-til-en-møder med dine bedste klienter for at måle deres tilfredshed, vurdere succesen af din juridiske strategi og give løbende feedback.

Forbedre kommunikationen og gennemsigtigheden med klienterne

Kommunikation er det vigtigste. Hvad du siger, hvordan du siger det, hvornår du siger det, og hvor du siger det, kan gøre en forskel for, hvordan budskabet bliver modtaget. Dette gælder især for advokatfirmaer. Selv om du er et advokatfirma, skal du huske, at dine klienter ikke er *juridiske eksperter. Så når det er tid til at kommunikere med dem, skal du gøre det ofte og undgå at bruge kompliceret juridisk jargon. Jo lettere du gør det for dine klienter at forstå dit budskab, jo mindre sandsynlighed er der for misforståelser, forvirring og frustrationer. Det er ikke følelser, som du ønsker at skabe blandt dine klienter.

Selv om du utvivlsomt er ekspert i alt det juridiske, må du ikke lade det komme i vejen for din evne til at lytte til dine klienter. Hvis du organiserer et online gruppemøde med 10 interessenter fra en af dine vigtigste klienter, skal du bede alle om at sætte sig selv på lydløs (medmindre de taler). Tillad også naturlige pauser og fritid, så folk kan komme med spørgsmål, tanker eller feedback.

Mindre tid brugt på administrative opgaver betyder mere tid og fokus på kunderne

Fakturerbare timer er advokatfirmaernes livsnerve. Det er de advokattimer, som klienterne betaler direkte for. Det er også dem, som advokatfirmaer bruger meget tid og energi på at måle og spore, da de kan have direkte indflydelse på dit advokatkontors bundlinje.

Ikke-fakturerbare timer er imidlertid den tid, der ikke kan faktureres direkte til klienterne. Opgaver som f.eks. kalenderføring, tænkning og netværksarbejde falder direkte ind under kategorien af ikke-fakturerbare timer. Dette giver mange advokatfirmaer lidt af et dilemma. Møder er afgørende for din succes. Og du kan ikke få disse møder bogført uden planlægningsprocessen. Men planlægningsprocessen falder uden for området for fakturerbare timer. Men hvis planlægningsprocessen er langsom, ineffektiv og alt for kompliceret, kan den gå ud over dine fakturerbare timer.

Da planlægning ikke anses for at være fakturerbare timer værd, men også direkte kan påvirke din evne til at administrere dine sager, kan planlægningen ikke bare fortsætte som hidtil. Det er simpelthen ikke en holdbar løsning. Det vil hverken gavne dit advokatfirma eller dine klienter. Så hvordan kan dit advokatfirma bruge planlægningsteknologi til at håndtere alle dine planlægningsbehov uden at skulle spilde tid, så du kan bruge den tid og det fokus på dine klienter?

• Hvis dit advokatfirma bruger Slack som internt meddelelsesværktøj for alle dine teams, så er tingene ved at blive meget nemmere for dig. Slack lancerede for nylig Shortcuts, som giver brugerne indbyggede, lynhurtige måder at starte almindelige opgaver og arbejdsgange på. Du kan få adgang til og bruge Doodle Bot i Slack's genvejsmenu til at foreslå mødetider, vælge de rigtige deltagere, vælge de bedste mødedatoer/tidspunkter og sætte det hele til afstemning - og du kan gøre det hele helt og holdent i Slack.

• Brug Doodle Bot's AI-drevne funktion, Book it!. Denne funktion giver smarte forslag til de bedste mødetidspunkter baseret på tilgængelighed i alles kalendere, og du kan booke mødet direkte fra Slack. Du skal blot sikre dig, at din kalender allerede er forbundetmed Doodle, og at din Doodle-konto er forbundet med dit Slack-arbejdsområde.

• Da det er sjældent, at alle parter befinder sig samme sted, er dit advokatfirma sandsynligvis en hyppig bruger af Zoom til onlinemøder. En af de mest almindelige fejl i forbindelse med onlinemøder er naturligvis at være få minutter fra mødets start for så at opdage, at Zoom-linket mangler. Det er i hvert fald sket for mig ved mere end én lejlighed. Det resulterer ofte i, at møderne starter for sent og endog i, at man ikke møder op. Men der er en løsning på dette problem med Doodle. Du kan forbinde din Zoom-konto med din Doodle-konto, så du ikke behøver at bekymre dig om at glemme at kopiere og indsætte dit Zoom-mødelink i din kalenderinvitation.

Det kan virke som små og ubetydelige skridt at tage, men det kan jeg forsikre dig om, at de ikke er det. Hver af disse anbefalinger kan resultere i en betydelig tidsbesparelse. Og som vi fandt ud af i vores nylige rapport om mødernes tilstand, sagde 26 procent af de professionelle, at dårligt organiserede møder påvirkede deres kunderelationer, mens 44 procent mener, at det påvirker deres evne til rent faktisk at udføre deres arbejde.

Jo mindre tid dit advokatfirma bruger på opgaver, der ikke kan faktureres, f.eks. planlægning, jo mere tid kan du bruge på at opbygge en stærk sag for dine klienter og i sidste ende imponere dine klienter med din arbejdsmoral og dine præstationer. Det vil forhåbentlig få klienterne til at vende tilbage til dit advokatfirma for yderligere arbejde og skabe et tillidsfuldt forhold, der vil bidrage til vækst på bundlinjen.

For at få mere at vide om, hvordan en teknologiplatform til planlægning kan strømline dit advokatkontors drift og forbedre din klientsucces, download vores white paper "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms"