Pædagogens mødeplan

Største udfordringer med planlægning på college og universitet

Få erhverv lever og dør efter kalenderen og deadlines som uddannelsessektoren. Klasser, semestre og akademiske år har alle en bestemt længde og kræver specifikt arbejde mellem start- og slutdatoer. Studerende arbejder hele tiden på at overholde frister for evaluering, mens professorer og forskningsassistenter har deres egne frister for offentliggørelse af undersøgelser eller tekster. Og så er der de irriterende møder.

Når vi taler med undervisere, er en af de mest almindelige ting, de altid siger, hvor givende det er at undervise. Men hvad sker der, når man bare ikke har tid nok til alle sine studerende? Eller endnu værre, når man bruger så lang tid på at arrangere møder, at man ikke får tid til rent faktisk at hjælpe sine elever.

• *Find tid til at møde alle dine elever.** *Spørg alle, der arbejder inden for undervisning, hvordan deres dag forløber, og svaret vil sandsynligvis være "travlt". Selv om der ikke er stor enighed om dette, rapporterer professorer, at de arbejder omkring 60 timer om ugen i gennemsnit. De fleste professorer og undervisere indrømmer, at det er sjovt at undervise og forske i en passion og ikke føles som arbejde, men de bruger også op til 30 procent af deres uge på møder eller på at besvare e-mails. Disse ekstra krav kan gøre det ekstremt svært at finde og planlægge regelmæssige, forudsigelige kontortider for at mødes med studerende. Det er især bekymrende, da de studerende anser feedback fra professorerne for at være afgørende for at nå deres akademiske mål. På trods af dette mødes næsten halvdelen af alle studerende stadig kun med deres professorer en gang om måneden eller sjældnere.

• *Læreren med de mange hatte.** *Lærere skal ofte være mange forskellige faggrupper inden for samme dag. Uden en organiseret tilgang til planlægning bliver det umuligt at blokere tidsrum og til specifikke opgaver. Dage bliver hurtigt til en zombiemarch fra undervisning til fakultetsmøde til kontortid. Efter en lang dag er der så karaktergivning, forberedelse og til sidst lidt personlig forskning, hvis man er heldig.

• *Den endeløse e-mail frem og tilbage.** * Bortset fra dekaner, rektorer og måske nogle afdelingsledere i større uddannelsesinstitutioner har akademiske medarbejdere og ansatte i støttefunktioner ikke assistenter, som de kan læne sig op ad og tage ansvar for deres planlægning. For en arbejdsstyrke, der allerede er presset, er det ekstra frem og tilbage af e-mails, når man forsøger at organisere et møde, et kriminelt spild af tid, der får både produktivitet og engagement til at styrtdykke. Når alt kommer til alt, tager det i gennemsnit ca. 30 minutter af arbejdstiden at planlægge et møde. De timer, der bruges på tidskrævende og gentagne administrative opgaver som f.eks. planlægning af møder, fratager fakultetet værdifuld tid til forskning, skrivning eller forberedelse. De øger også sandsynligheden for, at medarbejdernes utilfredshed på arbejdspladsen vokser, hvilket fører til udbrændthed, mere sygefravær eller større omsætning.

Den rolle, som planlægningsteknologi kan spille

• *Managing the day-to-day.** *De bedste planlægningsteknologier i dag er sikre, private, fuldt integrerede i den overordnede it-infrastruktur og gør det muligt for fakultetet, ikke-lærende personale og studerende at planlægge deres møder hurtigt og nemt, hvilket sparer tusindvis af spildte timer. Dit fakultet samarbejder sandsynligvis med kolleger fra andre institutioner og endda fra andre lande. Dit administrative personale vil skulle mødes med en lang række partnere, agenturer og leverandører. Så sørg for at kigge efter et platformsuafhængigt planlægningsværktøj, der hjælper dig med effektivt at planlægge møder med folk, der bruger helt forskellige e-mail- og dagsordenprogrammer. Nogle avancerede løsninger har også justeringer af tidszoner indbygget i produktet, hvilket er særligt nyttigt, når du samarbejder med kolleger i andre stater eller lande eller endda koordinerer med søstercampusser i udlandet.

• Effektiv tidsstyring. Teknologi til planlægning er utrolig effektiv, når den kombineres med tidsblokering. En professor kan f.eks. oprette en booking page, som studerende kan bruge til at planlægge individuelle samtaler, men kun inden for forud tildelte kontortider. De bedste planlægningsværktøjer anvender også maskinlæring til at lære af brugernes vaner. En lærer kan blokere en time hver dag for at sikre sig, at han/hun har tid til en sund frokost, og AI'en vil bevare denne tidsblok under normale omstændigheder og kun bruge den i nødstilfælde eller hvis der kommer en anmodning i sidste øjeblik. På samme måde kan den kunstige intelligens lære, at din sædvanlige kontortid fra 9 til 5 timer kan udvides til kl. 7 eller 21 en gang om ugen, så du kan ringe med forskerkolleger i forskellige tidszoner.

• *Empower remote learning.** *Da COVID-19-numrene i første omgang steg kraftigt og tvang millioner af mennesker til at blive låst ned, måtte uddannelsesinstitutionerne om natten omstille sig og omdanne deres sædvanlige undervisning fra ansigt til ansigt til et online-miljø. Insidere inden for uddannelsessektoren har sagt, at dette kunne være et vendepunkt for fjernundervisning. Mange lærere og studerende har opdaget, at de nyder oplevelsen mere, end de havde forventet. Denne tvungne ændring har også kastet lys over tidligere stigmatiseringer af det virtuelle klasseværelse og sat spørgsmålstegn ved disse holdninger. Professorerne er ikke længere begrænset af tilgængeligheden af klasseværelser eller forelæsningssale, men kan lade de studerende vælge det tidspunkt, der passer dem bedst til at holde undervisning eller forelæsninger. Den tid, som professorerne sparer ved ikke længere at skulle gå fra lokale til lokale eller stige om bord på et fly for at holde et foredrag eller en gæsteforelæsning på et andet universitet, giver dem mulighed for at tilbringe mere kvalitetstid med de studerende. Også her giver en-til-en-møder, der gennemføres via konferencesoftware, større tilgængelighed og fleksibilitet for både fakultetet og de studerende.

Hvis du er underviser og interesseret i at genvinde din dag, kan du læse hele Educator's Meeting Playbook.