Hvad er en udvalgsindkaldelse?

En udvalgsindkaldelse er stort set, hvad det lyder som. Det er en samling af en gruppe, der er udpeget til at udføre en bestemt opgave - f.eks. at gennemføre et projekt. Udvalgsmøderne er lidt anderledes, fordi de sandsynligvis er korte og fungerer mere som et tjek-in-møde end som et formelt møde.

Selv om de enten kan være personlige møder, er det langt mere sandsynligt, at de vil være virtuelle. I dag vil online udvalgsmøder blive afholdt ved hjælp af videokonferencesoftware som Zoom eller Google Meet.

Sådan planlægger du et udvalgsmøde

Hvis disse møder er korte af natur, er det vigtigt at få mest muligt ud af dem. Her er nogle tips til at afvikle et effektivt møde:

Sæt et klart formål med samtalen. Hvad ønsker du at opnå? Brug lidt tid på at tænke over det, og når du ved det, kan du begynde at udarbejde en dagsorden.

Invitér de rigtige personer. Disse opkald er korte af natur, så lad være med at invitere folk, du ikke har brug for. Find ud af, hvem der er vigtige for at få dit udvalgs opgave fremad. Jo flere personer du inviterer, jo længere bliver samtalen.

Fastsæt et tidspunkt og en dato. Vælg noget, der fungerer for alle i udvalget. Du kan skabe en afstemning for hurtigt at finde det bedste tidspunkt.

Send din dagsorden ud på forhånd. Det giver alle en chance for at forberede sig til opkaldet.

Start og afslut opkaldet til tiden. Vi ved alle, hvor hurtigt vores kalendere kan blive fyldt op, så vær respektfuld over for alles tid.

Tag noter. Det vil hjælpe dig med at huske, hvad der blev drøftet, og gøre det muligt at sende en opfølgningsmail om eventuelle handlingspunkter.

Her er nogle yderligere tips til at gøre dine udvalgsmøder sjovere:

Hold det let. Udvalgssamtaler kan være en alvorlig sag, men det betyder ikke, at de behøver at være en ren og skær affære. Brug et par minutter på at bryde isen og have det sjovt.

Vær dig selv. Prøv ikke at være en, du ikke er. Folk kan se, når du er falsk, så bare slap af og vær den, du er.

Vær positiv. En optimistisk holdning kan hjælpe dig langt. Hvis du er positiv, vil folk omkring dig også være mere tilbøjelige til at være positive.

Hvordan Doodle kan hjælpe

Med mange forskellige interessenter at tænke på, bliver det umuligt at forsøge at arrangere et tidspunkt for alle til en samtale via e-mail. Doodle gør det nemt.

Ved hjælp af Group Poll kan du sende et udvalg af tidspunkter ud til deltagerne og finde det bedste tidspunkt at mødes på få minutter.

Hvis du holder dit møde virtuelt, tilføjes der automatisk videokonferencelinks til den e-mail, der sendes, når der vælges et tidspunkt. Hvis du tilslutter din kalender, tilføjes begivenheden desuden automatisk, så du aldrig bliver dobbeltbooket.

Doodle gør det nemt for dig at arrangere dit udvalgsmøde på få minutter uden runder af e-mails frem og tilbage. Uanset om mødet er for fem eller 500 personer - du kan nemt finde en tid til alle. Prøv det gratis i dag - der kræves intet kreditkort.