Så här bokar du möten med självförtroende

Vi har alla varit med om det – den ändlösa cykeln av att boka och omboka möten. Det är en nödvändig del av arbetslivet, men det kan ändå vara en av de mest oönskade uppgifterna på vår att-göra-lista.

Från att samordna allas tillgänglighet till att hitta en tid som passar alla kan det ibland kännas onödigt att planera möten. Men trots den motvilja som vissa kan känna mot möten finns det tillfällen då de inte bara är fördelaktiga utan också avgörande för produktiviteten. Lär dig hur du planerar möten på ett effektivt sätt och när det är lämpligt – eller till och med fördelaktigt – att hålla dem. Vi delar också med oss av fem tips för att organisera möten mer effektivt, så att du kan förbättra planeringen i ditt yrkesliv.

Ska vi boka in ett möte?

Frågan ”Ska vi boka in ett möte?” dyker ofta upp när man försöker ta hänsyn till andras tid. Det finns dock situationer där det inte bara är motiverat att boka in ett möte, utan där det även kan leda till ett mer effektivt samarbete och beslutsfattande.

Ett exempel kan vara när du arbetar med ett projekt tillsammans med teamet och ni har kört fast. Ni har utbytt otaliga meddelanden i ett försök att lösa problemet, men det verkar inte leda någonstans. I sådana situationer kan ett möte ge möjlighet till diskussion och problemlösning i realtid. Genom att samla alla i en virtuell eller fysisk miljö kan ni brainstorma idéer, ta upp farhågor och komma fram till en handlingsplan på ett mer effektivt sätt än genom att enbart utbyta meddelanden.

På samma sätt kan det, när du samarbetar med kunder i ett projekt, vara bra att boka in ett möte för att se till att alla är överens om projektets mål, tidsplaner och leveranser. Det är ett tillfälle att klargöra förväntningarna, samla in synpunkter och göra de justeringar som behövs för att projektet ska hålla sig på rätt spår.

Dessutom finns det tillfällen då möten är effektivare än asynkron kommunikation via meddelandetjänster eller projektledningsverktyg. När frågor kräver omedelbar förtydligande eller ytterligare bakgrundsinformation kan ett kort möte bidra till en tydligare förståelse och en snabbare lösning jämfört med långa meddelandetrådar fram och tillbaka.

Hur man ber någon om ett möte

När man ber någon om ett möte är det viktigt att vara tydlig, artig och ta hänsyn till den andras tid. Börja med att skriva ett kortfattat och artigt e-postmeddelande eller meddelande där du tydligt anger syftet med mötet och varför den andras deltagande är värdefullt.

Se till att ange detaljer som föreslaget datum och tidpunkt, samt all relevant bakgrundsinformation eller punkter på dagordningen. Visa dessutom flexibilitet genom att föreslå alternativ mötes tider om den föreslagna tiden inte passar dem.

Kom ihåg att uttrycka din tacksamhet för deras tid och omtanke, och ge dem alltid möjligheten att tacka nej eller föreslå ett alternativ om de inte har tid. Genom att hantera förfrågan på ett professionellt och respektfullt sätt kan du öka sannolikheten för ett positivt svar och ett givande möte.

5 tips för att planera möten på ett mer effektivt sätt

Nu när vi har fastställt vikten av att planera in möten i vissa situationer ska vi diskutera hur man kan göra dessa möten så produktiva som möjligt. Här är fem tips som hjälper dig att planera och genomföra möten på ett mer effektivt sätt:

Var tydlig med ditt mål: Innan du bokar ett möte bör du tydligt fastställa syftet och målen. Vad hoppas du uppnå genom att samla alla? Att ha en tydlig dagordning kommer inte bara att se till att mötet håller sig till ämnet, utan också hjälpa deltagarna att förbereda sig på lämpligt sätt.

Håll det kort: Respektera allas tid genom att endast bjuda in nödvändiga intressenter och hålla mötet kortfattat. Håll dig till dagordningen och undvik att avvika från ämnet för att säkerställa att mötet förblir produktivt. Du kan boka in ytterligare möten för de övriga ämnena vid behov.

Välj rätt tidpunkt och format: Ta hänsyn till allas scheman och tidszoner när du planerar mötet. Välj om möjligt en tidpunkt då deltagarna med största sannolikhet är tillgängliga och pigga. Välj dessutom ett lämpligt format – oavsett om det är ett möte ansikte mot ansikte, ett telefonmöte eller ett virtuellt möte – utifrån diskussionens karaktär och deltagarnas önskemål.

Skicka tydligt inbjudningar till möten: När du bjuder in deltagare till mötet ska du se till att ange alla relevanta uppgifter, såsom datum, tid, plats (eller länk för virtuella möten) och dagordning. Använd ett artigt och koncist språk när du frågar om deras tillgänglighet och var flexibel om möjligt.

Följ upp strax därefter: Efter mötet bör du skicka ett uppföljningsmejl där du sammanfattar de viktigaste punkterna, åtgärderna och eventuella beslut som fattats. Detta bidrar till att alla är överens och stärker ansvarskänslan för de uppgifter som tilldelats under mötet.

Få omedelbart reda på när du ska träffa andra

Boka din nästa tid med självförtroende via Doodle. Som en ledande plattform för schemaläggning förenklar Doodle processen att boka möten tack vare sitt överskådliga gränssnitt och sina tilläggsfunktioner.

Oavsett om du behöver boka ett möte med en kund eller samordna ett teammöte kan du med Doodle enkelt fråga om tillgänglighet, hitta de bästa mötestiderna och skicka ut mötesinbjudningar – allt på bara några minuter.