Cómo programar reuniones con confianza

Tiempo de lectura: 4 minutos

Franchesca Tan

Franchesca Tan

Actualizado: 12 feb 2024

Man standing a desk

Todos hemos pasado por lo mismo: el interminable ciclo de programar y reprogramar reuniones. Es una parte necesaria de la vida laboral, pero puede ser una de las tareas más indeseadas de nuestra lista de tareas pendientes.

Desde coordinar la disponibilidad de todos hasta encontrar una hora que funcione para todos, programar reuniones puede parecer a veces innecesario. Pero a pesar de la aversión que algunos puedan tener hacia las reuniones, hay ocasiones en las que no sólo son beneficiosas, sino esenciales para la productividad.

Aprenda a programar reuniones de forma eficaz y a saber cuándo es apropiado -o incluso beneficioso- celebrarlas. También compartiremos cinco consejos para organizar reuniones de forma más eficaz, de modo que puedas mejorar el aspecto de la programación en tu vida profesional.

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¿Debemos programar una reunión?

La pregunta "¿Deberíamos programar una reunión?" suele surgir cuando se trata de tener en cuenta el tiempo de los demás. Sin embargo, hay situaciones en las que programar una reunión no sólo está justificado, sino que puede conducir a una colaboración y una toma de decisiones más eficaces.

Un ejemplo sería cuando estás trabajando en un proyecto con el equipo y os habéis topado con un obstáculo. Habéis intercambiado innumerables mensajes intentando resolver el problema, pero parece que no va a ninguna parte. En situaciones como ésta, programar una reunión puede brindar la oportunidad de debatir y resolver problemas en tiempo real. Al reunir a todo el mundo en un entorno virtual o cara a cara, puedes aportar ideas, abordar las preocupaciones y elaborar un plan de acción de forma más eficaz que intercambiando mensajes por tu cuenta.

Del mismo modo, cuando se colabora con clientes en un proyecto, programar una reunión puede ayudar a garantizar que todo el mundo está de acuerdo con los objetivos, plazos y resultados del proyecto. Es una oportunidad para aclarar las expectativas, recabar opiniones y hacer los ajustes necesarios para que el proyecto siga por buen camino.

Además, hay casos en los que las reuniones son más eficaces que la comunicación asíncrona a través de herramientas de mensajería o de gestión de proyectos. Cuando los problemas requieren una aclaración inmediata o un contexto adicional, una reunión rápida puede facilitar una comprensión más clara y una resolución más rápida en comparación con los hilos de mensajes de ida y vuelta.

Cómo pedir una reunión

A la hora de pedir a alguien una reunión, es importante ser claro, cortés y respetuoso con su tiempo. Empieza por redactar un correo electrónico o mensaje conciso y educado que exponga claramente el propósito de la reunión y por qué es valiosa su participación.

Asegúrate de incluir detalles como la fecha y la hora propuestas, así como cualquier información de fondo o punto del orden del día. Además, ofrezca flexibilidad sugiriendo otras horas de reunión en caso de que el horario propuesto no les convenga.

Acuérdate de agradecerles su tiempo y consideración y dales siempre la opción de rechazar o proponer una alternativa si no están disponibles. Si abordas la solicitud con profesionalidad y respeto, aumentarás la probabilidad de obtener una respuesta positiva y una reunión productiva.

5 consejos para programar reuniones de forma más eficaz

Ahora que hemos establecido la importancia de programar reuniones en determinadas situaciones, hablemos de cómo hacer que esas reuniones sean lo más productivas posible. He aquí cinco consejos que le ayudarán a programar y dirigir reuniones de forma más eficaz:

Tenga claro su objetivo: Antes de programar una reunión, defina claramente la finalidad y los objetivos. ¿Qué espera conseguir reuniendo a todos? Tener una agenda clara no sólo mantendrá la reunión centrada, sino que también ayudará a los participantes a prepararse adecuadamente.

Sé breve: Respeta el tiempo de todos invitando sólo a las partes interesadas necesarias y manteniendo la reunión concisa. Cíñete al orden del día y evita desviarte del tema para que la reunión siga siendo productiva. Puedes programar reuniones adicionales para los demás temas cuando sea necesario.

Elige el momento y el formato adecuados: Ten en cuenta los horarios de todos y zonas horarias a la hora de programar la reunión. Si es posible, opta por una hora en la que sea más probable que los participantes estén disponibles y alerta. Además, elige el formato adecuado -reunión presencial, teleconferencia o reunión virtual- en función de la naturaleza del debate y de las preferencias de los participantes.

Envía invitaciones a reuniones claras: Cuando invites a los participantes a la reunión, asegúrate de incluir todos los detalles relevantes, como la fecha, la hora, el lugar (o el enlace para las reuniones virtuales) y el orden del día. Utiliza un lenguaje cortés y conciso cuando solicites su disponibilidad, y ofrece flexibilidad si es posible.

Haz un seguimiento poco después: Después de la reunión, envía un correo electrónico de seguimiento en el que resumas los puntos clave, las acciones y las decisiones tomadas. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo está de acuerdo y refuerza la responsabilidad de las tareas asignadas durante la reunión.

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Saber al instante cuándo hay que reunirse con los demás

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