Como agendar reuniões com confiança

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Franchesca Tan

Franchesca Tan

Updated: 12 de fev. de 2024

Man standing a desk

Todos nós já passamos por isso: o ciclo interminável de agendamento e reagendamento de reuniões. É uma parte necessária da vida profissional, mas pode ser uma das tarefas mais indesejadas de nossa lista de afazeres.

Desde coordenar a disponibilidade de todos até encontrar um horário que funcione para todos, o agendamento de reuniões às vezes pode parecer desnecessário. Mas, apesar da aversão que algumas pessoas possam ter em relação às reuniões, há momentos em que elas não são apenas benéficas, mas essenciais para a produtividade.

Saiba como agendar reuniões de forma eficaz e quando é apropriado - ou até mesmo benéfico - realizá-las. Também compartilharemos cinco dicas para organizar reuniões de forma mais eficaz, para que você possa melhorar o aspecto de agendamento da sua vida profissional.

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Devemos agendar uma reunião?

A pergunta "Devemos agendar uma reunião?" surge com frequência quando se está tentando respeitar o tempo dos outros. No entanto, há situações em que o agendamento de uma reunião não só se justifica como também pode levar a uma colaboração e tomada de decisões mais eficientes.

Um exemplo seria quando você está trabalhando em um projeto com a equipe e se depara com um obstáculo. Você já trocou inúmeras mensagens tentando resolver o problema, mas parece que ele não está indo a lugar algum. Em situações como essa, o agendamento de uma reunião pode oferecer a oportunidade de discussão e solução de problemas em tempo real. Ao reunir todos em um ambiente virtual ou presencial, é possível fazer um brainstorming de ideias, abordar preocupações e elaborar um plano de ação de forma mais eficaz do que apenas trocando mensagens.

Da mesma forma, quando estiver colaborando com os clientes em um projeto, agendar uma reunião pode ajudar a garantir que todos estejam na mesma página em relação às metas, aos cronogramas e aos resultados do projeto. É uma oportunidade de esclarecer as expectativas, obter feedback e fazer os ajustes necessários para garantir que o projeto permaneça no caminho certo.

Além disso, há casos em que as reuniões são mais eficazes do que a comunicação assíncrona por meio de mensagens ou ferramentas de gerenciamento de projetos. Quando os problemas exigem esclarecimentos imediatos ou contexto adicional, uma reunião rápida pode facilitar uma compreensão mais clara e uma resolução mais rápida em comparação com as mensagens de ida e volta.

Como pedir uma reunião a alguém

Quando se trata de convidar alguém para uma reunião, é importante ser claro, cortês e considerar o tempo da pessoa. Comece elaborando um e-mail ou uma mensagem concisa e educada que indique claramente o objetivo da reunião e por que sua participação é valiosa.

Não se esqueça de incluir detalhes como a data e o horário propostos, bem como qualquer informação relevante ou itens da pauta. Além disso, ofereça flexibilidade sugerindo horários de reunião alternativos, caso o horário proposto não funcione para eles.

Lembre-se de agradecer o tempo e a consideração do solicitante e sempre dê a ele a opção de recusar ou propor uma alternativa se não estiver disponível. Ao abordar a solicitação com profissionalismo e respeito, você pode aumentar a probabilidade de uma resposta positiva e de uma reunião produtiva.

5 dicas para agendar reuniões de forma mais eficaz

Agora que já estabelecemos a importância de agendar reuniões em determinadas situações, vamos discutir como tornar essas reuniões o mais produtivas possível. Aqui estão cinco dicas para ajudá-lo a agendar e conduzir reuniões com mais eficiência:

Seja claro quanto ao seu objetivo: antes de agendar uma reunião, defina claramente o propósito e os objetivos. O que você espera alcançar com a reunião de todos? Ter uma agenda clara não só manterá o foco da reunião como também ajudará os participantes a se prepararem adequadamente.

Seja breve: respeite o tempo de todos convidando apenas as partes interessadas necessárias e mantendo a reunião concisa. Atenha-se à pauta e evite desviar do assunto para garantir que a reunião continue produtiva. Você pode agendar reuniões adicionais para os outros tópicos, quando necessário.

Escolha o horário e o formato corretos: Considere os horários de todos e os fusos horários ao programar a reunião. Se possível, opte por um horário em que os participantes tenham maior probabilidade de estar disponíveis e alertas. Além disso, escolha o formato apropriado - seja uma reunião presencial, uma chamada em conferência ou uma reunião virtual - com base na natureza da discussão e nas preferências dos participantes.

Envie convites para reuniões claros: ao convidar os participantes para a reunião, não se esqueça de incluir todos os detalhes relevantes, como data, hora, local (ou link para reuniões virtuais) e pauta. Use uma linguagem educada e concisa ao solicitar a disponibilidade dos participantes e ofereça flexibilidade, se possível.

Faça o acompanhamento logo em seguida: Após a reunião, envie um e-mail de acompanhamento resumindo as principais conclusões, os itens de ação e as decisões tomadas. Isso ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e reforça a responsabilidade por todas as tarefas atribuídas durante a reunião.

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Saiba instantaneamente quando se reunir com outras pessoas

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