O que é uma reunião trimestral?

Uma reunião trimestral é realizada uma vez a cada três meses. É um momento para as equipes se reunirem e discutirem o progresso, as metas e os desafios. As reuniões trimestrais podem ser uma ótima maneira de manter o controle e garantir que todos estejam alinhados.

Por que fazer reuniões trimestrais?

Há muitos motivos pelos quais você pode querer fazer reuniões trimestrais. Aqui estão alguns dos motivos mais comuns:

Para se manter no caminho certo: As reuniões trimestrais podem ajudá-lo a manter o controle de suas metas e objetivos.

Para alinhar sua equipe: Elas podem ajudar a fazer com que todos estejam de acordo com suas metas e objetivos. Ao discutir o trimestre anterior e o que você pode aprender para levar para o trimestre seguinte, você pode ajudar a garantir que todos estejam na mesma página e trabalhando para o mesmo objetivo.

Para identificar e resolver problemas: As reuniões trimestrais podem ajudá-lo a identificar e resolver problemas e a fazer mudanças para atingir suas metas anuais. Ao discutir seus desafios, você pode encontrar soluções antes que eles se tornem grandes problemas.

Para comemorar os sucessos: É ótimo falar sobre as coisas que você e sua equipe fazem bem. As reuniões trimestrais permitem que você reflita e comemore seus sucessos. Ao reservar um tempo para reconhecer as realizações da sua equipe, você pode ajudar a aumentar o moral e a motivação.

Como conduzir uma reunião trimestral bem-sucedida de forma eficaz

Como as reuniões trimestrais só acontecem a cada poucos meses, é importante conduzi-las de forma eficaz. Aqui estão algumas dicas para começar:

Defina metas claras. Antes de iniciar a reunião, reserve um tempo para pensar sobre o que você espera alcançar. Quais metas você deseja discutir? Que desafios você quer abordar? Ter metas claras o ajudará a manter o foco e a aproveitar ao máximo o seu tempo.

Planeje a agenda. Depois de conhecer suas metas, você pode começar a planejar como a reunião será realizada. A pauta deve incluir uma combinação de tópicos de discussão, atualizações e itens de ação. Certifique-se de deixar algum tempo para discussões abertas e perguntas. Envie-a com antecedência para que você tenha tempo de obter feedback.

Tenha um facilitador da reunião. Ele precisa ser alguém que possa ajudar a manter a discussão no rumo certo e garantir que todos tenham a chance de participar.

Incentive a participação de todos. Isso significa dar a todos a chance de falar e compartilhar suas ideias.

Respeite o tempo de todos. Mantenha a reunião nos trilhos e não a deixe ultrapassar o tempo.

Faça o acompanhamento dos itens de ação. Após a reunião, certifique-se de que todos saibam quais são suas responsabilidades e que tenham os recursos necessários para concluir suas tarefas. Um e-mail de acompanhamento é uma ótima maneira de fazer isso.

Como o Doodle pode ajudá-lo a programar sua reunião trimestral

O Doodle é uma ferramenta de agendamento adorada em todo o mundo.

Ele permite que você crie uma enquete e peça à equipe que indique sua disponibilidade para uma reunião. Em seguida, eles podem votar nos horários em que estão disponíveis. Em questão de minutos, você pode ver quais horários funcionam melhor para todos e enviar o convite. Isso permite que você se concentre no trabalho de preparação mais importante para ter uma reunião excelente.

Para ler mais, considere: https://doodle.com/pt_BR/financial-committee-meeting/