Czas na zmianę podejścia do planowania budżetu i prognozowania

Jeśli jesteś choć trochę podobny do mnie, to terminy takie jak „budżetowanie” czy „prognozowanie” albo sprawią, że od razu zasniesz, albo sprawią, że zaczniesz gorączkowo rozglądać się za czymś innym – czymkolwiek innym – do zrobienia. „Co to ma być? Musimy zaplanować budżet na przyszły rok? Nie ma mowy, dopóki są okna do umycia!”

Wierzcie lub nie, ale w każdej organizacji są ludzie – zazwyczaj ci, w których nazwie stanowiska pojawia się słowo „finanse” – którzy czerpią przyjemność z planowania budżetu i sporządzania prognoz. Jeszcze trudniej uwierzyć, że to właśnie oni mają rację. Chociaż dla wielu z nas może to stanowić spore utrudnienie w ujęciu kwartalnym lub rocznym, rzetelne budżetowanie i prognozowanie stanowią podstawę przyszłości wszystkich przedsiębiorstw.

Ale na czym właściwie polega planowanie budżetowe i prognozowanie (czyli BP&F, jak lubią to nazywać specjaliści od finansów)? Czym budżet różni się od planu lub prognozy?

• Planowanie stanowi najwyższy poziom spośród wszystkich tych procesów. Jest to przede wszystkim uporządkowany przegląd celów finansowych organizacji na najbliższe kilka lat.

• Kolejnym poziomem jest budżetowanie – bardziej szczegółowe spojrzenie na to, w jaki sposób firma zrealizuje plan w krótszym okresie. Firmy zazwyczaj ustalają budżet w ujęciu rocznym, zgodnie ze swoim rokiem obrotowym. Jednak budżety są często monitorowane i korygowane co kwartał, a nawet co miesiąc, w zależności od tego, jak firma radzi sobie w realizacji swoich celów. Budżety obejmują takie pozycje, jak przychody, wydatki, przepływy pieniężne oraz redukcja zadłużenia.

• Prognozowanie łączy planowanie i budżetowanie z wynikami historycznymi oraz aktualną sytuacją gospodarczą i rynkową, aby przedstawić prognozę finansową dotyczącą wyników przedsiębiorstwa w ciągu najbliższych kilku kwartałów lub lat.

To, co stare, nie zawsze jest najlepsze

W tym roku program Excel obchodzi 35-lecie. W ciągu trzech i pół dekady, które minęły od momentu, gdy firma Microsoft po raz pierwszy wprowadziła go na rynek dla komputerów Macintosh (wersja dla systemu Windows pojawiła się dopiero dwa lata później), Excel bez wątpienia zyskał i ugruntował swoją reputację jako jedno z najlepszych narzędzi i programów biznesowych wszech czasów. Nie jest to jednak żadnym usprawiedliwieniem dla dalszego wykorzystywania programu Excel do wszystkich zadań związanych z budżetowaniem, planowaniem i prognozowaniem.

Chociaż rozwiązania SaaS oparte na chmurze przyczyniły się do zwiększenia wydajności w całej organizacji, 70 procent firm nadal przyznaje, że w zakresie BP&F w znacznym stopniu opiera się na raportach tworzonych w arkuszach kalkulacyjnych, przy czym 40% z nich korzysta wyłącznie z arkuszy kalkulacyjnych. Wystarczy zastąpić monitor kartką papieru, a okaże się, że firmy te zarządzają swoimi finansami w taki sam sposób, jak robili to menedżerowie ponad 100 lat temu.

„Jeśli coś działa, nie naprawiaj tego” – można by powiedzieć. To, że coś nie jest wadliwe, nie oznacza, że nie można tego znacznie ulepszyć. Głównym problemem związanym z prowadzeniem analizy BP&F w arkuszach kalkulacyjnych jest to, że jest ona niezwykle statyczna i reaktywna. Chociaż roczne raportowanie, planowanie i prognozowanie mogły wystarczać kilkadziesiąt lat temu, obecnie po prostu nie spełniają one swojego zadania w dzisiejszy, charakteryzujący się zmiennością, niepewnością, złożonością i nieprzewidywalnością (VUCA) świat biznesu. Rynki, konkurencja, trendy oraz uwarunkowania społeczno-polityczne zmieniają się obecnie w szybkim tempie i w sposób nieprzewidywalny.

Nowoczesne systemy oparte na chmurze pozwalają organizacjom aktualizować i weryfikować budżety, plany oraz prognozy niemal w czasie rzeczywistym, zamiast polegać na raportach sporządzonych kilka kwartałów wcześniej, kiedy sytuacja wyglądała zupełnie inaczej. Jako przykład z całkiem niedawnej przeszłości wystarczy pomyśleć o dzisiejszych organizacjach, które opierają swoje plany i strategie na danych zebranych przed pandemią COVID-19 i zastanawiają się, dlaczego ich prognozy tak bardzo odbiegały od aktualnych przychodów.

Zalety nowoczesnego oprogramowania do zarządzania budżetem i finansami wykraczają poza prognozy kroczące, bieżące budżety i ciągłe planowanie; wystarczy dodać do tego kilka innych zaawansowanych rozwiązań, a całe zarządzanie finansami stanie się bezpieczniejsze, bardziej elastyczne, a być może nawet bardziej ekonomiczne.

• Aplikacje takie jak Wave, Expensify, Spendesk czy Rydoo przyspieszają i automatyzują proces śledzenia wydatków oraz skanowania paragonów zarówno dla pracowników, jak i działów finansowych.

• Rozwiązania takie jak LivePlan i Aha! pomagają użytkownikom tworzyć lepsze i bardziej elastyczne biznesplany

• Projekty BP&F to skomplikowane przedsięwzięcia o wielu aspektach – narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana, Trello i Monday.com, mogą pomóc w monitorowaniu ich przebiegu i eliminowaniu przeszkód.

• Procesy BP&F zazwyczaj wiążą się również z dużą liczbą spotkań, ponieważ działy finansów i strategii muszą zazwyczaj regularnie spotykać się ze wszystkimi osobami odpowiedzialnymi za budżet lub kierownikami działów. Korzystając z oprogramowanie do planowania zadań w przedsiębiorstwie, takie jak Doodle pozwoli ci zaoszczędzić wiele godzin na żmudnych przygotowaniach, a ponadto Slack oraz Powiększ Integracje jeszcze bardziej przyspieszają ten proces.

• Istnieje również wiele aplikacji przeznaczonych dla konkretnych branż, takich jak „Restaurateur” czy „InventoryTracker”, które zapewniają specjalistom z dziedziny BP&F wgląd w stan zapasów, łańcuch dostaw i logistykę.

Kto nie planuje, ten planuje porażkę

Oprócz przyspieszenia całego procesu nowoczesne rozwiązania BP&F oparte na chmurze, w połączeniu z innymi aplikacjami biznesowymi, zapewniają organizacjom dostęp do ogromnych ilości danych, które można analizować w celu uzyskania możliwości podejmowania trafniejszych i bardziej strategicznych decyzji. Procesy stają się bardziej oparte na współpracy i przejrzyste, a jednocześnie istnieje jasna ścieżka audytowa na wypadek konieczności ponownego rozpatrzenia decyzji lub zmian.

Od Kodaka i Blockbustera po Toys R Us – na cmentarzach biznesu krążą duchy wielkich firm, które po prostu zbyt późno zdały sobie sprawę, że sytuacja uległa zmianie. Jakie kroki może podjąć Twoja firma, aby nie podzielić ich losu?

• Kwestia BP&F musi stanowić nadrzędny priorytet na szczeblu zarządu, a cała organizacja powinna angażować się w poszukiwanie zrównoważonego i stabilnego modelu rozwoju.

• Począwszy od najwyższego kierownictwa, organizacja musi również posiadać jasne ustalenia dotyczące procesu podejmowania decyzji w odpowiedzi na BP&F. Wszystkim firmom opłacałoby się zacieśnić współpracę między działami operacyjnymi, finansowymi i strategicznymi, ale konieczne jest również ustalenie jasnej odpowiedzialności i podziału kompetencji.

• Wybierz okresy prognozowania dostosowane do specyficznych cykli koniunkturalnych Twojej firmy i branży. Planuj analizy i aktualizacje w oparciu o kluczowe okresy w kalendarzu.

• Należy traktować BP&F jako kompetencję i obowiązek obejmujący całą firmę oraz uwzględniać inne dane finansowe, takie jak sprawozdania finansowe, raporty roczne i wskaźniki KPI oparte na zasadzie „trickle-down”.

• Wybierz oprogramowanie BP&F, które zautomatyzuje jak najwięcej ręcznych procesów, z których obecnie korzystasz, aby zaoszczędzić czas i pieniądze, zmniejszyć zużycie zasobów oraz uzyskać bardziej trafne i przydatne dane.

• Warto korzystać z oprogramowania do przeprowadzania większej liczby analiz scenariuszy hipotetycznych. Chociaż dzisiejsze otoczenie biznesowe bywa nieprzewidywalne, organizacje mogą mimo to w pewnym stopniu przygotować się na nieoczekiwane sytuacje.

Wreszcie, przedsiębiorstwa tradycyjnie traktowały planowanie budżetowe i prognozowanie jak czarną magię, którą uprawiała wąska grupa osób za zamkniętymi drzwiami. Dzięki lepszej komunikacji w zakresie planowania budżetowego i prognozowania oraz zwiększeniu dostępności raportów wszyscy interesariusze w większym stopniu zaangażują się w ten proces. Ponadto dzięki jasnemu wyjaśnieniu, jak ważne dla przyszłości organizacji jest rzetelne budżetowanie i planowanie, nawet osoby nieznające się na finansach, takie jak ja, mogą zwrócić na to uwagę, gdy nadejdzie czas składania budżetu na przyszły rok.

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób Doodle pozwala w prosty i wygodny sposób planować ważne posiedzenia zarządu, zapoznaj się z informacjami na temat działania naszego produktu.