बजट योजना और पूर्वानुमान प्रक्रिया को पुनर्परिभाषित करने का समय आ गया है।

अगर आप मेरी तरह हैं, तो बजट बनाने या पूर्वानुमान लगाने जैसे शब्द या तो आपको सीधे सोने भेज देंगे या फिर आप कुछ और करने के लिए बेचैनी से इधर-उधर देखने लगेंगे। "क्या? हमें अगले साल का बजट बनाना है? जब तक खिड़कियाँ साफ नहीं हो जातीं, तब तक हम यह नहीं करेंगे!"

चाहे आप मानें या न मानें, सभी संगठनों में ऐसे लोग होते हैं – आमतौर पर वे जिनके पदनाम में "फाइनेंस" शब्द होता है – जिन्हें बजट योजना और पूर्वानुमान बनाना पसंद है। और भी अविश्वसनीय यह है कि ये लोग सही हैं। हालांकि यह हम में से कई लोगों के लिए एक बड़ी तिमाही या वार्षिक असुविधा हो सकती है, मजबूत बजट निर्माण और पूर्वानुमान सभी व्यवसायों के भविष्य के लिए ढांचा प्रदान करते हैं।

लेकिन बजट योजना और पूर्वानुमान (या BP&F, जैसा कि वित्तीय लोग इसे कहते हैं) में वास्तव में क्या शामिल होता है? एक बजट योजना या पूर्वानुमान से कैसे अलग होता है?

• योजना इन सभी प्रक्रियाओं का सर्वोच्च स्तर है। यह मुख्यतः संगठन के अगले कुछ वर्षों के वित्तीय उद्देश्यों का एक संरचित अवलोकन है।

• अगला स्तर बजट बनाना है – यह एक अधिक विस्तृत दृष्टिकोण है कि कंपनी योजना को कम अवधि में कैसे क्रियान्वित करेगी। कंपनियाँ आमतौर पर अपने वित्तीय वर्ष के अनुसार वार्षिक रूप से बजट आवंटित करती हैं। हालांकि, बजट को अक्सर तिमाही या मासिक आधार पर ट्रैक और समायोजित किया जाता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी अपने लक्ष्यों के मुकाबले कैसा प्रदर्शन कर रही है। बजट में राजस्व, व्यय, नकदी प्रवाह और ऋण कटौती जैसी वस्तुएँ शामिल होती हैं।

• पूर्वानुमान योजना और बजट को ऐतिहासिक प्रदर्शन तथा वर्तमान आर्थिक और बाजार परिस्थितियों के साथ मिलाकर किसी कंपनी के अगले कुछ तिमाहियों या वर्षों के वित्तीय प्रदर्शन का अनुमान प्रदान करता है।

पुराने हमेशा सबसे अच्छे नहीं होते।

Excel इस साल 35 साल का हो गया है। माइक्रोसॉफ्ट द्वारा इसे पहली बार मैकिन्टोश के लिए लॉन्च किए जाने के तीन दशक और आधे बाद (विंडोज दो साल बाद ही आया), Excel ने निस्संदेह सभी समय के महानतम व्यावसायिक उपकरणों और सॉफ़्टवेयर में से एक के रूप में अपनी प्रतिष्ठा स्थापित और मजबूत की है। लेकिन यह अभी भी आपके सभी बजट बनाने, योजना बनाने और पूर्वानुमान लगाने के लिए केवल एक्सेल का ही उपयोग करने का कोई बहाना नहीं है।

हालांकि क्लाउड-आधारित SAAS समाधानों ने पूरे संगठनों में दक्षता में सुधार किया है, 70 प्रतिशत कंपनियाँ अभी भी BP&F के लिए स्प्रेडशीट रिपोर्टिंग पर अत्यधिक निर्भर होने की बात स्वीकार करती हैं।जिनमें से 40% केवल स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं। मॉनिटर की जगह लेजर कागज रख दीजिए, और ये कंपनियाँ अपनी वित्तीय व्यवस्था उसी तरह संभाल रही हैं जैसे 100 साल पहले प्रबंधक करते थे।

"अगर कुछ टूटा नहीं है, तो उसे ठीक मत करो," आप कह सकते हैं। सिर्फ इसलिए कि कोई चीज़ दोषपूर्ण नहीं है, इसका मतलब यह नहीं कि उसमें जबरदस्त सुधार नहीं किया जा सकता। स्प्रेडशीट्स पर BP&F करने में मुख्य समस्या यह है कि यह अत्यधिक स्थिर और प्रतिक्रियाशील है। जबकि रिपोर्टिंग, योजना और वार्षिक पूर्वानुमान दशकों पहले काम आ सकते थे, यह उद्देश्य के लिए उपयुक्त नहीं है आज का VUCA व्यापारिक परिदृश्यबाज़ार, प्रतिस्पर्धा, रुझान और सामाजिक-राजनीतिक वातावरण अब तेज़ी से और अनिश्चित रूप से बदल रहे हैं।

आधुनिक क्लाउड-आधारित प्रणालियाँ संगठनों को लगभग-वास्तविक समय में बजट, योजनाओं और पूर्वानुमानों को अपडेट करने और समीक्षा करने की अनुमति देती हैं, बजाय इसके कि वे उन रिपोर्टों पर निर्भर रहें जो कई तिमाहियों पहले तैयार की गई थीं, जब दुनिया बहुत अलग दिखती थी। एक बहुत ही हालिया उदाहरण के लिए, बस आज के संगठनों के बारे में सोचें, जो अपनी योजनाओं और रणनीतियों को कोविड-पूर्व उत्पन्न डेटा पर आधारित कर रहे हैं और यह सोच रहे हैं कि उनकी भविष्यवाणियाँ उनके वर्तमान राजस्व से इतनी अलग क्यों थीं।

आधुनिक BP&F सॉफ़्टवेयर के लाभ केवल रोलिंग पूर्वानुमान, वर्तमान बजट और निरंतर योजना तक सीमित नहीं हैं; कुछ अन्य उन्नत समाधान जोड़ें और देखें कि आपका संपूर्ण वित्तीय प्रबंधन कैसे अधिक सुरक्षित, लचीला और संभावित रूप से और भी अधिक किफायती बन जाता है।

• Wave, Expensify, Spendesk या Rydoo जैसे ऐप्स कर्मचारियों और वित्त विभागों दोनों के लिए व्यय ट्रैकिंग और रसीद स्कैनिंग की प्रक्रिया को तेज़ और स्वचालित करते हैं।

• LivePlan और Aha! जैसे समाधान उपयोगकर्ताओं को बेहतर और अधिक चुस्त व्यावसायिक योजनाएँ बनाने में मदद करते हैं।

• BP&F जटिल बहु-आयामी परियोजनाएँ हैं – Asana, Trello और Monday.com जैसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स ट्रैक करने और घर्षण कम करने में मदद कर सकते हैं।

• BP&F भी आम तौर पर बैठकों से भरी प्रक्रियाएँ होती हैं, क्योंकि वित्त और रणनीति को आमतौर पर सभी बजट धारकों या विभागों के प्रमुखों के साथ नियमित रूप से बैठक करनी होती है। का उपयोग करके Doodle जैसे एंटरप्राइज शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर आपकी दौड़-भाग में घंटों की बचत होगी, साथ ही धीमा और ज़ूम एकीकरण प्रक्रिया को और भी तेज़ कर देते हैं।

• Restaurateur या InventoryTracker जैसी कई उद्योग-विशिष्ट ऐप्स भी हैं, जो BP&F पेशेवरों को इन्वेंटरी, आपूर्ति श्रृंखला और लॉजिस्टिक्स में अंतर्दृष्टि प्रदान करती हैं।

योजना बनाने में असफल होना, असफल होने की योजना बनाना है।

पूरे प्रक्रिया को तेज़ करने के अलावा, आधुनिक क्लाउड-आधारित BP&F समाधान अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों के साथ मिलकर संगठनों को विशाल मात्रा में डेटा तक पहुँच प्रदान करते हैं, जिसे विश्लेषित करके अधिक सटीक और रणनीतिक निर्णय लेने की क्षमताएँ प्रदान की जा सकती हैं। प्रक्रियाएँ अधिक सहयोगात्मक और पारदर्शी हो जाती हैं, और यदि निर्णयों या परिवर्तनों को पुनः समीक्षा करने की आवश्यकता हो तो एक स्पष्ट ऑडिट ट्रेल उपलब्ध रहता है।

कोडक और ब्लॉकबस्टर से लेकर टॉयज़ आर अस तक, व्यापारिक कब्रगाह उन महान कंपनियों की भूतिया कहानियों से भरे पड़े हैं जो यह समझने में बस थोड़ी सी धीमी रहीं कि धारा ने दिशा बदल ली थी। आपकी कंपनी यह सुनिश्चित करने के लिए क्या कदम उठा सकती है कि वह इनके साथ शामिल न हो?

• बीपीएंडएफ को बोर्ड स्तर पर सर्वोपरि प्राथमिकता होनी चाहिए, और पूरे संगठन को विकास के लिए एक स्थायी और सुसंगत मॉडल खोजने में एकजुट होना चाहिए।

• वरिष्ठ नेतृत्व से शुरू करते हुए, संगठन को BP&F के जवाब में निर्णय लेने के संबंध में स्पष्ट समझौते भी होने चाहिए। सभी कंपनियों के लिए अपने परिचालन, वित्तीय और रणनीतिक विभागों के बीच मजबूत संबंध बनाना लाभदायक होगा, लेकिन स्पष्ट जवाबदेही और स्वामित्व की स्थापना भी आवश्यक है।

• अपनी कंपनी और अपने उद्योग के विशिष्ट व्यावसायिक चक्रों के अनुरूप पूर्वानुमान अवधियाँ चुनें। कैलेंडर में महत्वपूर्ण अवधियों के आसपास विश्लेषण और अपडेट की योजना बनाएँ।

• BP&F को कंपनी-व्यापी क्षमता और जिम्मेदारी के रूप में मानें और अन्य वित्तीय डेटा, जैसे वित्तीय विवरण, वार्षिक रिपोर्ट और ट्रिकल-डाउन KPIs को शामिल करें।

• ऐसा BP&F सॉफ़्टवेयर चुनें जो समय और पैसा बचाने, संसाधनों को कम करने, और अधिक प्रासंगिक एवं क्रियान्वयन योग्य डेटा प्राप्त करने के लिए आप वर्तमान में उपयोग कर रहे मैन्युअल प्रक्रियाओं को यथासंभव स्वचालित करे।

• सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके और अधिक 'व्हाट-इफ़' विश्लेषण करें। हालांकि आज का व्यावसायिक वातावरण अनिश्चित हो सकता है, संगठन फिर भी अप्रत्याशित के लिए कुछ हद तक तैयारी कर सकते हैं।

अंततः, व्यवसायों ने परंपरागत रूप से बजट योजना और पूर्वानुमान को एक गूढ़ कला की तरह माना है, जिसे चुनिंदा लोगों द्वारा बंद दरवाजों के पीछे अभ्यास किया जाना चाहिए। बीपीएंडएफ (बजट योजना और पूर्वानुमान) के बारे में संचार बढ़ाकर और रिपोर्टों को अधिक सुलभ बनाकर, सभी हितधारक इस प्रक्रिया को अधिक हद तक स्वीकार करेंगे। इसके अलावा, संगठन के भविष्य के लिए मजबूत बजट बनाने और योजना बनाने के महत्व की स्पष्ट व्याख्या के साथ, मुझ जैसे वित्तीय रूप से अनभिज्ञ लोग भी अगले साल का बजट जमा करने के समय ध्यान दे सकते हैं।

यह समझने के लिए कि Doodle महत्वपूर्ण बोर्ड-स्तरीय बैठकों को निर्धारित करना कैसे सहज और सहज बना सकता है, हमारे उत्पाद के काम करने के तरीके के बारे में और जानें।