Det är dags att förnya processen för budgetplanering och prognosarbete

Om du är som jag, så kommer begrepp som budgetering eller prognoser antingen att få dig att somna direkt eller få dig att ivrigt leta efter något annat – vad som helst – att göra. ”Vadå? Måste vi planera nästa års budget? Inte så länge det finns fönster som behöver putsas, det gör vi inte!”

Tro det eller ej, men det finns människor inom alla organisationer – oftast personer vars befattningsbeteckning innehåller ordet ”ekonomi” – som tycker om budgetplanering och prognosarbete. Det som är ännu svårare att tro är att dessa människor har rätt. Även om det för många av oss kan vara ett betydande besvär varje kvartal eller år, utgör gedigen budgetering och prognosarbete ramen för alla företags framtid.

Men vad innebär egentligen budgetplanering och prognosarbete (eller BP&F, som finansfolket brukar kalla det)? Hur skiljer sig en budget från en plan eller en prognos?

• Planering är den högsta nivån i alla dessa processer. Det handlar främst om en strukturerad översikt över organisationens finansiella mål för de kommande åren.

• Nästa nivå nedåt är budgetering – en mer detaljerad genomgång av hur företaget ska genomföra planen under en kortare period. Företag brukar fastställa sin budget årligen, i enlighet med sitt räkenskapsår. Budgetarna följs dock ofta upp och justeras kvartalsvis eller till och med månadsvis, beroende på hur företaget presterar i förhållande till sina mål. Budgetar omfattar poster som intäkter, kostnader, kassaflöde och skuldneddragning.

• Prognosarbete kombinerar planering och budgetering med tidigare resultat samt rådande ekonomiska och marknadsmässiga förhållanden för att ta fram en finansiell prognos över företagets resultat under de kommande kvartalen eller åren.

De gamla är inte alltid de bästa

Excel fyller 35 år i år. Under de tre och ett halvt decennierna som gått sedan Microsoft först lanserade programmet för Macintosh (Windows kom först två år senare) har Excel utan tvekan etablerat och befäst sitt rykte som ett av de bästa affärsverktygen och programvarorna genom tiderna. Men det är ändå ingen ursäkt för att fortfarande använda Excel för all din budgetering, planering och prognosarbete.

Även om molnbaserade SaaS-lösningar har förbättrat effektiviteten inom hela organisationen, 70 procent av företagen medger fortfarande att de i stor utsträckning förlitar sig på rapportering via kalkylblad när det gäller BP&F, varav 40 % använder enbart kalkylblad. Om man byter ut datorskärmen mot bokföringspapper sköter dessa företag sin ekonomi på samma sätt som cheferna gjorde för mer än 100 år sedan.

”Om det inte är trasigt, ska man inte laga det”, kanske man säger. Bara för att något inte är defekt betyder det inte att det inte kan förbättras avsevärt. Det största problemet med att använda BP&F i kalkylblad är att det är oerhört statiskt och reaktivt. Även om årlig rapportering, planering och prognostisering kanske räckte för flera decennier sedan, är det helt enkelt inte ändamålsenligt i dagens VUCA-affärsmiljö. Marknader, konkurrens, trender och sociopolitiska förhållanden förändras numera snabbt och oförutsägbart.

Moderna molnbaserade system gör det möjligt för organisationer att uppdatera och granska budgetar, planer och prognoser i nästan realtid, istället för att vara beroende av rapporter som genererades flera kvartal tidigare, när världen såg helt annorlunda ut. Ett alltför färskt exempel är dagens organisationer som baserar sina planer och strategier på data som genererades före covid-19 och undrar varför deras prognoser skiljer sig så mycket från deras aktuella intäkter.

Fördelarna med modern BP&F-programvara sträcker sig bortom rullande prognoser, aktuella budgetar och kontinuerlig planering; lägg till några andra avancerade lösningar och se hur hela er ekonomihantering blir säkrare, mer flexibel och kanske till och med mer kostnadseffektiv.

• Appar som Wave, Expensify, Spendesk eller Rydoo effektiviserar och automatiserar processen för utgiftsredovisning och skanning av kvitton, både för anställda och ekonomiavdelningar.

• Lösningar som LivePlan och Aha! hjälper användarna att ta fram bättre och mer flexibla affärsplaner

• BP&F är komplexa och mångfacetterade projekt – projektledningsverktyg som Asana, Trello och Monday.com kan hjälpa till att hålla koll på arbetet och minska friktionen.

• BP&F-processer brukar dessutom vara mötesintensiva, eftersom ekonomi- och strategifunktionerna vanligtvis behöver träffa alla budgetansvariga eller avdelningschefer regelbundet. Genom att använda schemaläggningsprogram för företag, till exempel Doodle det sparar dig flera timmar av benarbete, dessutom Slack och Zoom Integrationer gör processen ännu snabbare.

• Det finns också ett stort antal branschspecifika appar, såsom Restaurateur och InventoryTracker, som ger yrkesverksamma inom BP&F inblick i lager, leveranskedja och logistik.

Om du inte planerar, planerar du att misslyckas

Förutom att de påskyndar hela processen ger moderna molnbaserade BP&F-lösningar, i kombination med andra affärsapplikationer, organisationer tillgång till enorma mängder data som kan analyseras för att möjliggöra mer precisa och strategiska beslut. Processerna blir mer samarbetsinriktade och transparenta, samtidigt som det finns en tydlig revisionsspårbarhet om beslut eller förändringar behöver ses över.

Från Kodak och Blockbuster till Toys R Us – på företagens kyrkogårdar spökar en gång så framgångsrika företag som var bara lite för långsamma med att inse att tidvattnet hade vänt. Vilka åtgärder kan ditt företag vidta för att se till att ni inte hamnar där?

• BP&F måste vara en absolut prioritet på styrelsenivå, och hela organisationen måste stå enade i strävan att hitta en hållbar och stabil tillväxtmodell.

• Med utgångspunkt i den högsta ledningen måste organisationen också ha tydliga överenskommelser om beslutsfattandet i samband med BP&F. Alla företag skulle ha nytta av att stärka samarbetet mellan sina operativa, finansiella och strategiska avdelningar, men det är också viktigt att fastställa tydliga ansvarsområden och ägarskap.

• Välj prognosperioder som passar just ditt företags och din branschs specifika konjunkturcykler. Planera analyser och uppdateringar utifrån viktiga perioder i kalendern.

• Betrakta BP&F som en kompetens och ett ansvar som omfattar hela företaget och ta med andra finansiella uppgifter, såsom bokslut, årsredovisningar och nedströms-KPI:er.

• Välj en BP&F-programvara som automatiserar så många av de manuella processer som ni använder idag som möjligt, för att spara tid och pengar, minska resursbehovet och få mer relevant och användbar data.

• Använd programvara för att genomföra fler ”tänk om”-analyser. Även om dagens affärsmiljö kan vara oförutsägbar kan organisationer ändå i viss utsträckning förbereda sig för det oväntade.

Slutligen har företag traditionellt sett betraktat budgetplanering och prognosarbete som en slags svartkonst som endast utövas av ett utvalt fåtal bakom stängda dörrar. Genom att öka kommunikationen kring budgetplanering och prognosarbete samt göra rapporterna mer tillgängliga kommer alla intressenter att engagera sig i processen i större utsträckning. Dessutom, med en tydlig förklaring av vikten av gedigen budgetering och planering för organisationens framtid, kanske även ekonomiskt okunniga personer som jag själv faktiskt lyssnar när nästa års budget ska lämnas in.

För att förstå hur Doodle kan göra det smidigt och enkelt att boka viktiga styrelsemöten kan du läsa mer om hur vår produkt fungerar.