5 sposobów, w jakie dane mogą pomóc w podejmowaniu trafniejszych decyzji dotyczących planowania

Planowanie może wydawać się proste, ale często jest czasochłonne i skomplikowane. Niezależnie od tego, czy jesteś niezależnym projektantem, który musi pogodzić rozmowy z klientami, czy też administratorem szkoły zarządzającym spotkaniami pracowników, Twój kalendarz to coś więcej niż tylko bloki czasu. To raczej mapa tego, jak przebiega Twój dzień. A jeśli podejmujesz te decyzje bez danych, to w zasadzie działasz na ślepo.

1. Zwróć uwagę na to, co już się wydarzyło

Sarah jest niezależną ilustratorką, a poniedziałki zaczęły ją stresować. Zauważyła, że wiele rozmów z klientami zaplanowanych na poniedziałkowe poranki było przekładanych lub odwoływanych. Przejrzała więc rezerwacje z ostatnich kilku miesięcy i wyraźnie dostrzegła pewną prawidłowość. Teraz umawia rozmowy na wtorkowe popołudnia i sytuacja znacznie się poprawiła. Mniej nieobecności i lepsze rozmowy.

Jeśli pracujesz w sektorze edukacji, być może zauważysz coś podobnego podczas wizyt pracowników lub zajęć z uczniami. Krótkie spojrzenie wstecz może zaoszczędzić ci sporo czasu w przyszłości.

2. Wykorzystaj trendy w rezerwacjach, aby zaplanować swój tydzień

Mario, młody trener biznesowy, zaczął dostrzegać ciekawą prawidłowość: większość jego rozmów wstępnych odbywała się w środy i czwartki. Zamiast rozkładać je na cały tydzień, obecnie grupuje je w tych dwóch dniach, a poniedziałek i piątek rezerwuje na pracę nad strategią i tworzenie treści. Ta zmiana wynika bezpośrednio z danych dotyczących rezerwacji.

Nauczyciele i korepetytorzy mogą postąpić podobnie, zwracając uwagę na to, kiedy uczniowie zazwyczaj umawiają się na sesje pomocy lub kiedy rodzice chętniej odpowiadają na zaproszenia na spotkania.

3. Wcześnie wykrywać drobne problemy związane z harmonogramem

Jeśli uda ci się je wychwycić, nie będą się nasilać. Na przykład Emily prowadzi małą organizację non-profit i niestety często musiała radzić sobie z odwołaniami w ostatniej chwili. Po przeanalizowaniu prostych danych dotyczących rezerwacji zdała sobie sprawę, że ludzie znacznie częściej rezygnowali, jeśli spotkanie było ustalane zbyt daleko w przyszłości. Zmniejszyła więc ten margines i umożliwiła rezerwację z mniejszym wyprzedzeniem. Nie rozwiązało to wszystkich problemów, ale liczba osób, które nie pojawiały się na spotkaniach, znacznie spadła, a jej harmonogram stał się o wiele mniej chaotyczny.

Trenerzy, konsultanci czy założyciele firm technologicznych, którzy prowadzą wiele rozmów jedna po drugiej, mogą skorzystać z tego typu pomysłów, zwłaszcza gdy w kalendarzu zaczyna panować chaos.

4. Zastanów się, na co poświęcasz swój czas

Prosty wykres może otworzyć ci oczy i zmienić sposób, w jaki postrzegasz swój czas; nie potrzebujesz niczego wyszukanego. Jako programista i założyciel startupu Ryan zaczął śledzić, ile czasu poświęca na spotkania, a ile na programowanie. Liczby go zaskoczyły. Okazało się, że 60% tygodnia spędzał na spotkaniach. Wykorzystał tę informację, aby ograniczyć niektóre cykliczne spotkania i poświęcić więcej czasu na tworzenie.

Nauczyciele, zwłaszcza ci pełniące funkcje kierownicze, mogą wykorzystać te dane, aby sprawdzić, czy spotkania pochłaniają czas, który lepiej byłoby poświęcić na przygotowanie lekcji lub indywidualną pomoc dla uczniów.

5. Wykorzystaj te dane, aby usprawnić sposób, w jaki organizujesz spotkania

Gdy już zdobędziesz te informacje, możesz podejmować mądrzejsze decyzje. Jako coach kariery Layla zauważyła, że jej energia (a także zaangażowanie klientów) była największa wczesnym popołudniem. Przeniosła wszystkie poranne sesje na tę porę, a opinie klientów znacznie się poprawiły. Nie zmienił swojego harmonogramu, lecz po prostu oparł się na tym, co już wynikało z jego kalendarza. Nie musisz korzystać ze wszystkich funkcji ani zamieniać kalendarza w projekt naukowy. Znacznie lepiej jest wprowadzać niewielkie zmiany, które nagle przynoszą wymierny efekt.

Niech dane wykonają za nas najtrudniejsze zadania

Inteligentne planowanie nie polega na posiadaniu idealnego kalendarza. Ważniejsze jest wyciąganie wniosków z tego, co już się wydarzyło, i wykorzystywanie tych doświadczeń do podejmowania lepszych decyzji w przyszłości. I właśnie w tym zakresie dane naprawdę się sprawdzają. Jeśli chcesz lepiej zarządzać swoim czasem i sprawić, by planowanie pracowało na Twoją korzyść, Doodle jest stworzone, by Ci w tym pomóc. Jest prosta, intuicyjna i zaprojektowana tak, by dopasować się do Twojego stylu pracy.