डेटा आपको बेहतर शेड्यूलिंग निर्णय लेने में कैसे मदद कर सकता है, इसके 5 तरीके

समय-निर्धारण सरल लग सकता है, लेकिन यह अक्सर समय-साध्य और जटिल होता है। चाहे आप एक फ्रीलांस डिज़ाइनर हों जो क्लाइंट कॉल्स को संभाल रहे हों या एक स्कूल प्रशासक जो स्टाफ मीटिंग्स का प्रबंधन कर रहे हों, आपका कैलेंडर सिर्फ समय के ब्लॉकों से कहीं अधिक है। यह आपके दिन के प्रवाह का एक नक्शा है। और अगर आप उन निर्णयों को डेटा के बिना ले रहे हैं, तो आप मूल रूप से अंधेरे में उड़ रहे हैं।

1. जो पहले से हो चुका है उस पर ध्यान दें।

सारा एक फ्रीलांस इलस्ट्रेटर है और सोमवार उसे तनाव में डालने लगे थे। उसने देखा कि सोमवार सुबह के लिए बुक की गई कई क्लाइंट कॉलें टाल दी जा रही थीं या रद्द हो रही थीं। इसलिए उसने पिछले कुछ महीनों की बुकिंग्स पर नज़र डाली और पैटर्न साफ दिख गया। अब वह मंगलवार दोपहर के लिए कॉल बुक करती है, और हालात काफी बेहतर हो गए हैं। कम अनुपस्थितियाँ और बेहतर बातचीत।

यदि आप शिक्षा क्षेत्र में काम करते हैं, तो आपको स्टाफ विज़िट या छात्र सत्रों में कुछ इसी तरह का अनुभव हो सकता है। थोड़ी सी पीछे की नज़र आपको आगे बहुत समय बचा सकती है।

2. अपने सप्ताह को आकार देने के लिए बुकिंग रुझानों का उपयोग करें

मारियो, एक युवा व्यवसाय कोच, ने एक दिलचस्प पैटर्न देखा: उसकी अधिकांश डिस्कवरी कॉल्स बुधवार और गुरुवार को होती थीं। इन्हें पूरे सप्ताह में फैलाने के बजाय, वह अब इन्हें उन दो दिनों में समूहित करता है और सोमवार व शुक्रवार को रणनीति कार्य और सामग्री निर्माण के लिए आरक्षित रखता है। यह बदलाव सीधे बुकिंग डेटा से प्रेरित है।

शिक्षक और ट्यूटर भी यह देखकर ऐसा कर सकते हैं कि छात्र सहायता सत्र कब बुक करते हैं या माता-पिता बैठक के निमंत्रणों का जवाब कब देने की अधिक संभावना रखते हैं।

3. छोटी-मोटी समय-निर्धारण संबंधी समस्याओं का समय रहते पता लगाएँ

अगर आप उन्हें पकड़ लेते हैं, तो वे आगे नहीं बढ़ेंगे। उदाहरण के लिए, एमिली एक छोटा गैर-लाभकारी व्यवसाय चलाती है और दुर्भाग्यवश उसे अक्सर अंतिम समय में रद्दीकरणों से निपटना पड़ता था। कुछ सरल बुकिंग डेटा पर शोध करने के बाद, उसने महसूस किया कि यदि बैठक बहुत पहले निर्धारित की जाती है तो लोग रद्द करने की अधिक संभावना रखते हैं। इसलिए उसने समय-सीमा कम कर दी और लोगों को कम समय पहले बुक करने की अनुमति दी। इससे सब कुछ ठीक नहीं हुआ, लेकिन अनुपस्थितियों में काफी कमी आई और उसका शेड्यूल बहुत कम अव्यवस्थित हो गया।

कोच, सलाहकार या तकनीकी संस्थापक जो लगातार एक के बाद एक कॉल करते हैं, वे इन प्रकार के विचारों से लाभ उठा सकते हैं, खासकर जब कैलेंडर में अव्यवस्था बढ़ने लगे।

4. पता लगाएँ कि आप अपना समय कहाँ बिताते हैं

एक साधारण चार्ट आँखें खोलने वाला हो सकता है और आपके समय के प्रति आपका दृष्टिकोण बदल सकता है; आपको किसी खास चीज़ की ज़रूरत नहीं है। एक सॉफ़्टवेयर डेवलपर और स्टार्टअप संस्थापक के रूप में, रयान ने मीटिंग्स में बिताए समय और प्रोग्रामिंग में बिताए समय को ट्रैक करना शुरू किया। आंकड़े देखकर वह हैरान रह गया। वह अपने सप्ताह का 60% समय मीटिंग्स में बिता रहा था। उसने इस जानकारी का उपयोग कुछ आवर्ती मीटिंग्स को कम करने और अधिक समय रचनात्मक काम में लगाने के लिए किया।

शिक्षक, विशेष रूप से प्रशासनिक भूमिकाओं में, इस डेटा का उपयोग यह देखने के लिए कर सकते हैं कि क्या बैठकें उस समय को ले रही हैं जिसे पाठ तैयारी या छात्रों को व्यक्तिगत सहायता देने में बेहतर तरीके से खर्च किया जा सकता है।

5. मिलने के तरीके को बेहतर बनाने के लिए डेटा का उपयोग करें

एक बार जब आपके पास जानकारी हो, तो आप बेहतर निर्णय ले सकते हैं। एक करियर कोच के रूप में, लैला ने पाया कि दोपहर के शुरुआती समय में उनकी ऊर्जा (और उनके क्लाइंट्स की सहभागिता) सबसे अधिक होती थी। उन्होंने सभी शुरुआती सत्रों को उस समय पर स्थानांतरित कर दिया और क्लाइंट्स की प्रतिक्रिया में नाटकीय रूप से सुधार हुआ। उन्होंने अपना शेड्यूल नहीं बदला, बल्कि उस पर भरोसा किया जो उनका कैलेंडर पहले से ही बता रहा था। आपको हर फ़ीचर का इस्तेमाल करने या अपने कैलेंडर को एक वैज्ञानिक परियोजना बनाने की ज़रूरत नहीं है। छोटे-छोटे बदलाव करना कहीं बेहतर है जिनका अचानक प्रभाव पड़ता है।

डेटा को भारी काम करने दें

स्मार्ट शेड्यूलिंग का मतलब एक परफेक्ट कैलेंडर रखने से नहीं है। पहले से हुई घटनाओं से सीखना और भविष्य में बेहतर निर्णय लेने के लिए उनका उपयोग करना अधिक महत्वपूर्ण है। और यहीं पर डेटा वास्तव में चमकता है। यदि आप अपने समय पर बेहतर नियंत्रण रखने और शेड्यूलिंग को अपने लिए काम करने के लिए तैयार हैं, तो Doodle मदद के लिए बनाया गया है। यह सरल, सहज और आपके काम करने के तरीके के अनुरूप डिज़ाइन किया गया है।