5 sätt på vilka data kan hjälpa dig att fatta smartare beslut om schemaläggning

Att planera kan verka enkelt, men det är ofta tidskrävande och komplicerat. Oavsett om du är en frilansande designer som jonglerar med kundsamtal eller en skoladministratör som hanterar personalmöten, så är din kalender mer än bara tidsblock. Den är snarare en karta över hur din dag utvecklas. Och om du fattar dessa beslut utan data är det i princip som att flyga i blindo.

1. Tänk på vad som redan har hänt

Sarah är frilansande illustratör och måndagarna började bli en källa till stress för henne. Hon märkte att många kundsamtal som var inbokade till måndag förmiddag sköts upp eller ställdes in. Så hon gick igenom bokningarna från de senaste månaderna och såg tydligt mönstret. Nu bokar hon samtal till tisdag eftermiddag, och det har gått mycket bättre. Färre uteblivna möten och bättre samtal.

Om du arbetar inom utbildningsväsendet kanske du märker något liknande när det gäller personalbesök eller elevmöten. Att ta en liten titt tillbaka kan spara dig mycket tid framöver.

2. Utnyttja bokningstrenderna för att planera din vecka

Mario, en ung affärscoach, började lägga märke till ett intressant mönster: de flesta av hans inledande samtal ägde rum på onsdagar och torsdagar. Istället för att sprida ut dem över hela veckan grupperar han dem nu till just dessa två dagar och reserverar måndagar och fredagar för strategiarbete och innehållsskapande. Denna förändring är ett direkt resultat av bokningsstatistiken.

Lärare och handledare kan göra på samma sätt genom att lägga märke till när eleverna brukar boka hjälpsamtal eller när föräldrarna är mer benägna att svara på inbjudningar till möten.

3. Upptäck mindre schemaläggningsproblem i ett tidigt skede

Om man upptäcker dem i tid, eskalerar de inte. Emily, till exempel, driver en liten ideell verksamhet och har tyvärr ofta fått hantera avbokningar i sista minuten. Efter att ha analyserat lite enkel bokningsstatistik insåg hon att det var mycket större risk att folk backade ur om mötet bokades för långt i förväg. Så hon minskade tidsmarginalen och lät folk boka med kortare framförhållning. Det löste inte alla problem, men antalet uteblivna besökare minskade avsevärt och hennes schema blev betydligt mindre kaotiskt.

Coacher, konsulter eller tech-grundare som har många möten i rad kan ha nytta av den här typen av tips, särskilt när kaoset i kalendern börjar smyga sig in.

4. Ta reda på var du lägger din tid

En enkel översikt kan vara en ögonöppnare och förändra hur du ser på din tid; du behöver inget avancerat. Som mjukvaruutvecklare och grundare av ett startup-företag började Ryan mäta hur mycket tid han ägnade åt möten jämfört med hur mycket tid han ägnade åt programmering. Siffrorna överraskade honom. Han tillbringade 60 % av sin arbetsvecka på möten. Han använde den informationen för att skära ner på vissa återkommande möten och ägna mer tid åt att skapa.

Lärare, särskilt de som har administrativa roller, kan använda uppgifterna för att se om möten tar upp tid som skulle kunna användas bättre till lektionsförberedelser eller individuellt stöd till eleverna.

5. Använd uppgifterna för att förbättra sättet på vilket ni genomför mötena

När du väl har informationen kan du fatta smartare beslut. Som karriärcoach upptäckte Layla att hennes energi (och hennes kunders engagemang) var som högst tidigt på eftermiddagen. Hon flyttade alla tidiga möten till den tiden, och kundernas feedback förbättrades avsevärt. Han ändrade inte sitt schema, utan förlitade sig istället på vad hans kalender redan visade honom. Du behöver inte använda alla funktioner eller förvandla din kalender till ett vetenskapligt projekt. Det är mycket bättre att göra små förändringar som plötsligt ger resultat.

Låt data sköta det tunga arbetet

Smart schemaläggning handlar inte om att ha den perfekta kalendern. Det är viktigare att dra lärdom av det som redan har hänt och använda den kunskapen för att fatta bättre beslut i framtiden. Och det är där data verkligen kommer till sin rätt. Om du är redo att ta bättre kontroll över din tid och börja få schemaläggningen att fungera för dig, är Doodle skapat för att hjälpa dig. Det är enkelt, intuitivt och utformat för att passa just ditt sätt att arbeta.