7 onmisbare hulpmiddelen voor tijdmanagement voor docenten

Of je nu leraar, hoogleraar, decaan, schoolhoofd bent of zelfs een ondersteunende functie hebt, bijvoorbeeld in de administratie, het lijkt erop dat je overwerkt, te weinig tijd en nauwelijks of geen balans tussen werk en privé dat is nu eenmaal de dagelijkse gang van zaken voor wie in het onderwijs werkt. Er moeten snel oplossingen worden gevonden. Anders, we lopen het risico een hele generatie leraren kwijt te raken tot stress, burn-out en gewoon geen zin meer hebben.

De onderwijssector is misschien wel het zwaarst getroffen, maar hij staat er niet alleen voor, want stress op het werk op recordhoogte Over de hele linie. Organisaties en sectoren pakken dit probleem nu voortvarend aan, met programma’s die werknemers leren hoe ze hun stress kunnen verminderen en hun tijd beter kunnen indelen, aangevuld met talloze apps en tools die werknemers van alle soorten en maten helpen een betere band met hun werk op te bouwen.

In het verleden was de onderwijssector nogal traag met het invoeren van allerlei nieuwe technologieën. Maar onderwijsinstellingen beginnen nu langzaamaan te beseffen dat de mogelijke voordelen van technologie door de COVID-19-pandemie, waardoor heel veel scholen van de ene op de andere dag moesten overschakelen op online lessen, waardoor de sector eindelijk gedwongen werd om edtech te omarmen. Maar die nieuwe liefde voor technologie hoeft niet te stoppen bij leshulpmiddelen, want er zijn heel wat apps en oplossingen die iedereen in de onderwijssector kunnen helpen om hun tijd beter te beheren en zo een gezondere, leukere relatie met hun werk op te bouwen.

Hier zijn zeven van de beste tools om je op weg te helpen.

1. Toggl

Om de 19e-eeuwse Britse wiskundige te parafraseren Lord Kelvin, “Als je het kunt meten, kun je het verbeteren.” Daarom zijn tijdregistratie-apps zoals Toggl de beste manier om te beginnen als je het tijdmanagement binnen je bedrijf wilt verbeteren. Gebruikers kunnen de uren die ze aan elk van hun projecten besteden bijhouden en projecten zelfs indelen op type, via een mobiele app of een webversie.

• Als je hele IT- of communicatieteam Toggl gebruikt, kun je zien welke activiteiten of projecten de meeste tijd kosten en manieren zoeken om die processen te stroomlijnen. Als de IT-ondersteuning 25 procent van zijn tijd besteedt aan het beantwoorden van een aantal veelgestelde vragen, is het makkelijker om de businesscase voor het opzetten van een IT-zelfhulpportaal te onderbouwen en te begrijpen.

• Ook administratieve medewerkers en assistenten kunnen zien waar het grootste deel van hun tijd en middelen naartoe gaat. Als terugkerende taken, zoals het inplannen van docentenvergaderingen of het beheren van de onkosten van het afdelingshoofd, veel tijd in beslag nemen, kan het slim zijn om tijdbesparende apps te gebruiken die dit werk uit handen nemen.

• Leraren en docenten zien misschien niet meteen het nut in van het bijhouden van hun uren, aangezien ze gemiddeld 60 procent van hun tijd besteden aan het geven van lessen. Maar als je je uren gewoon een paar weken bijhoudt, krijg je een ongelooflijk goed inzicht in waar je de rest van je tijd aan besteedt. Je komt erachter of je je prioriteiten uitstekend weet te stellen, of dat je – zoals vaak het geval is – te veel tijd verspilt aan taken met een lage prioriteit.

2. Todoist

“Als je niet plant, plan je om te falen,” zei Benjamin Franklin, en zo’n beetje elke sportcoach op de middelbare school van de afgelopen 50 jaar. Maar er zit meer dan alleen een kern van waarheid in dit cliché. Een uur plannen is wel 10 uur waard van doelloos wat doen, dus is het logisch dat mensen die to-do-lijstjes bijhouden en doelen stellen (blijkbaar valt maar 14 procent van de mensen in deze categorie) aanzienlijk succesvoller dan degenen die het leven gewoon op zich laten afkomen.

Als je iemand bent die graag alles plant, is de kans groot dat je leven ofwel georganiseerd is via een eindeloze verzameling notitieboekjes en Post-It-briefjes, of dat je al bent overgestapt op een digitaal alternatief. Er zijn tal van opties, maar wij vinden Todoist fijn omdat je er geen programmeerdiploma voor nodig hebt en zowel de web- als de mobiele apps heel overzichtelijk zijn. Bovendien kun je er gewoon beginnen met je persoonlijke takenlijstje, en vervolgens gedeelde lijsten aanmaken met familieleden (bijvoorbeeld boodschappenlijstjes of een lijst met klusjes) of collega’s, als je samen aan een project werkt en de planning wilt stroomlijnen zonder dat je de intimiderende fijne kneepjes van Gantt-software hoeft te leren.

3. Focus Keeper

Taken plannen is één ding; ze van je to-do-lijst afvinken is iets heel anders. Helaas is technologie voor veel te veel mensen daarbij eerder een belemmering dan een hulp geworden. Hoe vaak heb je wel niet een stapel proefwerken zitten nakijken, terwijl er dan ineens een e-mail, Instagram-reactie of chatbericht op je mobiel verschijnt dat je aandacht trekt? Voor je het weet is er een half uur voorbij en herinner je je pas weer die proefwerken die je aan het nakijken was.

Uit onderzoek blijkt dat we elke 11 minuten afgeleid raken van de belangrijkste taak waar we mee bezig zijn. Als we eenmaal afgeleid zijn, kan het wel 25 minuten duren voordat we weer op volle kracht kunnen werken. Daardoor verliest de gemiddelde werknemer meer dan twee uur per dag aan afleiding. Als je al zes uur per dag lesgeeft, laat je schema niet zoveel onproductieve tijd toe zonder dat dit ten koste gaat van je vrije tijd.

Focus Keeper is gebaseerd op de Pomodoro-techniek, die ervan uitgaat dat mensen het meest effectief en efficiënt werken in blokken van 25 minuten met tussendoor pauzes van vijf minuten. Als je een flinke klus te klaren hebt, zet dan Focus Keeper aan, schakel andere meldingen uit en laat de app je vertellen wanneer de 25 minuten om zijn en wanneer het tijd is om weer aan de slag te gaan. Je kunt de duur van de sessies en pauzes aanpassen als je merkt dat je hersenen op een ander ritme werken. Met de trackingfunctie kun je zien wanneer je het meest efficiënt bent geweest, zodat je je schema daarop kunt afstemmen.

4. Doodle

Organisaties zijn gebouwd op een basis van bijeenkomsten En op scholen is het niet anders. Of het nu gaat om ouderavonden, individuele gesprekken tussen studenten en docenten, faculteitsvergaderingen, vergaderingen bij de decaan, wervingsgesprekken of een van de gebruikelijke bijeenkomsten tussen teams: de kans is groot dat je elke week uren in vergaderingen doorbrengt. En je bent waarschijnlijk net zo lang bezig om ze überhaupt te organiseren.

Van docenten tot assistenten en ondersteunend personeel: Doodle is een no-brainer, want het neemt je al het gedoe en, nog belangrijker, de tijd uit vergaderingen inplannen. Zo kunnen docenten bijvoorbeeld voorkomen dat ze dezelfde tijd aan meerdere studenten toewijzen door door hun Google Calendar en Microsoft Office-agenda’s te koppelen aan hun Doodle-accounts. Ze kunnen ook het gedoe met e-mails overslaan en gewoon een gepersonaliseerde Doodle-link sturen naar hun studenten, collega-docenten en bestuurders. De functie voor peilingen en groepsbijeenkomsten is ontzettend handig en tijdbesparend als het gaat om vergaderingen met veel drukbezette deelnemers, zoals faculteitsvergaderingen. Je zult je afvragen hoe je ooit zonder hebt kunnen leven.

5. Google Drive

Zelfs in de sterk gedigitaliseerde wereld van vandaag zou je verbaasd zijn hoeveel docenten en afdelingen nog steeds op een analoge manier te werk gaan bij het voorbereiden van lessen en het delen van aantekeningen. Boekenkasten vol studieboeken, mappen vol met lesaantekeningen en een bureau dat onder de uitgeprinte opdrachten begraven ligt, zijn nog steeds schering en inslag.

Het wordt voor leerlingen en andere docenten lastig om documenten te vinden als ze die nodig hebben. Dit leidt er dan weer toe dat er extra telefoontjes of e-mails worden gepleegd om de documenten te vinden, wat allemaal weer voor nog meer werk zorgt voor docenten die het toch al druk genoeg hebben.

Door tools als Google Drive of Dropbox te gebruiken, kun je documenten snel en makkelijk delen. Leerlingen en docenten kunnen deze clouddiensten gebruiken als opslagplaats voor hun aantekeningen, ondersteunend materiaal en zelfs hun opdrachten. Je hebt er 24/7 toegang toe en belangrijke aantekeningen of teksten raken nooit meer kwijt.

6. Expensify

Van academici die veel reizen voor conferenties of gastcolleges geven tot recruiters van hogescholen die op beurzen in het hele land verschijnen: het schoolpersoneel heeft te maken met heel wat onkostendeclaraties. Die moeten vaak eerst worden ingediend en verwerkt voordat docenten hun onkosten vergoed krijgen. Voor veel organisaties is dat een langdurig en moeizaam proces.

Gemiddeld kost elke onkostendeclaratie Het duurt 20 minuten om het af te ronden en de verwerking kost ongeveer €50. Eén op de vijf rapporten bevat fouten die 18 minuten extra kosten om te corrigeren, wat een extra last voor de boekhoudafdeling betekent. Het hele proces is zo problematisch dat meer dan de helft van de werknemers Ze zeggen dat ze in het verleden geen onkosten hebben gedeclareerd en dat ze kosten die ze namens de school hebben gemaakt, uit eigen zak hebben betaald. Niet ideaal.

Gebruiksvriendelijke en intuïtieve onkostensoftware zoals Expensify kan veel van deze problemen snel oplossen. Schoolmedewerkers kunnen onderweg via de mobiele app gewoon foto’s van bonnetjes maken en kilometers registreren; de foto wordt gescand, omgezet in de juiste gegevens en aan een rapport toegevoegd. De software herkent ook fouten of dubbele boekingen. Hierdoor verloopt een groot deel van het proces zelfstandig en wordt de werkdruk op de boekhoudafdeling verlicht.

7. Een school-app

Er zijn er honderden beschikbaar, gericht op specifieke segmenten van de onderwijssector, van kinderdagverblijven en kleuterscholen tot hogescholen. Sommige zijn schoolbeheerplatforms die van alles kunnen die van alles omvatten, van het verwerken van betalingen en het reserveren van klaslokalen tot documentbeheer en het plannen van de aankomsttijden van de schoolbussen.

Wat je ook kiest, de basis van elke school-app moet zijn: makkelijker communiceren. Het is essentieel dat leraren via de app met de hele klas (of hun ouders) kunnen communiceren en dat belangrijke informatie makkelijk te vinden is, zoals de data van vakanties, eventuele wijzigingen in het normale rooster en contactgegevens van andere afdelingen. Dat bespaart de hele school uren aan het beantwoorden van e-mails en telefoontjes en zorgt voor een meer betrokken en goed geïnformeerde leerlingenpopulatie.

Als je wilt weten hoe Doodle werkt en hoe het je kan helpen om je tijd op school beter te beheren, neem contact op met een van onze planningsspecialisten.